İş sistemleri nelerdir?

Onları daha önce duymuş olabilirsiniz, ancak size kişisel olarak nasıl yardımcı olabileceklerini hiç düşünmemiş olabilirsiniz. İş dünyasının belirsiz bir unsuru gibi görünüyorlar ve tartışıldıklarında her zaman diğer şirketlerin ve kuruluşların yaptığı gibi görünüyorlar.

Bahsettiğim şey Business Systems

Toplumumuzda modern kapitalizmin başlangıcından itibaren en başarılı şirketler, görevlerini tamamlamak ve müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamak için bir sistem veya sistemler grubu geliştirenlerdi. Örneğin Henry Ford ve Ford Company’yi ele alalım. Bay Ford, şirketi büyüdükçe Model T Ford’unun daha hızlı ve daha verimli üretildiğini gören bir sistemi geliştirmenin ve uygulamanın gücünü açıkça fark etti. Bir görevi tamamlamak için daha basit ve daha etkili bir yöntem bulmaya yönelik hiç bitmeyen yaklaşımı, birçok büyük şirketin yolunu açtı ve Ford’un motorlu araç işinde rekabetçi kalmasına yardımcı oldu.

Ancak, iş dünyasındaki çoğu insan araba yapmaz. Aslında, büyük olasılıkla kıyafet, kitap, zaman (bir iş yoluyla), emtia malları, akıl (danışmanlık yoluyla) vb. Satarlar. Ancak, kuruluşlarının daha yetkin, daha kolay yönetilebileceğini ve müşterileri için daha iyi sonuçlar üreteceğini görecek hangi belirli iş sistemleri uygulamaya geçirilebilir?

Bir sistem, yöntemler, organizasyon veya kabul edilen prosedür ilkeleri (Oxford Dictionary) olarak tanımlanabilir. Ve günlük aktiviteleriniz boyunca, her gün yaptığınız veya belirli bir şekilde yapmanıza yetecek kadar sık ​​yaptığınız belirli görevler vardır.

Öyleyse, kuruluşunuzun daha verimli olmasını sağlayacak dikkate alınan prosedür ilkelerini ne tür faaliyetleri sistemleştirebilir veya yaratabilirsiniz?

E-postalar – Büyük olasılıkla, gelen kutunuza günlük veya haftalık olarak ulaşan ve bunları işlemek için bir sistem oluşturabileceğiniz birkaç e-posta vardır. E-posta işlemcinizde belirli kişilerden gelen e-postaları konuyla ilgili klasörlere otomatik olarak yerleştiren kurallar veya komutlar oluşturun. Örneğin, o e-posta bülteninin klasörüne e-posta bültenleri. E-postalar geldikçe, bu sistem üzerinden filtrelenecekler ve gelen kutunuz birçok farklı konudan gelen e-postalarla aşırı derecede dağınık olmayacak.

Personel eğitimi – Yeni personeli nasıl eğiteceğiniz konusunda belirli bir yaklaşımınız var mı? Yeni personeli işiniz, hedefleri, İSG tartışması hakkında eğitmek için attığınız adımlar belgelenmiş mi? Henüz personeliniz olmasa bile, ne zaman bir sisteme koymanız gerektiğini hayal edin. Personel eğitim sürecindeki tüm adımların bir listesini – neredeyse bir kontrol listesi gibi yapın. Bu tek başına personelinizi, indüksiyonlarının önemli bir bölümünü unutmak için çok az yer bırakacak veya hiç bırakmayacak şekilde sistematik bir şekilde eğitmenize yardımcı olacaktır.

Envanter yönetimi – Envanter kontrolü ve yönetimi, birçok kuruluşun büyük bir parçasıdır. Şirketlerin fiziksel stoklarını yönetmelerine yardımcı olan çok sayıda yazılım paketi oluşturulmuştur. Büyük stok seviyelerine sahipseniz, işletme için bu yerleşik yazılım sistemlerine yatırım yapmayı düşünün. Değilse, stok kontrolü, stok siparişi ve kalite kontrol prosedürlerinde atılan tipik adımları parçalara ayırmak için biraz zaman ayırın. Stok minimum miktar seviyeleri için ne zaman kontrol edilir? Her bir ürün için minimum stok siparişi nedir? Üreticiden geldiğinde stoğu kontrol eden, en az hasarlı mal kaybını sağlayan ve nihayetinde müşterileri üzen bir prosedür var mı? Buna başlamanın iyi bir yolu, düzenli olarak yönetilmesi ve izlenmesi gereken şeylerin bir listesini yapmaktır.

Satış süreci – herhangi bir şekilde satış yapıyorsanız, büyük olasılıkla zaten işinize yarayan bir yaklaşımınız vardır. Ancak, hepsi aynı ürünü satan ve hepsi tamamen farklı şekilde satan 4 satış elemanı varsa? Tabii ki, bir insanın kişiliğinin parlamasına izin verilmelidir, ancak şirketin imajını korumak için her satış elemanının gerçekleştirmesi gereken belirli görevler olacaktır. Bu görevleri bir yere yazın. Her müşterinin satış ekibinizin her bir üyesinden aynı düzeyde hizmet ve yaklaşımı bekleyebilmesi için personelin ne yapması gerektiğini tam olarak açıklayın, örneğin, giymesi, nasıl davranması vb. Kendi yöntemlerini kullanarak kendi yöntemleriyle satış yapacaklarını ummak yerine, kazandıkları bir sistem oluşturun.

Gerçek şu ki, kuruluşunuzda zaten bir dizi sistemi işletiyorsunuz. Bunlara bazen alışkanlıklar denir. Dosyalarınızı, telefon görüşmelerinizi ve hatta çayınızı veya kahvenizi yapma şeklinizi yönetme şeklinizin tamamı sistemlerdir. Bununla birlikte, bir işte gerçekten başarılı olmak için, bu sistemleri kaydetmeniz ve resmi olarak yapılandırmanız gerekir, böylece kuruluş siz olmadan, örneğin tatildeyken çalışmaya devam eder.

O zaman, müşterilerinizin bağımlı hale geldiği bir iş kurmak için tüm sıkı çalışmanız ve çabanız boşa gitmeyecektir. Diğerleri daha uzun yıllar boyunca tamamen aynı şeyi, tamamen aynı şekilde yapmaya devam edebilir.