Etkinlik Yöneticileri İçin Basit Baş Ağrısı Tedavisi

Bir seminer, atölye çalışması, tanıtım gezisi veya başka tür bir etkinliği yönetmek veya yönetmek, görünüşte basit olsa bile, size asla mümkün olmadığını düşündüğünüz baş ağrılarını sağlayabilir. Etkinliğin mümkün olan en erken aşamada sunulması için sizin ve şirketinizin gerçekte neye ihtiyaç duyduğu konusunda net olmak, pek çok konuda kritik önem taşır.

Bir seminer veya atölye çalışması gibi bir etkinlik düzenlemek, genellikle satış, pazarlama ve hatta ürün hataları gibi teknik konular hakkındaki tartışmalardan gelişse de, etkinliğin gerçek amacının ne olduğunu herkesin zihninde açıkça ortaya koymak neredeyse her zaman kritiktir. Bunun aşağıdakiler üzerinde önemli bir etkisi olabilir:

* etkinliği nasıl organize edersiniz

* kimi dahil ediyorsun

* hangi mekanı seçersiniz

* dahil etmeyi ve hariç tutmayı seçtiğiniz

* çeşitli etkinliklerin tarihleri ​​ve saatleri

* ve önemli ölçüde neden bir etkinlik düzenliyorsunuz

Etkinlik yöneticisi, organizasyonda etkin bir şekilde “sahip olan” ve gerçek amacı veya ulaşılması gereken hedefleri tartışan ana taşıyıcılarla bir araya gelmelidir.

“Amaç” kelimesi burada kasıtlı olarak kullanılmaktadır, çünkü kuruluşunuzda zaten hedef belirleyen bir ethos olabilir. Varsa, olayın amacı için fikir birliğine varmak için aynı çerçeveyi kullanın.

Asgari şart, hedefin AKILLI olmasıdır;

* Özel

* Ölçülebilir

* Başarılabilir

* İlgili

* Zaman sınırlı
Özel

“Spesifik” kelimesi şu soru için kısaltma olarak seçilmiştir:

“Bu etkinliğin başarısının bir sonucu olarak özellikle ne değişecek?”

Bunu açıklamak için, karmaşıklığından dolayı yeni yatırım ürününden (Ürün Y) birini satmakta zorluk çeken bir Finansal Hizmetler kuruluşu örneğini düşünün. Ürünün bir kazanan olduğuna ikna oldular ancak Finansal Danışmanların nasıl yapılandırıldığını ve zaman içinde nasıl performans göstereceğini öğrenmek için on dakikadan fazla bir telefon görüşmesi yapmaları gerektiğine inanıyorlardı. Ayrıca zaten bildiklerinden daha fazla Mali Danışman ile bağlantı kurmaları gerekiyordu, bu nedenle 21. Yüzyıl için yeni nesil finansal ürünleri tartışmak için bir konferans fikri doğdu.

Finansal Hizmetler şirketi, konferanstaki özel gereksinimlerini şu şekilde tanımladı:

Diğer Finansal Ürünler ile birlikte, Y Ürününün detaylı bir teknik açıklamasını bölgemizde faaliyet gösteren 250 veya daha fazla Mali Danışmantan oluşan bir kitleye, faydalarını anlayıp müşterilerine satabilmeleri için sunmak.
Ölçülebilir

Hemen hemen her projede maliyet, kalite ve zaman arasında iyi anlaşılmış bir ilişki vardır. Maliyet önemli değilse, çok kısa sürede çok yüksek bir standartta her şeyi başarabilirsiniz. Aynı şekilde, zaman sorun olmadığı sürece en iyi ürünü dar bir bütçeyle üretebilirsiniz. Üçüncü seçenek muhtemelen içinde bulunduğunuz dünyadır; bütçe küçük ve dün buna ihtiyacımız var. Bu, elbette, kalitenin en çok acı çeken sorun olduğu ve muhtemelen hangi kalite seviyesinin beklendiği ve nasıl ölçülmesi gerektiği konusunda biraz tartışmaya değer olduğu anlamına gelir.

Kaliteli verilerin mevcut olduğundan emin olmak için olay sonrası anketler ve takip telefon veya E-posta iletişimi doğru soruları sormalıdır.
Başarılabilir

Etkinlik organizatörü başarı için ayarlanmalı ve ilerideki rotadaki etkinlik “sahiplerinin” desteğine sahip olduklarını hissetmelidir. Kısacası, proje ilerledikçe gelişen sorunlardan kalite, maliyet veya zaman etkilenirse, hızlı kararların nasıl alınacağını bilmeleri gerekir.
Alakalı

Organizasyonun genel amaçlarıyla olayın ve öngörülme biçiminin örtüştüğünü teyit etmek mantıklıdır. Bir şirket misyonu veya vizyonu varsa, onu bu seminer, tanıtım gezisi veya atölye çalışmasıyla ilişkilendiren düz bir mantık çizgisi olmalıdır.
Zaman sınırlı

Cazip bir proje ortaya çıktığında öncelikler genellikle unutulabilir. Bu nedenle, yalnızca ilgili tarihler, saatler ve süreler ayrıntılı olarak açıklanmamalı, bu projenin diğer işler üzerindeki etkisi tartışılmalı ve tüm zaman çizelgelerinin uygun şekilde yönetilmesini sağlamak için uygun önlemler alınmalıdır.

Kapsamlı bir hedef oluşturmanın bu basit adımı ile donatılmış olarak, etkinlik yöneticisi olarak, etkinliğinizle ilgili tasarım, teslimat ve takip süreçlerinde ortaya çıkan hemen hemen her konu hakkında bilinçli kararlar vermek için daha donanımlısınız. Daha da iyisi, baş ağrısını en aza indirerek ağrı kesici tüketiminizi azaltarak, değişikliklere ve sorunlara yol açacaktır.