Bir Etkinlik İçin Kayıtları ve Ödemeleri Yönetme

25 kişilik bir şirkette; Bir pazarlama etkinliği düzenlemek ve bir giriş ücreti almak, etkinlik yöneticisine ciddi bir baş ağrısı verebilir. Patricia Thomson sadece geçen hafta bu pozisyondaydı. Normal Pazarlama Asistanı işi, seminerleri düzenlerken hala devam etmek zorundaydı ve bu dönem boyunca yüzlerce soruşturma ile ilgilenebileceğini fark etti. Bu, onların bu tür bir olaya ilk girişimi idi ve şirketin muhasebe departmanı, küçük ödemelerin kitlesel bir akışı için gerçekten kurulmamıştı.

Kullandığınız kayıt ve ödeme prosedürü, yapabileceğiniz kadar profesyonel olmalıdır. Genel etkinliğin oldukça küçük olan bu bölümü, yeteneklerinizin çok canlı bir resmini çiziyor ve tüm etkinlik deneyiminin nasıl olacağına dair ilk kanıtları olacak. Bu aşamayı kusursuz bir şekilde hallederseniz, yol boyunca küçük hıçkırıklar için mazur görülebilirsiniz. Burada işleri karıştırın ve temsilcileriniz karnenizi kırmızı mürekkeple işaretlemeye başlayacak.
Kayıt prosedürü

İdari personelinizle, rezervasyon yaptıran herkes tarafından tutarlı bir şekilde takip edilmesi gereken ayrıntılı bir süreç hazırlamak için biraz zaman ayırın. Lütfen onlara tasarladığınız bir prosedürü teslim etmeyin çünkü sonunda yapılan hataların sorumluluğunu üstleneceksiniz. Sürece dahil olan herkes ortaksa, aynı hataların tekrarlanmamasını sağlamak için süreci değiştirmek için daha motive olacaklar.

Tipik bir prosedür aşağıdakilerin tümünü dikkate alacaktır:

Rezervasyonlar nasıl alınacak?

Posta ile

Telefonla

Email yoluyla

İnternet üzerinden

Yöneticiler ne tür bir veritabanı kullanacak?

Elektronik tablo

Kağıt bazlı sistem

İlişkisel veritabanı

Bir çevrimiçi rezervasyon sistemi kullanılacaksa, şirket içinde mi yoksa mybookingmanager.com gibi bir kuruluşa dışarıdan mı verilecek?

Dış kaynaklı bir çevrimiçi rezervasyon sistemi kullanılıyorsa, verileri nasıl senkronize edeceksiniz ve bunu ne sıklıkla yapacaksınız?

Ödemeler banka havalesi, kredi kartı, iş ve / veya kişisel çek kullanılarak kabul edilecek mi?

Etkinlik yöneticileri ve etkinlik tedarikçileri, rezervasyon istatistikleri ve delege ayrıntılarıyla ilgili güncellemeleri ne sıklıkla isteyecek?

Patricia, kontrol listesine bir kez baktı ve hemen çevrimiçi rezervasyon acentelerini araştırmaya başladı. Birinci sınıf bir işi yapmak için gereken iş yükünün, muhtemelen bir geçici personel getirmeyi ve çevrimiçi rezervasyon acentesinin kolayca başa çıkabileceği işi yapması için onu eğitmeyi gerektireceğini düşündü. Zaten sıkışık ofislerinde geçici personel bulundurmanın maliyeti ve bir sistem tasarlama, onu kullanmaları için eğitme ve telefon çalmıyorken yapacakları iş bulma düşüncesi zaten ona bu baş ağrısını veriyordu. Ayrıca, kredi kartı rezervasyonu için 24 saat hizmet sunabilmenin ve ayrıca 24 saat telefonla yanıtlama hizmetinin hedeflenen delegeleri etkileyeceğine karar verdi.

Bu hafta rezervasyonlar başlıyor.