Bloktaki yeni bir EBM olarak, yaklaşık sekiz yıl önce, teknik konulara ayak uydurmak zorunda kaldığım düzenli okumanın yanı sıra, muayenehane yönetimi hakkında mümkün olduğunca çok okuma pratiği yapmıştım. EBM’lerin neredeyse kağıtsız bir ofiste faaliyet göstermesinin nasıl mümkün olduğuna dair makalelerin ardından makalelere rastladım. Ancak kendi ofisimin kağıtsız bir ofis olduğunu hayal etmek benim için oldukça zordu.
Bir EBM belgeleri olmadan bir muayenehaneyi gerçekten nasıl yürütebilir? Her zaman merak ederdim. Kağıtsız ofisler hakkındaki bu konuşmaları, ben yokken 2035’te hayatın nasıl olacağına dair bir hayal gücü yaratımı olarak düşündüm.
Ofisimde kullandığım teknoloji üretimi geliştirmeme yardımcı oluyordu. Ayrıca, sistemimdeki daha gelişmiş bazı olasılıkları öğrenmeme de yardımcı oluyordu. Benim küçük pratiğimde, T1 internet bağlantısı olan basit bir istemci-sunucu ağıydı. Sistemimin gücünü en iyi şekilde keşfettiğim, yaklaşık dört yıl önceki yurtdışı gezilerimden birinde oldu. T1 bağlantısı ve statik IP adresi ile ofis sistemimde 10.000 milden fazla mesafeden sorunsuz çalışabildim. Bu harika bir deneyimdi ve kağıtsız ofis hakkında daha fazla bilgi edinme arzum bu noktada son derece güçlendi.
CPA uygulamamı kağıtsız bir uygulamaya dönüştürebileceğim yolları öğrenmek için güçlü arzumdan güç alan çok zaman harcadım. Zaten dünyanın her yerinden ofis sistemim üzerinde çalışmanın zevkini yaşamıştım. Bir müşteri dosyası üzerinde çalışırken bakmam gereken diğer tüm belgelere erişebilseydim, çalışmak için ofiste olmam gerekmeyeceğini düşündüm. Sürekli kesintilerin yarattığı hayal kırıklıklarının tadını çıkarmanın yanı sıra, gazetelere erişmek, ofiste olmam için kalan tek sebepti. Elbette başka nedenler de vardı, ancak işimi bir müşteri için yürütmek için, evraklara erişmek tek yoldu.
Artık arzum o kadar güçlüydü ki, doğrudan posta ve dergi reklamlarında reklamı yapılan çeşitli önceden paketlenmiş çözümlerle karşılaşmaya başladım. Birkaçını kontrol ettim, birkaç 800’lü numarayı aradım ve bazı promosyon malzemeleri aldım. Hepsi bütçemin ötesinde çıktı. Şimdiye kadar basit ofis ağımın potansiyelleri hakkında çok şey öğrendim ve CPA’lar için mevcut olan önceden paketlenmiş bazı iyi çözümleri karşılayamayacak kadar fakir olduğumu anladım.
Ofisimdeki teknolojiyi ve piyasada bulunan donanımı uygun maliyetlerle kapsamlı bir şekilde inceledikten sonra, inanılmaz bir sonuca vardım. İnanılmazdı, çünkü hesaplamalarıma göre kağıtsız bir ofise dönüştürmenin maliyeti, önceden paketlenmiş bir çözümle gitmenin bana maliyetinin% 5 veya% 10’u olacaktı. Bu, yurtdışı seyahatimden bir yıl sonra oldu ve o zamandan beri üç yıl oldu. Buna inanamadım ama sonucumda haklı olduğuma dair içgüdüsel bir his vardı. Kağıtsız gitme girişiminde başarısız olmanın maliyetini çok yüksek değil düşündüm. Zaten kağıt dolu bir uygulamayı yönetiyordum ve kağıtsız çalışma girişiminin başarısız olması durumunda, kağıtla dolu bir uygulama olduğum yerde kalırdım.
Kağıtsız çalışma sürecinin tümünün ayrıntılı planlarını geliştirmek için hatırı sayılır bir zaman harcadım, çalıştığım ve en uygun fiyatlı bulduğum tarayıcıyı sipariş ettim ve projeyi başlattım. Personelin dönüşüm sürecinde çalışma süresini yönetmek ve öncelikleri yönetmek açısından oldukça zorlayıcıydı. Sürecin kendisi oldukça keyifli ve açıklayıcıydı (dosya dolaplarımdaki gizli hazineler hakkında) ama her şeyden önce oldukça zenginleştiriciydi.
Kağıtsız kalma projemin sonunda, başladığından yaklaşık 60 gün sonra, neredeyse kağıtsız bir ofisi yönetmenin gerçekten mümkün olduğunu keşfettim. Muayenehanemde iki yıldan fazla kağıtsız ofisten zevk aldım. Ofisin verimliliği o dönemde önemli ölçüde arttı. Müşteriler hizmette farklı, çok daha yüksek düzeyde bir verimlilik deneyimi yaşadılar.
Bu süreçte benim için doğru olan bazı şeyler vardı. Yıllar içinde merakım nedeniyle bu alandaki anlayışımı geliştirebildim ve görünüşte küçük ofis ağımın kapasitesine iyi bir şekilde hakim oldum. Birçok küçük CPA ofisindeki mevcut ofis ağlarının insan beyni gibi olduğunu keşfettim. Oldukça güçlüler ve yeterince kullanılmıyorlar.
Kağıtsız bir CPA ofisi artık geleceğe ait bir şey değil. EBM’lerin bu hamlesinden gerçek yararlanıcıları müşterileridir. Zamanlarının çoğunu belgeleri zorlamak ve kayıp belgeleri bulmak için harcamak zorunda kalmayan YMM’ler, kesinlikle müşterilerine üst düzey hizmetler sunabilir ve onlara daha fazla fayda sağlayabilir. Tüm müşteriler, küçük bir ofis bilgisayar ağı ve çok küçük bir yatırımla tamamen mümkün olan temel düzeyde en azından kağıtsız bir EBM’yi hak ediyor.
GIPHY App Key not set. Please check settings