İş E-postalarınız Sizinle İlgili Neleri Gösteriyor?

Ben büyük bir e-posta hayranıyım. Aslında, benimle iş yaparsanız, iletişimimizin büyük kısmı telefonla değil, e-posta yoluyla olacaktır. E-posta hızlıdır. E-posta uygundur. E-posta, uzun soluklu telefon görüşmelerinden daha kısa sürer. En önemlisi, e-posta bana müşteriler, çalışanlar, ortaklar ve satıcılarla iletişimlerimin elektronik bir kaydını veriyor; Bu, elektronik konuşmalarımıza kolayca geri dönerek hızla yaşlanan hafızamı yenilememi kolaylaştırıyor.

Günde birkaç yüz e-posta alıp gönderen biri olarak, çoğu iş e-postasının ne kadar kötü yazılmış ve profesyonelce olmadığına sürekli şaşırdığımı söylemeliyim. Girişimcilerden her gün tam cümle içermeyen e-postalar alıyorum. Genellikle yazım ve dilbilgisi hataları ile doludurlar veya tamamen büyük harflerle yazılırlar ve bazen neredeyse cahildirler.

Geçenlerde bana pahalı bir ekipmanı satmaya çalışan birinden aldığım bir e-postada aslında “tom– ne düşünüyorsun – satın almaya hazır mısın?” Yazıyordu. Birincisi, adı “Tim” ve ikincisi, düşündüğüm şey: İşimi başka bir yere götüreceğim. Teşekkür ederim, arabayla geçin.

E-postalarınızın alıcıları tarafından nasıl inceleneceği konusunda neden endişelenmelisiniz? Çünkü iş hayatında sürekli olarak müşterileriniz, çalışanlarınız, yatırımcılarınız, ortaklarınız ve meslektaşlarınız tarafından değerlendiriliyorsunuz. E-postalarınız, mesajı oluştururken fazla düşünmediğiniz veya rahatsız edilemeyecek kadar meşgul olduğunuz veya bir yazım denetleyicisi bile kullanamayan tam bir aptal olduğunuz izlenimini veriyorsa, ne yaparsınız? Sanırım diğer taraftaki kişiye diyor?

E-posta, yukarıda ele aldığım nedenlerden dolayı hızla tercih edilen ticari yazışma aracı haline geliyor ve e-postayı profesyonel bir şekilde nasıl etkili bir şekilde kullanacağınızı öğrenmek için zaman ayırmazsanız, sizi rahatsız etmek için geri gelecektir.

İş e-postaları gönderirken uyulması gereken kurallar vardır. E-posta Yanıtları web sitesi, e-posta görgü kuralları için 32 ipucu verir. Bu listeden seçip kendimden birkaçını ekleyerek, işte Tim’in her girişimcinin, yöneticinin ve çalışanın uyması gereken En İyi 10 E-posta Görgü Kuralları.

Kısa Ve Tatlı Yap

Bir e-posta, kamptan bir mektup değildir, bu yüzden gereğinden fazla drone yapmayın. Bilgisayar ekranında bir e-postayı okumanın, basılı iletişimleri okumaktan daha zor olduğunu unutmayın, bu nedenle onu kısa ve öz tutun.

Doğru Yazım, Dilbilgisi ve Noktalama İşaretleri Kullanın

Bu sadece önemli değil çünkü yanlış yazım, dil bilgisi ve noktalama siz ve şirketiniz hakkında kötü bir izlenim bırakıyor, ayrıca mesajınızın yanlış anlaşılmadığından emin olmanız da önemlidir. Uygun olmayan noktalama işaretlerine sahip e-postaların (ara sıra virgül ve nokta) okunması zordur ve hatta bazen iletinin anlamını değiştirebilir. Ve e-posta programınızda bir yazım denetleyicisi varsa, herkese bir iyilik yapın ve onu kullanın.

Her E-postaya bir İmza Bloğu Ekleyin

Bir e-postadaki imza bloğu, bir mektubu sonlandırmak için kullanacağınız imza bloğuyla aynıdır. Adınızı, unvanınızı, şirket adınızı ve adresinizi, telefon numaranızı, e-posta adresinizi ve web sitesi adresinizi eklemelisiniz.

