Üç ay içinde bir konferans düzenliyoruz “, dedi CEO,” Bana gerçekten iyi bir yer bulun ve bankayı kırmamamızdan emin olun. “Yani, yaklaşık yirmi kelimeyle, terfi ettiniz (veya rütbenizi düşürdünüz) Etkinlik Yöneticisine Bu alanda çok az deneyiminiz olabilir veya hiç deneyiminiz olmayabilir ve eğitim kesinlikle iş başındadır ve şimdi başlıyor!
Kiralık yeri olan hemen hemen herkes, her tür etkinlik için bir mekan sağlamakla meşgul. Amaca uygun olarak inşa edilmiş eğitim tesisleri, oteller, konaklar, kaleler, konferans salonları, sergi merkezleri, sanat galerileri, müzeler, üniversiteler ve kolejler arasından seçim yapabilirsiniz. Her birinin farklı olacağından ve onu etkinliğiniz için çekici kılacak kendine özgü niteliklere sahip olacağından emin olabilirsiniz. İhtiyaçlarınızı en iyi karşılayan mekanın diğer kullanıcılar arasında da çok popüler olduğundan emin olabilirsiniz, bu nedenle, etrafta gezinmediğinizden ve ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılamayan bir mekandan ödün vermediğinizden emin olmak için erken rezervasyon şarttır. Seçim süreci bir kabusa dönüşebilir çünkü bazen elmaları portakallarla karşılaştırmak gibidir. Bu yüzden, bakmadan önce boş bir kağıt alın ve etkinliğinizin bir yerden başarısına katkıda bulunmak için ne isteyeceğini yazın.
İşte birkaç öneri:
* Hangi tarihlerde mekana ihtiyacınız olacak? Gerçek bir etkinliğin yanı sıra bir prova gününe mi ihtiyacınız var?
* Kaç kişiyi davet etmek istiyorsun? Sayıların yukarı ve aşağı esnek olması gerekiyor mu?
* Etkinliğiniz için ne kadar park yeri gerekecek?
* Mekan ofisinize belli bir mesafede ise; kırk dakikalık bir yolculuk mu?
* Mekanın görüntüsü önemli mi? Örneğin. Bu Maliyet Düşürme Semineri için pahalı olmayan, gösterişsiz bir mekan uygun olacaktır, oysa bir Yönetici Seçme Atölyesi üst düzey bir malikane mekanından yararlanabilir.
* Nasıl oturmalılar? Ders stili, Konferans stili, Restoran Stili? Masalı mı yoksa masasız mı? Belki fasulye torbalarında?
* Projeksiyon ekranınız olacak mı? Ne kadar büyük olacak?
* Sahne nasıl düzenlenecek?
* Sunucularınız hangi ses ve görsel yardımcıları kullanacak? Video, tepegöz veya slayt projektörleri ve bir ses sistemi sağlayacak mısınız yoksa mekanın bunu yapmasını mı bekliyorsunuz?
* Delegelerinizin tesiste veya yakında bir gecede konaklamaya ihtiyacı olacak mı?
* Daha küçük tartışmalar için ara odalarına ihtiyacınız var mı?
* Etkinlik kaydı, bilgi sergisi ve kahve molaları için toplanma alanına ihtiyacınız var mı?
* Etkinliğe bir yemek dahilse açık büfe mi yoksa oturmalı yemek mi olacak?
* Hazırlık, montaj ve söküm işlemleri için mekana erken mi geç mi ihtiyacınız var?
* Kaç tane güç noktasına ihtiyacınız var ve odanın neresinde olmalılar.
* Icebreaker aktiviteleri için açık alana ihtiyacınız var mı? Buzkıran tedarikçileri ek tesislere ihtiyaç duyacak mı?
* Delege masalarında içeceklere ihtiyacınız var mı ve her molada yeniden doldurulması gerekiyor mu?
* Delege başına düşen maliyeti aşmamalısınız?
Bu bilgilerin bir kısmı projenin erken bir aşamasında ayrıntılı olarak mevcut olmayabilir, ancak eğitimli bir tahminde bulunmalı ve eğer varsa, mekanınızın ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğinden daha fazlasını yapmasını sağlamak için fazla belirtmelisiniz.
Ayrıntılı spesifikasyonunuzla donanmış olarak, artık potansiyel mekanların uzun bir listesini çıkarmak için tavsiyeleri, Sarı Sayfaları ve interneti kullanarak masa başı araştırması yapabilirsiniz. Temel gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını kontrol etmek için her yeri telefonla arayın; belirlediğiniz tarihlerde uygun odaları mevcuttur, ek hizmetleri sağlayabilirler ve maliyet parametreleriniz dahilindedir. Bu çağrılar listenizi hemen kısaltacak ve onları kriterlerinize göre derecelendirmek amacıyla ziyaret etmeniz gereken yalnızca bir avuç dolusu, tercihen bir iş arkadaşınız ile kalacaksınız.
Yanınızda bir meslektaşınızı, özellikle de şüpheci olma konusunda uzmanlaşmış birini getirmek, iyi bir satış konuşması tarafından tamamen tüketilmenizi önleyecek ve küçük ayrıntılara bakmanız için size zaman verecektir.
Bu süreci kullanmak genellikle net bir kazanan oluşturur, ancak seçim yapabileceğiniz iki veya üç mekana sahip olacak kadar şanslıysanız, kendi ekibinizle en etkili şekilde çalışacağına inandığınız bir ekibin çalıştığı yeri seçin.
CEO’nun bunu ne kadar basit yaptığına aldanmayın; mekan bulma, ciddi ve zaman alıcı bir iştir ve konferansınız, çalıştınız, yol gösteriniz veya semineriniz için başarı ile başarısızlık arasındaki fark anlamına gelebilir. Biraz düşünme süresi, doğru sorular ve tabii ki doğru bilgilerle, daha donanımlı hissedeceksiniz ve seçtiğiniz mekanın gerçekten gereksinimleri karşıladığından daha emin olacaksınız.
GIPHY App Key not set. Please check settings