İş Mektupları: Ne Olduklarını Gerçekten Biliyor musunuz?

Telif hakkı Shaun R. Fawcett

Benim iki yazma yardım Web sitelerim, yazılarında kendilerine yardımcı olacak bilgi ve şablonlar arayan yılda iki milyondan fazla ziyaretçi alıyor. Bu kadar çok ziyaretçiyle, insanların mektup yazma yardımında tam olarak ne aradıkları konusunda oldukça doğru bir fikir edindim. Aslında, iş mektubu arama terimine göre siteme önemli sayıda insan geliyor.

Şimdi, ilk bakışta iş mektubu terimi mantıklı geliyor. Ama burada bir dakika bekleyin! İş mektubu ile tam olarak ne demek istiyorlar? Pekala, emin olmadıkları ortaya çıktı. Çoğu durumda, aramayı yapan kişinin bir tür işle (mal sahibi veya çalışan olarak) uğraşması ve işleriyle ilgili bir tür mektup yazmaları gerektiğidir. Bu nedenle, iş mektubunun arama ifadesi.

İnsanlardan sık sık iş mektubu şablonum olup olmadığını veya onlara bir iş mektubu yazıp yazamayacağımı soran e-postalar alıyorum. Her zaman, onlara ne tür bir iş mektubu, özel amaç nedir diye cevap vermem gerekiyor. Gerçek şu ki; iş mektubu, birçok farklı özel harf türünden biri anlamına gelebilecek çok genel bir terimdir.

Buna göre, bu makalenin geri kalanı tam olarak iş mektuplarının ne olduğunu açıklayacak.

Günümüz ticaretinde e-postanın yaygın kullanımına rağmen, geleneksel iş mektupları hala işletmelerin çoğunun müşterileri ve diğer işletmelerle resmi olarak iletişim kurmasının ana yoludur.

Bu, özellikle işletmeler bir anlaşmayı veya bir anlaşmayı resmileştirmek istediklerinde geçerlidir. Şimdiye kadar, e-postalar tüm hazırlık çalışmaları için harikadır, ancak hala “anlaşmayı imzalamak” için resmi bir iş mektubuna ihtiyaç duyulmaktadır.

İki genel iş mektubu kategorisi vardır: işletmeden işletmeye ve işletmeden müşteriye.

İŞLETMELER ARASI MEKTUPLAR
İşten işe mektupların çoğu, toplantılarda, telefonda veya e-posta yoluyla yetkililer arasında daha önce tartışılmış olan şeyleri doğrulamak için yazılır.

Bir saatlik bir toplantıda, yarım saatlik bir telefon görüşmesinde veya birkaç hızlı e-postada ele alınabilecek tüm soruları ve olasılıkları kapsayacak şekilde ileri geri gitmek zorunda kalacak mektupları hayal edebiliyor musunuz?

Tipik bir iş mektubunun temel amacı, bu tartışmalarda ulaşılan ayrıntıları resmileştirmek ve üzerinde mutabık kalınan ek bilgileri sağlamaktır.

Yıllar geçtikçe, iş dünyasında, işletmelerin büyük çoğunluğunun işlerini iş yazışmalarına hazırlarken kullandıkları belirli genel standartlar gelişti. İnsanların benim yazma yardım web sitelerimde popülerlik sırasına göre aradıkları ilk 10 işten işe mektupları aşağıdaki gibidir:

1. teşekkür mektubu
2. tanıtım mektubu
3. ön yazı
4. mali mektup
5. pazarlama mektubu
6. satış mektubu
7. proje mektubu
8. davet mektubu
9. çalışan mektubu
10. tebrik mektubu

Yukarıdaki terimler, genel terim iş mektubundan çok daha spesifik olsa da, mektubun amacına bağlı olarak yukarıdaki harflerin her birinin birden çok türü vardır. Örneğin, işletmeden işletmeye mali bir mektup şunlar olabilir: tahsilat mektubu, kredi onay mektubu, kredi reddi mektubu, fatura, fiyat teklifi vb.

İŞLETMEDEN MÜŞTERİYE MEKTUPLAR
İşten müşteriye birçok farklı mektup türü vardır. Bunlar şunları içerir: satış ve pazarlama mektupları, bilgi mektupları, sipariş kabul mektupları, sipariş durum mektupları, tahsilat mektupları ve diğerleri.

İşletmeler arası mektuplarda olduğu gibi, yıllar içinde iş dünyasında, işletmelerin büyük çoğunluğunun mevcut ve potansiyel müşterilere mektup yazarken kullandığı belirli genel standartlar gelişmiştir.

Elbette, diğer yöne gitmek müşteriden işe mektuplardır. Bunlar şunları içerir: sipariş mektupları, sipariş durumu sorgulama mektupları, şikayet mektupları ve diğerleri.

Bunlar müşteri tarafından oluşturulmuş mektuplar olduğundan, belirli bir mektup yazma standardına uymaları yönünde özel bir beklenti yoktur. Tipik olarak, diğer kişisel yazışmalar gibi ele alınırlar.

İnsanların benim yazma yardım web sitelerimde popülerlik sırasına göre aradıkları ilk 10 işletmeden müşteriye mektupları aşağıdaki gibidir:

1. ön yazı
2. müşteri ilişkileri mektubu
3. mali mektup
4. kredi mektubu
5. tanıtım mektubu
6. sipariş durumu mektubu
7. satış mektubu
8. pazarlama mektubu
9. duyuru mektubu
10. özür mektubu

Önceki bölümde ele alınan işten işe mektuplarla ilgili duruma benzer; Yukarıdaki işten müşteriye mektup türleri genel terim iş mektubundan çok daha spesifik olsa da, mektubun amacına bağlı olarak yukarıdaki harflerin her birinin birden çok türü de vardır. Örneğin, bir işletmeden müşteriye müşteri ilişkileri mektubu şunlardan herhangi biri olabilir: bir şikayete yanıt verme, yeni bir müşteriyi takip etme, kesintiye uğramış hizmet bildirimi, teşekkür mektubu, özel davet, yeni müşterilere hoş geldiniz vb.

SONUÇ OLARAK
Yukarıdan da görebileceğiniz gibi, bir iş mektubu aradığınızı belirtmek pek aydınlatıcı değil. Spesifik olmanız ve mektubun amacını tanımlamanız gerekir; yani, mektup tam olarak nedir?

İş dışı mektupları iş mektuplarıyla karıştırmamak önemlidir. Örneğin: iş başvuru mektupları, özgeçmiş ve özgeçmiş kapak mektupları, istihdam ve üniversiteyle ilgili tavsiye mektupları, karakter referansları, istifa mektupları vb. İş mektupları DEĞİLDİR.

Yazım yardımı Web siteme gelen tüm ziyaretçilerin% 75’inden fazlasının yukarıda listelenen İlk 20 harfin nasıl yazılacağı konusunda bilgi aradığını öğrenince şaşırabilirsiniz. Aslında, her yıl bu siteyi ziyaret eden ve mektup yazma yardımı arayan 1 milyondan fazla kişinin% 90’ının 25 harflik bir listeden biriyle yardım aradığı ortaya çıkıyor.

Bu nedenle, tüm mektup yazma araç takımlarım, şimdiye kadar yazılmış TÜM harflerin% 95’inden fazlasını kapsayan yaklaşık 40 özel harf türünün çoklu varyasyonlarına odaklanıyor.