İş Denetimlerinin Sürekli İyileştirilmesi

Etkili bir denetim süreci, denetim ekiplerinin veri ve bilgi toplamak ve yorumlamak için sistematik bir yaklaşım benimseyeceği anlamına gelecektir. Denetim sonuçlarının değerini en üst düzeye çıkarmak için yönetim: Denetçilerin eğitimi, operasyonel ve yönetim personelinin eğitimi ve fiziksel ve mali finansman dahil olmak üzere denetim faaliyetinin uygun kaynaklara ihtiyaç duyduğunu kabul etmelidir. Bunlardan herhangi biri yetersizse, sonuçların kalitesi düşecektir. Toplanan verilerde ve üretilen sonuçlarda sınırlamalar olacağını kabul edin, en azından denetim faaliyetine tahsis edilen kaynakların nitelik ve niceliğinin etkisinden dolayı değil, aynı zamanda uygulanabilecek çeşitli yargılama ve yorum standartları nedeniyle neticeler; Trendlere odaklanın, belirli konularda uygun düzeltici eylemi gerçekleştirin, ancak ele alınması gereken altta yatan, gizli sorunları gösteren eğilimleri ve kalıpları arayın; Uygunsuz olması ve yanlış sonuçlar üretmesi muhtemel olan katı, değişmez bir süreci benimsemek yerine, kuruluşun kültürü ve yapısıyla uyumlu hale getirmek için denetim faaliyetinin esnek ve uyarlanabilir olmasını sağlayın; Bulgulara meydan okuduğunuzda, denetim süreci yanılmaz olmayacak ve kendisinin etkin bir şekilde çalıştığından emin olmak için sürekli olarak sorgulanmalıdır; Mümkün olan en yüksek standartları sonuçların yorumlanmasına ve hangi eylemin yapılacağına dair yargıya uygulayın; bu, eğitim, deneyim, uzmanlık, iç ve dış çevre bilinci ve önerilen değişikliklerin motivasyon ve moral düzeyleri üzerindeki etkisinin farkında olmayı gerektirir. personel ve yöneticiler ile operasyonel ve stratejik hedefler üzerindeki etkiyi tahmin etme yeteneği.

Ancak, denetimlerin etkisini en üst düzeye çıkarmak için kaçınılması gereken bazı tehlikeler vardır. Bunlar şunları içerir: Aşırı veri ve bilgi yükü, genel olarak planlanan veya çok fazla sayıda denetimin sonucu ve – veya açıkça iyi performans gösteren faaliyet alanlarının gereksiz denetimi. Bu, denetimleri ve programları daha dikkatli bir şekilde hedefleyerek önlenebilir; İyileştirme önerilerinin aşırı yüklenmesi, kendi başına bir tehlike değil, ancak kuruluş bütçe, zaman veya insan kaynakları açısından kaynak sağlamayı imkansız bulabilir – tüm iyileştirmeler. Cevap, kuruluş hedeflerine ulaşılmasına en büyük değeri getirecek iyileştirmelere odaklanarak önceliklendirmektir; Pek çok alanda sonuçların görünüşte olumlu olduğu kayıtsızlık, yönetimin kayıtsız kalması tehlikesi vardır. Denetimde kaizen sürekli iyileştirme yaklaşımını benimseyerek, bundan kaçınılmalıdır; Olumlu, sürekli iyileştirme faaliyetinin gerçekleştiğini en azından kısmen teyit eden denetim sürecinden ziyade, zayıf performansın belirlenmesi ve düzeltilmesini denetim sürecine bırakarak denetim sürecine aşırı güvenmek; Yöneticiler, denetim bulgularının alaka düzeyini görmezden gelerek en zarar verici tepkidir. Yöneticiler denetim sonuçlarını ve tavsiyeleri ciddiye almazlar ve uygulamayı reddederlerse veya gerekli değişiklikleri sadece gönülsüzce uygularlarsa, denetim sürecinin değeri boşa gider.

Denetimin, tüm süreçleri ve faaliyetleri düzenli olarak inceleyecek şekilde planlanması gerekmesine rağmen, kötü performans gösterenlerin denetlenmesine ek önem verilmesi için bir ihtiyaç vardır. Bunlar, sorunların şüpheli olarak görülebildiği, ancak nedenlerinin kesin olmadığı ve daha fazla araştırılması gereken faaliyetler, süreçler, işlevler, sistemlerdir. Bu gibi durumlarda, yönetim geçici denetimler düzenlemelidir ve – veya bu alanlara mevcut veya yakın denetim faaliyetlerinde öncelik verilmelidir. Genel bir denetim yaklaşımına güvenmek kabul edilemez. Görünür veya kötü performans gösterdiğinden şüphelenilenlerle hemen ilgilenmemek, düşük performansın anında ve muhtemelen uzun vadeli hasara neden olmasına neden olacaktır. Kaçınılmaz olarak, sorunlar ne kadar uzun süre ele alınmazsa, düzeltici önlem almak o kadar zor olacaktır.

