Kağıtsız Çalışmak – Verimli Ofise Giden Yolunuz

Kağıt arşivlerin, en iyi durumda zaman ve paraya mal olan ve en kötü ihtimalle bir kuruluşun yaşayabilirliğini tehdit eden bir dizi ciddi eksikliği vardır.

Her şeyden önce, çoğu kuruluşta genellikle bir prim olan alan sorunu vardır. Dosyalama arşivleri, çalışma alanının giderek artan ve üretken olmayan bir payını alır. Arşivler genellikle kötü depolama koşullarında bozulur ve düzensiz hale gelir ve gözden kaybolur, genellikle akıl dışı kalır.

Bir diğer önemli konu, genellikle genel ofis faaliyetlerinde gizli olan, ancak yine de kuruluş için gerçek bir maliyet oluşturabilen, kağıt tabanlı bir arşivi çalıştırmada ve geri getirmede harcanan zamandır. Mütevazı bir dosyalama sisteminde bile bir belge veya dosyanın bulunması, özellikle önceki kullanıcı tarafından yanlış dosyalanmışsa uzun zaman alabilir.

Son olarak, gerçek bir güvenlik endişesi var. Ateşe dayanıklı dolaplar kullanarak veya tüm önemli belgelerin fotokopilerini uzak bir yerde depolayarak kağıt tabanlı bir arşivde felaket kurtarma planlamak teorik olarak mümkündür. Bu seçeneklerden herhangi birinin maliyet etkileri açıkça çok büyük. Yangınlar sıklıkla anahtar dosyaların imha edilmesine neden olarak, ilgili kuruluşlar için ciddi kayıplara neden olur.

Belgeleri elektronik dosyalar olarak saklamak, tek seferde kağıt arşivinin tüm eksikliklerinin üstesinden gelir. Dosyalama alanı az çok ortadan kalkar, belge erişim süresi bir PC klavyesinde bir belge veya dosya referansı girmek için gereken kadar uzundur ve dosyalar, mevcut BT prosedürlerinin bir parçası olarak veya aşağıdaki gibi taşınabilir ortamlarda yedeklenebilir. CD-ROM, yanmaz dolaplarda veya çok az ek maliyetle uzak bir yerde saklanır.

Elektronik belge saklama projenizi başlatmak, düşündüğünüz kadar karmaşık olmamalıdır.

Herhangi bir basılı kopya parçası, bir veya başka türden bir elektronik dosyaya dönüştürülebilir ve bu, tek başına veya daha büyük bir elektronik arşivin parçası olarak bir PC veya PC tabanlı ağda saklanmasını ve görüntülenmesini sağlar.

Daha sonra her belgeye, örneğin Fatura Numarası ve Tedarikçi Kodu veya Adı gibi bir arama anahtarı ve ayrıca söz konusu belgeyi yararlı bir şekilde tanımlayabilecek diğer herhangi bir anahtar atanır. En azından karmaşık olan bu, her faturaya büyük miktarda veri girilecekse, süreçte potansiyel olarak maliyetli bir unsur olan bir klavye işlemi gerektirecektir. Bununla birlikte, belgeden bir barkod taraması veya bir metin dosyası yoluyla verilerin içe aktarılması dahil olmak üzere veri girişi maliyetlerinin azaltılmasının birkaç yolu vardır.

Şimdiye kadar, veritabanı dosyalarının bir sunucuda bulunacağını varsaydık ve bu da arşivi PC tabanlı bir ağ üzerinden kullanılabilir hale getirdi. Bir dizi sistem tamamen taşınabilirdir ve bir sunucuya alternatif olarak CD’leri (veya DVD-ROM’ları) kullanabilir. CD’ler ayrıca, olağanüstü durum kurtarma hususları için sunucu tabanlı bir arşiv sistemine düşük maliyetli yedekleme sağlayabilir.

Bazı kuruluşlar, verilerini saklamak için bir web sunucusunu tercih eder ve bu, genişletilebilir depolama olanakları ve web barındırma firması ile önceden kararlaştırılmış sabit maliyetlerin avantajlarını sunar.