Hızlı Yanıtla

Bu benim bir numaralı evcil hayvanım: e-postaları yanıtlamak için sonsuza kadar süren insanlar. E-posta bir müşteriden geliyorsa veya zamana duyarlı bilgiler içeriyorsa, hızlı yanıt özellikle önemlidir. Müşteriler, hızlı bir yanıt almak istedikleri için bir e-posta gönderir. Hızlı bir yanıt istemiyorlarsa, bir mektup veya faks gönderecekler veya sesli postanızla konuşacaklardı. Her e-postaya en az 24 saat içinde ve tercihen aynı iş günü içinde yanıt verilmelidir. E-postanın tamamı hemen yanıtlanamazsa, en azından e-postalarını aldığınızı ve en kısa sürede onlara geri döneceğinizi belirten bir yanıt göndermelisiniz.

Göndermeden Önce Her E-postayı Okuyun

Aceleyle gönderilen bir e-postayla kendinizi utandırmanın daha iyi bir yolu yoktur. Çoğu e-postanın içerdiği birçok yazım ve dilbilgisi hatasından da anlaşılacağı gibi, birçok kişi bir e-postayı göndermeden önce okuma zahmetine bile girmez. Bunun dışında, e-postanızı alıcının gözünden okumak, daha etkili bir mesaj göndermenize ve yanlış anlamalardan ve uygunsuz yorumlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır.

Gizli Bilgileri Tartışmayın

Bir e-posta göndermek, bir kartpostal göndermek gibidir. Bilgisayarınızdan çıktıktan sonra, son kullanıcı onunla istediği her şeyi yapabilir, bu nedenle yorumlarınızın veya başkalarıyla paylaşılan bilgilerin belgelenmiş bir kaydını istemiyorsanız, göndermeyin. Ayrıca, şaka amaçlı olsa bile e-postalarda asla iftira niteliğinde, cinsiyetçi veya ırkçı olarak ayrımcı yorumlar yapmayın. E-posta yazışmalarının delil olarak kullanıldığı davalar olmuştur. Bu, aşağı inmek istemediğiniz bir yol.

TÜM BÜYÜK HARFLERİ Kullanma

E-posta açısından, BÜYÜK HARFLERLE YAZARSANIZ, BAĞIRIYORSANIZ GİBİ GÖRÜNÜR, bu yüzden lütfen hafifletin. TÜM BÜYÜK HARFLERİN okunması zordur ve alıcı e-postanızın niyetini yanlış anlarsa öfkeli bir yanıtı tetikleyebilir. E-postalar standart cümle tarzında yazılmalıdır. Caps Lock’u kapatın ve klavyeden uzaklaşın.

Kısaltmalardan ve İfadelerden Kaçının

İş e-postalarında, BTW (bu arada) ve LOL (yüksek sesle gülme) gibi kısaltmalar kullanmamaya çalışın. Alıcı, kısaltmaların anlamlarının farkında olmayabilir ve iş e-postalarında bunlar genellikle uygun değildir. Aynı şey gülen yüz 🙂 ve depresif arkadaşı 🙁 gibi ifadeler için de geçerlidir. Alıcınızın bir kısaltmanın ne anlama geldiğini bilip bilmediğinden emin değilseniz, onu kullanmamak daha iyidir.

Arka Planları veya Aptal Grafikleri Kullanmayın

Aslında, imza bloğunda eldivenli elini sallayan animasyonlu bir gülen yüze sahip bir girişimci arkadaşımdan bir e-posta aldım. E-posta Walt Disney’den gelmiş olsaydı şok olmazdım. Küçük bir teknoloji şirketinden geldiğim için ürkmek zorunda kaldım. Orada gülümseyecek pek bir şey yok.
E-postanın Resmi Bir İş İletişimi Olduğunu Unutmayın

Selamlama, iyi düşünülmüş bir metin ve imzası olmayan bir müşteriye resmi bir mektup göndermezsiniz. E-postayı da aynı şekilde kullanmalısınız. Uygun bir iş e-postası kısa bir mektup gibi yapılandırılmalıdır. Bir selamlama, mesajın gövdesi, bir imza ve bir imza içermelidir.

Bir dahaki sefere, büyük şirketler için endişelenmesi gereken e-posta sorunlarını iyi tartışın. Şirketinizin resmi bir e-posta politikası yoksa, yapmalısınız. Nedenini öğrenmek için önümüzdeki hafta bekleyin.

İşte başarınız için,