Yönetimin yalnızca denetim sonuçlarını görmesi ve hangi iyileştirmelerin yapılacağına ve bunların nasıl uygulanacağına ilişkin karar vermeye konsantre olma tehlikesi vardır. Ancak yönetim, denetim sonuçlarının insanların faaliyetlerinden elde edildiğini unutmamalıdır. Bu çalışanlar, operasyonel personel, yöneticiler, uzmanlar, tedarikçiler, müşteriler, paydaşlar anlamına gelir. Hedef gruba bağlı olarak uygun bir şekilde şekillendirilen ve iletilen geri bildirimler, etkili denetim ve değişikliklerin başarılı bir şekilde uygulanmasının temel bir unsuru olarak görülmelidir. İnsanları gerekçe, amaç, sonuçlar ve denetimin yaptığı olumlu katkı hakkında bilgilendirmemek düşük moral ve motivasyona, memnuniyetsizliğe ve muhtemelen çatışmaya yol açacaktır.

Denetimlerin yarattığı iyileştirmelerin kuruluşların rekabet etme kabiliyetini güçlendirmesi esastır. Bunun olmasını sağlamak için, yönetimin aşağıdaki hususların farkında olması gerekecektir: İyileştirme eylemine öncelik verilmesi genellikle gerekli olacaktır. Böyle bir durumda, kuruluşların rekabet gücüne en fazla değer katacak iyileştirmelere daha yüksek öncelik verilmelidir. Bu, bu görevde uygun becerilere sahip olması gereken yönetimin sorumluluğudur; İş sektörü ve genel dış çevre hızla değişiyor ve hatta nispeten yeni sonuçlar ve iyileştirme önerileri, önemli dış değişiklikler nedeniyle artık uygun olmayabilir. Bu, yönetimin bu tür değişikliklere karşı uyanık olmasını ve kuruluşlarının en iyi şekilde nasıl tepki vermesi gerektiğini yorumlama becerisine sahip olmasını gerektirir; İyileştirme değişiklikleri uygulandıktan sonra, bunlar, varsayılan olarak, faaliyetlerin ve süreçlerin doğasını değiştirecek ve etkinin olumlu olmasını sağlamak için izleme ve denetime ihtiyaç duyacaktır. Özellikle uygulamadan sonraki ilk aşamalarda, yapılan değişikliklerin çoğunun düzeltmeye ihtiyaç duyması kuvvetle muhtemeldir. Bu, değişim sürecinin ayrılmaz, yüksek profilli bir unsuru olmalıdır.

İş Performans Denetimleri, organizasyonun başarısı için kritiktir. Performans Denetimleri tarafından üretilen belirli işlev, süreç ve etkinlik iyileştirmeleri önemlidir ve yönetim tarafından desteklenerek görünür olmalıdır. Ancak stratejik ve operasyonel öncelikler sürekli değişecek. Üst yönetim ayrıca, denetim faaliyetinin olumlu katkıda bulunmasını ve kuruluşun aldığı stratejik yönü desteklemesini sağlamalıdır. Bu gereklilik ışığında denetim faaliyetinin etkinliğini sürekli izlemek ve gerekirse uygun değişiklikleri yapmak üst yönetimin sorumluluğundadır.

İş Performansı Denetimlerinden maksimum fayda sağlamak için yönetim, bunları işin kritik öneme sahip bir unsuru olarak görmelidir. Faaliyetin kendisine, sonuçların yorumlanmasına ve üretilen iyileştirmelerin uygulanmasına uygun kaynaklar tahsis edilmelidir. Denetim, kuruluşun sürekli iyileştirme yaklaşımına entegre edilmelidir. Ek olarak, denetim sürecinin hedefleri operasyonel ve stratejik hedeflere olumlu katkı sağlayan iyileştirmeler üretmek olmalıdır. Bu yaklaşım yönetim tarafından benimsenirse, organizasyon, etkin bir denetim sürecinin sağlayabileceği sürekli iyileştirmelerden büyük ölçüde yararlanacak ve bu da, elinden gelenin en iyisini yapmaya devam etmesini sağlayacaktır.