İletişim kurmak için çok az organizasyon var. Çoğunun başka bir amacı vardır; bir ürün veya hizmet satmak, sosyal bir ihtiyacı karşılamak, plan ve politikaları uygulamak. Yine de bunları yapmak için kuruluşlar iletişim kurmak için muazzam miktarda zaman, enerji ve para harcıyorlar.
Örgütlerdeki insanlar birçok şekilde iletişim kurarlar: iki kişilik tartışmalarda yüz yüze, gayri resmi gruplarda, toplantılarda, e-postayla, eski moda mektuplar veya notalar ve raporlarla.
Bu yöntemlerin tümü sözlü iletişim veya sözcüklerin kullanıldığı iletişimlerdir. Sözlü olmayan iletişim kelimeleri kullanmaz. Resimler, bilgisayar grafikleri ve şirket logoları sözlü olmayan iletişim örnekleridir. Gülümsemeler, kimin bir toplantıda nerede oturduğu, bir ofisin büyüklüğü, konumu ve pencere erişimi ve bir kişinin ziyaretçiyi ne kadar beklettiği gibi kişilerarası sözsüz sinyaller.
Araştırmalar, insanların genellikle çalışma sürelerinin% 70 ila 85’ini kasıtlı olarak iletişim kurmak, yazmak, okumak, konuşmak ve dinlemek için harcadıklarını bulmuştur. Genellikle bir yöneticinin gününün çoğu iletişim biçimlerinde geçirilir.
Muhasebe, pazarlama, satış veya bilgisayar teknolojisi olsun, teknik beceriniz size ilk işinizi kazandırabilir. Etkili konuşma ve yazma yeteneği, onu korumanıza ve geliştirmenize yardımcı olabilir. Büyük bir araştırma, yazamamanın hesapların kovulmasının başlıca nedenlerinden biri olduğunu gösterdi. Bir organizasyonda yükselirken, teknik becerilerin önemi azalır ve yazma ve konuşma yeteneği de dahil olmak üzere genel beceriler ne kadar hızlı ve ileri gideceğinizi belirler.
Çoğu öğrenci etkili sözlü iletişim becerilerinin önemini anlar. Ancak bazıları profesyonel olarak başarılı olmak için iyi yazabilmeleri gerektiğine ikna olmuyor. Bir sekreter veya teknik yazarın yazılarını yapacağını düşünebilirler veya yazmaları gerekiyorsa form mektuplarını kullanabileceklerini düşünebilirler. Bu iddiaların her birinin mantığında temel kusurları vardır.
Bugün, iş dünyasında ve devlette çalışan birçok işçinin mektupları, notları ve raporları bir bilgisayara başka biri tarafından yazılmıştır.
Ancak bu durum, bilgisayarlı ofis yazılım paketlerinin yaygınlığının ve standardizasyonunun ekonomisini ve basitliğini giderek daha fazla işletme fark ettikçe hızla değişiyor.
Hala bir başkasının mektuplarınızı yazması için şanslı olabilirsiniz. Ancak bu uzun sürmeyecek. Ve en iyi sekreter organizasyon, mantık, hedef kitle, analiz veya üsluptaki temel hataları telafi edemez.
Bazen bir mektubu saat beşten sonra bitirebilirsiniz. Bazen hafta sonları çalışmanız veya “yolda” olmanız gerekebilir. Muhtemelen Pazartesi günü sabah 9’da teslim edilmesi gereken bir rapora son rötuşları yapmanız gerekecektir. İyi yazma yeteneği sizi çok daha bağımsız ve çok yönlü kılar.
Ofis yazılım paketleri için yaygın olarak bulunan form harflerini kullanabileceğinizi düşünebilirsiniz.
Form mektubu, standart durumlara uyacak şekilde tasarlanmış, önceden yazılmış bir boşluk doldurma kurulumudur. Yazar, alıcılarla ayrı ayrı doldurarak bir form mektubunu veya raporu kişiselleştirebilir.
Bir form mektubu kullanmak tamamdır, ancak mevcut olanlardan bazıları korkunçtur ve sizin hakkınızda çok kötü bir izlenim bırakacaktır.
İyi biçimli mektuplar bile yalnızca rutin durumları kapsar. Organizasyonunuzda yükseldikçe, rutin olmayan ve yaratıcı ve daha spesifik çözümler talep eden durumlarla daha sık karşılaşacaksınız. İyi yazma ve özgün düşünme için gerekli becerileri geliştirirseniz, potansiyelinizi gerçekleştirme ve kariyer hedeflerinize ulaşma olasılığınız çok daha yüksektir.
İş dünyasından ve hükümetten birçok kişi haftada 10 sayfalık mektup ve notlardan düzenli olarak yazmaktadır ve bazı durumlarda günde 20 ila 35 sayfa nadir değildir. Çoğu insan konuşmayı yazmaktan daha kolay bulur. Telefon, mektup veya nottan daha hızlı ve genellikle daha ucuzdur. E-posta elbette hem teslimatta harcanan zaman, hem etkinlik hem de maliyet açısından iletişim kurmanın en ucuz yollarından biridir.
Organizasyonlardaki insanlar, bir kayıt oluşturmak, karmaşık verileri iletmek, çok sayıda alıcıya kısa, öz, verimli ve etkili bir şekilde mesaj göndermek için yalnızca sözlü iletişime bağlı olmak yerine işleri yazılı hale getirir.
GIPHY App Key not set. Please check settings