İş Mektupları: Kısa ve Özünde Tutun

Telif hakkı Shaun R. Fawcett

Eğer mektuplar veya kısalığın önemli olduğu başka belgeler hazırladıysanız, bu küçük pratik “ticaret hilelerine” çok dikkat etmek isteyeceksiniz.
Aşağıdaki, Yazma Kitlerimden birkaçına dahil ettiğim bir bölümden kısaltılmış bir alıntıdır.

—————

Mektup yazma konusundaki makalelerimden herhangi birini okuyan veya yazmaya devam eden herkes, sayfa sayısını en aza indirmenin, tercihen bunları mümkün olduğunca bir sayfayla sınırlandırmanın ne kadar önemli olduğuna inandığımı bilecektir.

Ve bir harfe son rötuşları yaptığımızda ve ikinci sayfaya bir veya iki satır taştığında ne kadar yapışkan göründüğünü hepimiz biliriz. Hiç profesyonelce değil!

Bu yüzden, ortalama bir okuyucu tarafından fark edilmeden bir mektubu veya başka bir belgeyi bir sayfaya sıkıştırmaya yardımcı olacak yıllar boyunca kullandığım birkaç kullanışlı küçük numara var. Bu numaralar, herhangi bir standart kelime işlemci yazılım programı kullanılarak uygulanabilir.

Sekreterlik okulundaki bir püristin bazı yöntemlerimi onaylayıp onaylamayacağından emin değilim, çünkü bunlar belirli teknik standartlardan sapıyor olabilir, ama onları yüzlerce kez kullandım ve hiç kimse daha akıllı olamadı. Esas nokta, ilk sürüm birkaç satırla ikinci bir sayfaya taştığında bir sayfada bir harf tutabiliyor olmamdı.

Aşağıda, uygulamanızı önerdiğim sırayla listelenen sayfa sıkıştırma ipuçlarım yer almaktadır:

1. Hem sol hem de sağ kenar boşluklarını sayfanın kenarına yaklaşık 1/4 inç yaklaştırın.

2. Üst ve alt kenar boşluklarını sayfanın kenarına yaklaşık 1/4 inç yaklaştırın.

3. Bir veya iki sözcük taşmasını düzenleyin. Burada kastettiğim şudur: Mektup hazırlandıktan sonra her paragrafa iyice bakın. Bir kelime uğruna ek bir satıra taşan bir bitiş cümlesi olup olmadığına bakın. Eğer öyleyse, paragrafta onu biraz kısaltan küçük bir veya iki düzenleme yapın, böylece son veya iki kelime sonraki satıra taşmaz. Bu yöntemi kullanarak, genellikle tek sayfalık bir mektupta iki veya üç ekstra satır elde edebilirsiniz.

4. Sayfadaki satır aralığını ayarlayın. Metnin satır aralığını ayarlayarak bir sayfada önemli miktarda alan kazanabilirsiniz. Örneğin, varsayılan satır aralığı 12 noktada tek olarak ayarlanmışsa, yazı tipi boyutunuz 12 ise tam olarak 12 punto olarak ayarlamayı deneyin. Bunu yapmazsa, tam olarak 11 puntoyu deneyin. Genellikle doğru görünümü elde etmek için bununla biraz denemeniz gerekir.

5. Son çare olarak, yazı tipi boyutunu 1 punto, örneğin 12 puntodan 11 punto küçültmeyi deneyin.

6. Eğer hala uymuyorsa, mektubun yazarı iseniz deneyebileceğiniz son bir şey var. Geri dönün ve bir kez daha düzenleyin. Gereksiz düşünceleri ve cümleleri ya da iki yerine tek bir cümlede birleştirilebilenleri arayın. Her kelime ve ifade mesajınız için kesinlikle gerekli mi? Bu işlemin neden olabileceği alan tasarrufuna hayran kalacaksınız.

Daha önce de söylediğim gibi, en son değişikliğinizin sizin için işe yarayıp yaramadığını görmek için her seferinde kontrol ederek yukarıdaki yöntemleri sırayla deneyin.

Hala sığmazsa ne olur?

Şimdi, yukarıdaki tüm hileleri kullandıysanız ve hala mektubu bir sayfaya sığdıramıyorsanız, gerçek bir iki sayfalı cihazınız olduğunu kabul etme zamanı. Bu durumda, mektubu sıkmaya çalışırken uyguladığınız bazı sıkıştırma hilelerini tersine çevirmeyi düşünmeli ve ardından dengeli görünen ikinci bir sayfa oluşturmaya odaklanmalısınız.

Bir veya iki cümlelik ikinci sayfası olan bir mektuptan daha kötü görünen bir şey yoktur! Yani bu durumda, mektubu biraz uzatmak isteyebilirsiniz.

Çoğu zaman, bu aşamada satır aralığını artırıyorum ve kenar boşluklarını biraz azaltıyorum, böylece ikinci sayfaya makul boyutta bir taşma olacak.

Örneğin, yukarıdaki 1, 2 ve 4. adımları tersine çevirmeyi deneyin. Bu nedenle, birinci sayfadaki üst, alt ve yan kenar boşluklarını azaltmak yerine, bunları her yerde 1/4 inç artırmayı deneyin. Ardından nokta boyutunu artırın ve bunun yardımcı olup olmadığına bakın. İdeal olarak, güzel ve derli toplu bir sayfadan sayfaya geçiş için bir paragraf sonunda sayfanın temiz bir şekilde kırılmasını sağlamaya çalışın.

Yine, bu küçük sıkıştırma hilelerini binlerce kez kullandım ve hiç kimse cetvelini çıkarmadı ve yanlışlık yüzünden beni cezalandırmadı.

Önemli olan, profesyonel “görünümlü” bir mektup elde etmektir.

Aslında, Yazma Araç Kitlerimden herhangi birinde bulunan gerçek hayattaki şablonları çok detaylı bir şekilde kontrol ederseniz, yukarıdaki numaralardan bir veya daha fazlasını birçoğunda kullandığımı göreceksiniz. Ama hangileri olduğunu söylemiyorum!