Bir belge imha stratejisi oluşturmak, hemen hemen her işletmenin önemli bir yönüdür. Yalnızca işletmelerin belgeleri parçalamasını gerektiren çok sayıda düzenleme ve düzenleme değil, aynı zamanda güvenilir ve mükemmel bir iş yürütmenin de bir parçasıdır.
İşletmeler neden belgeleri imha etmeye ihtiyaç duyar?
Pratik olarak her işletme her gün yeni kağıt belgeler oluşturuyor ve yönetiyor ve yasal olarak parçalanması gereken belgelerin listesi sürekli artıyor.
Faturalar, müşteri sipariş bilgileri, sözleşmeler, çalışan başvuruları, kurum içi dekontlar, makbuzlar, posta yığınları, sigorta belgeleri, eski vergi kayıtları, ödeme kayıtları, hesap kayıtları ve bilançolar, personel dosyaları ve banka kayıtları Pratik olarak bir ilki olan herhangi bir belge ad soyad adresi ve diğer bilgilerin muhtemelen parçalanması gerekiyor.
Bu bilgi yanlış ellere geçerse ne olabilir?
Sahtecilik, kredi kartı dolandırıcılığı, hile planları, kurumsal casusluk dışında, elbette kötü tanıtım, müşteri kaybı, davalar ve para cezaları potansiyeli var.
Tüm işletmelerin belirli hassas belgeleri parçalaması veya imha etmesi önemlidir. Kolluk kuvvetleri, hukuk endüstrileri, devlet kurumları, bankalar, sağlık hizmeti sağlayıcıları, sigorta sağlayıcıları, finans komisyoncuları ve emlak, evrak işlerini yönetmenin çok önemli olduğu sektörlerden sadece birkaçıdır. Hastaneler, sigortacılar, doktor ofisleri, huzurevleri, eczaneler, yasal evraklardan bahsetmiyorum bile.
Öyleyse bir işletme belgelerini güvenli ve etkili bir şekilde nasıl yönetebilir?
İşletmenizin kullandığı her tür belge için ayrıntılı bir güvenlik politikası gereklidir ve çalışanların bu politikaları bilmesi gerekir!
Örneğin: Şirketinizin sıklıkla kullandığı çeşitli belge türleri için imha gereksinimleri nelerdir? Çalışanların nelerin fotokopisini çekmesine izin verilir? Gizli bilgiler içeren dosyalara kim erişebilir?
İşyerinde ve çöp kutuları ile geri dönüşüm kutularının yanına işaretler asılabilir, hassas belgeler yanlışlıkla parçalanmadan dışarı atılabilir.
Ayrıca, belgelerin imhasını denetleyen kişi, güvenli kullanım sağlamak için şirketin BT personeli ve elektronik kayıtlar ve dosyalarla çalışan diğer departmanlarla yakından görüşmelidir.
Çalışanları hassas belgelerin elden çıkarılması konusunda eğitmek ve belgelerin ne kadar süre saklanıp atılacağına dair çok özel bir politika geliştirmek uzun bir yol kat edecektir. Şirketin okuma kayıtlarına erişim kontrol edilmeli ve az sayıda kişiyle sınırlandırılmalı ve kayıtlarla ilgili kurallar bulunmalıdır.
Ve son olarak, iyi bir sicile sahip sertifikalı bir belge imha şirketi kullanın.
Güvenli belge imhası hakkında daha fazla bilgi ve mobil belge imha hizmetleri dahil belge imha hizmetlerinin listesi için hizmetler dizinimize göz atabilirsiniz.
GIPHY App Key not set. Please check settings