Daha Etkili Proje Yönetimi İçin İpuçları

Gillian aklının ucunda! Projeyi bitirmek için yalnızca üç aydan az süreleri var ve yine de her şey ters gidiyor gibi görünüyor. Ve hepsinden önemlisi, d gününden önce tamamlanması gereken her şeyi bitirmek için çok az mali kaynak kaldı!

Bir uzmanın gözüne, Gillian’ın sorunu tamamen yanlış proje yönetimine indirgenir. Projeye tüm kaynaklarını ve bu kaynakların projenin tüm gereksinimlerini karşılamaya yeterli olup olmayacağını değerlendirmeden başlamış olabilir. Ayrıca, panik aşamasında olmasının nedeni, proje için uygun bir zaman çizelgesi hazırlayamadı.

Proje yönetimi, büyüklüğü ne olursa olsun bir projeyi denetlemek ve yönetmek için kişinin bilgi birikimini veya bilgisini uygulama sürecidir. Proje yönetiminin sadece büyük projeler için gerekli olduğunu düşünmeyin. Küçük projeler de etkili bir proje yönetiminden yararlanabilir. Her alanda edindiğiniz bilgileri nasıl kullanacağınızı ve uygulayacağınızı bilmek, herhangi bir projenin uygulanmasında ve başarılmasında yardımcı olacaktır.

Proje yönetiminin kapsamı

Proje yönetimi, finans, idari işler, iletişim ve halkla ilişkiler gibi bir projenin tamamlanması için gerekli tüm alanları kapsar. Proje yönetimi aşağıdakileri içerir ancak bunlarla sınırlı değildir:

1. Bir proje planının geliştirilmesi – Proje yöneticisi, bir projeyi kabul etmeden veya başlatmadan önce proje yaratıcısı ile konuşmalıdır. Gelecekte çatışmalardan ve makul olmayan gecikmelerden kaçınmak için projenin belirli şartları üzerinde anlaşmaları gerekir. Neyin ve hangi zaman diliminde yapılması gerektiğini bildiğinizden emin olun. Oluşturucunun ulaşmak istediği belirli sonuçları isteyin, böylece ne bekleyeceğinizi bilirsiniz ve projenin doğru yönetilip yönetilmediğine dair bir göstergeye sahip olursunuz.

2. Planın kapsamının tanımı – Görev tanımı üzerinde mutabakata varıldıktan sonra, proje yöneticisi, projeyi başlatmak ve tamamlamak için gerekli olan her şeyi içeren bir proje planı yapmalıdır. İhtiyaç duyduğunuz tüm kaynakları ve lojistiği ve mevcut insan kaynaklarını listeleyin. Baştan sona projenin bir haritasını çıkarın. Daha sonra sorunlardan kaçınmak için haritayı gerçekçi yapın.

3. Bir proje takviminin oluşturulması – Projeniz için bir zaman çerçevesi, projeyi başlatmak ve bitirmek için gereken tam programı belirlemenize yardımcı olacaktır. Projenin her adımı için belirli zaman çizelgeleri oluşturun, böylece programınızın ilerisinde olup olmadığınızı veya istenen programı karşılamak için işleri hızlandırmanız gerekip gerekmediğini bilirsiniz.

4. İnsan kaynaklarının edinimi – İyi planlamanın yanı sıra. İyi bir proje yönetimi, verimli ve yetenekli insan kaynaklarının edinilmesine dayanır. Proje lideri mümkün olan her şeyi yapıyor olabilir, ancak çevresi beceriksiz bir kadroyla çevriliyse, başa çıkabileceğinden daha fazla sorunu olacaktır. Bir projenin insan kaynakları, kendilerinden ne beklendiğini bilmeleri için proje takvimi ve son tarihi hakkında bilgilendirilmelidir. Personelinizi motive etmeye çalışın ve ne kadar küçük olursa olsun her bir başarınızı övün.

5. Bir iletişim planının geliştirilmesi ve iyi bir halkla ilişkiler – Proje yönetimi, liderlerden personele ve paydaşlara verimli bilgi akışını sağlayacak iyi bir iletişim planının oluşturulmasını içerir. İletişim planı, projeyle ilgili ve projeyi etkileyen tüm bilgilerin gecikmelerden ve yanlış anlamalardan kaçınmak için mümkün olan en kısa sürede uygun kişiye veya ofise iletilmesini sağlamalıdır.

İyi bir halkla ilişkiler planı, özellikle projenin toplum üzerinde olumlu veya olumsuz bir etkisi varsa, uygulamaya konulmalıdır. Halkın baskısı nedeniyle ortada pek çok proje durduruldu. Daha sonra çatışmalardan kaçınmak için halkı planın başında projenin avantajları ve dezavantajları hakkında bilgilendirmek daha iyidir.

Doğru proje yönetimi gerçekten karmaşık değildir, ancak projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar her şeyi sorunsuz hale getirmek için çalışma ve uygun planlama gerektirir.