Belge Parçalama: Değer Verdiğiniz Şeyleri Yok Etme

Aşağıdaki sektörlerin ortak yönü nedir?

Kolluk kuvvetleri
Hukuk endüstrileri
Devlet
Bankacılık
Sağlık hizmeti
Finansal hizmet (komisyonculuk)
Eğlence
Teknoloji
Üretim endüstrileri

Cevap: Yukarıda belirtilen endüstriler, bilgiyi faaliyetlerinin çok önemli bir yönü olarak görüyor. Bilgiye duyarlıdırlar, önemli ve gizli verilerin her zaman güvence altına alınmasını ve korunmasını sağlama ihtiyaçları vardır.

Hangi veriler sınıflandırılmış sayılır? Bazıları aşağıda listelenmiştir:

Ödeme kayıtları (Ücretler vb.)
Hesap kayıtları (bilanço vb. Mali tablolar)
Satış makbuzları
Banka kayıtları
Sosyal Güvenlik kayıtları
İş mektupları
Müşteri Bilgileri
Personel kayıtları
Bilgisayar çıktıları
Bilgisayar diskleri veya bantları

Bu tür verileri korumaya neden ihtiyaç var? Endüstriler, hoşnutsuz bir çalışan veya bir rakip gibi zarar verebilecek kişilerin yanlış ellere geçmesi için bu tür hassas bilgilerin sürekli tehlikesi altındadır ve bu durum aşağıdakilerden herhangi birine neden olabilir:

Kötü tanıtım
Aşağılama
Personel veya kilit personel kaybı (muhtemelen bir rakip için)
Müşteri kaybı
İş kaybı veya işsizlik
Olası bir iddianame

Bu nedenle, bilgiye duyarlı her sektörün düzgün ve güvenli bir kayıt depolama ve yönetimine ihtiyacı vardır. Bununla birlikte, bu tür bir hareket tarzı genellikle çok fazla alan gerektirir (yıllarca biriktirilen kağıt ve elektronik bantları düşünün); aynı zamanda yüksek maliyetlere neden olur. Ek olarak, şirketin kendisini eski malzemelerden arındırması gerekeceği bir zaman da gelecek. Ancak bu modası geçmiş materyaller yine de hassas olacak ve sınıflandırılmış belgeleri bir çöp sepetine atmak, yine de toplanabilecekleri ve sıralanabilecekleri hileyi yapmayacak, bilgiler yine de isteyenler için kullanılabilir.

Hassas verilerin güvenli bir şekilde elden çıkarılmasına gerçekten büyük bir ihtiyaç vardır ve bir endüstrinin bu önemli yönüne etkili bir çözüm, belge parçalamadır.

Belge imha, kısıtlanmış belgeleri ve malzemeleri atmak için güvenli ve emniyetli bir seçenektir. Belge parçalamada, hassas dosyalar ve kayıtlar, artık tanınamayacak parçalara dönüştürülerek imha edilir; böylelikle gizliliğin korunmasının sağlanması.

Doküman parçalama süreci, hassas kayıtları imha ederken herhangi bir endüstrinin farklı gereksinimlerine uyum sağlayabilecek kadar tamamen esnektir. İhtiyaçlarına neyin uyacağına bağlı olarak, bir şirket kendi belge parçalayıcısını satın alabilir veya dışarıdan sağlanan belge imha hizmetlerini kullanabilir, bu hizmetler daha sonra belge parçalama işlemini yerinde veya yerinde gerçekleştirebilir.

Yerinde belge imha etme, endüstrilere malzemelerinin fiili parçalanmasını yerinde, kapılarının önünde gözlemleme fırsatı sağlar. Mobil parçalama araç ve ekipmanlarının kullanımı, özellikle kayıtlarının sahasını sağlam bırakmasını istemeyenlere yakışacaktır.

Tesis dışı bir belge imha etme işleminde, belge imha şirketi malzemeleri güvenlik konteynırlarında toplar ve küçük parçalar halinde imha edildikleri güvenlik kameralarıyla izlenebilecek güvenli bir yere taşır. Güvenlik kameralarının yanı sıra, endüstriler gerçek belge imha sürecini kişisel olarak gözlemlemek için temsilciler gönderebilir.

Sınıflandırılmış kayıtlar uygun ve güvenli bir şekilde imha edildikten sonra, belge imha şirketi müşterisine kıyılan malzemelerin muhasebesinin yanı sıra tarih ve saati de belirten bir İmha Sertifikası verecektir. Bu sadece belgelerin gerektiği gibi imha edildiğinin bir kanıtı olarak hizmet etmez; ayrıca müşteriye bir denetim izi için gerekli verileri sağlar.

Dışarıdan bir belge imha şirketinin hizmetlerinden yararlanmanın birçok avantajı vardır:

Bir belge imha hizmeti, şirketin bir belge imha ekipmanı satın almak zorunda kalmayarak ve amortisman ve bakım maliyetleri konusunda endişelenmeden binlerce dolar tasarruf etmesini sağlar.

Bir belge imha hizmeti aynı zamanda şirketin iş gücü açısından da tasarruf etmesini sağlar. Çalışanların belge imha etmek için saatler harcamasına gerek kalmaz. Çalışanlar kendi işlerini yaparak zamanı daha verimli geçirebilirler.

Bir belge imha şirketi de geri dönüştürerek çevreye yardımcı olur. Geri dönüşüm, neredeyse tüm belge parçalama işlemlerinin son adımıdır. Kıyılmış malzemeler toplanır ve balyalama ve / veya hamur haline getirme yoluyla diğerlerinin yanı sıra kutular ve fotokopi kağıtları gibi diğer öğeleri oluşturmak için tekrar kullanılabilir.

Bir şirketin çıkarlarını korumanın, özellikle bu bilgi çağında, her işletmenin hayati bir aşaması olmaya devam ettiğini inkar edemeyiz. Ve belge parçalama ile, sadece bir sektör bilgisini güvence altına almakla kalmıyor, aynı zamanda çevreye bir kazan-kazan çözümü sağlıyoruz.