Harcama Maliyetini Azaltarak Milyonlardan Nasıl Tasarruf Edilir?

Etkili gider yönetiminin iş başarısı için kritik önem taşıdığına dair yaygın anlaşmaya rağmen, gider yönetiminin hala kötü yönetilme eğiliminde olan bir yönü var. Ve her yıl birçok işletmeye milyonlara mal oluyor! İronik bir şekilde, bir gecede büyük ölçüde azaltılabilen (tümü hariç) bir maliyettir.

Satın alımlarla ilgili işlem maliyetlerinden bahsediyorum. “İşlem işleme maliyetleri” olarak adlandırılırlar; bunlar satın alma işleminin maliyeti değil, işlemin maliyetidir.

İşlem İşleme Maliyetlerinin Dolar Değeri

Yüksek hacimli, düşük değerli satın alımları işlemenin uçtan uca maliyeti (seyahat, eğlence, sözleşmeli işçi kiralama, eğitim, çalışan talepleri, kırtasiye malzemeleri, yayınlar, kitaplar, mutfak malzemeleri vb.) Fahiş olabilir. Aslında, çoğu durumda, satın alma maliyetinin kendisinden daha yüksektir (bir ERP uygulaması tarafından sağlanan verimliliklerle bile). Bunun nedeni, toplam işlem maliyetinin işleme, idare ve banka ücretleri gibi birçok ilişkili faaliyeti içermesidir. Tipik bir işletmede, satın alımların% 90’ı düşük değerlidir; toplam şirket satın alma harcamasının% 10’undan azını temsil ediyorlar. Ancak, her bir işlemin maliyeti normalde satın alma fiyatı ne olursa olsun hemen hemen aynı olduğundan, gerçekte bu düşük değerli satın alımlar büyük satın alımlardan çok daha pahalıya mal olur. Sonuç olarak, mevcut şirket kaynaklarının çoğu (örneğin, çalışan zamanı, çabası ve parası), genel şirket harcamalarının nispeten küçük bir yüzdesini oluşturan düşük değerli, yüksek hacimli işlemlerin yönetilmesine ayrılabilir.

İşlemsel İşleme Maliyetleri Nasıl Azaltılır

Artan sayıda işletme bu sorunu çözmek için adımlar attı ve önemli operasyonel tasarruflardan ve doğrudan kârlı iyileştirmelerden yararlandı. Operasyonel verimliliklerini önemli ölçüde artırdılar ve çoğu durumda işlem işleme maliyetlerini işlem başına% 90’dan fazla düşürdüler. Bu, çoğu şirketin her yıl işlediği işlemlerin hacmi göz önüne alındığında önemli maliyet tasarrufu anlamına gelir.

Peki bunu nasıl yaptılar? Hala geleneksel yöntemleri kullanan şirketler için fırsat nedir?

Bugün, birçok işletme bu soruya basit, etkili ve verimli bir cevap buldu. Geleneksel bir kredi kartı kullanımını gider yönetimi yazılımı ile birleştiren basit bir çözüm kullanırlar.

Bu pratikte nasıl işliyor?

Süreç: Çalışanlarınız mal ve hizmet satın almak için kurumsal bir kredi kartı kullanır. Elektronik işlem, kendi PDA’sına veya PC’sine (herhangi bir ağ veya internet bağlantısı aracılığıyla) gönderilir. Çalışan, işlemi onaylar ve bir düğmeye tıklayarak ücretlendirir ve ardından tam kodlanmış bir işlem hesap planınıza gönderilir. Daha sonra, ay boyunca kart kullanılarak yapılan tüm satın alma işlemleri için kredi kartı sağlayıcısına tek bir ödeme yaparsınız. Satın alımların onaylanmasını ve kurumsal politikaya uymasını sağlayan tüm kontroller, iş kuralları ve yönetim bildirimleri dahil her şey otomatik olarak gerçek zamanlı olarak yönetilir.

Sonuç: Binlerce ödemeyi tek bir işlemde birleştirebilirsiniz. Destekleyici sistemler ile giderleri analiz edebilir ve gerçek zamanlı olarak kontroller uygulayabilirsiniz.

Vaka Analizi

Bir şirket yılda yaklaşık 50.000 ödeme işlemi gerçekleştirir ve bunların% 80’i (40.000) düşük değerli / yüksek hacimli stratejik olmayan giderlerdir. Bir ProMaster gider yönetim sistemi uygulayarak, işlem başına 56 ABD doları tasarruf ederek, yılda 2,24 milyon ABD Doları tutarında bir toplam maliyet tasarrufu sağlayabilirler (40.000 x 56,00 ABD Doları = 2,24 milyon ABD Doları). Kuşkusuz, bu hem ‘zor’ hem de yumuşak tasarrufları içerir, ancak iş durumu gerçektir ve R0I dahil tüm endüstri sektörlerinde altı ay içinde sonuç verdiği kanıtlanmıştır.

Sonuç

Şirketler yıllardır seyahat ve eğlence masrafları için kurumsal bir ödeme aracı olarak kredi kartlarını kullanıyorlar. Konseptin genel iş satın alımına doğru genişletilmesi, yakın zamanda, kart düzenleyicilerden yeni ürünlerin piyasaya sürülmesi ve kontrolün anında olmasını sağlayan sofistike gider yönetimi yazılım sistemlerinin geliştirilmesiyle mümkün olmuştur. Günümüzde konsept, stratejik olmayan tüm düşük değerli harcamaları ve potansiyel olarak çok daha fazlasını kapsayan kurumsal iyileştirme proje portföylerine önemli bir eklemedir.