Belge güvenliği nedir? Belge güvenliği benim için neden önemli? Şirketimin belge güvenliğini artırmak için kullanabileceği en iyi yöntemler nelerdir? Yapmak pahalı mı? Bunlar, belge güvenliği hakkında aklınıza gelebilecek sorulardan bazılarıdır.
Bu makalede, belge güvenliği ve işletmenizin çalışanlarınızın ve sizin belgeleri işleme şeklinizi iyileştirmek için bir tür politika veya plan uygulamasının neden önemli olduğu hakkında daha fazla bilgi vereceğim.
Hemen hemen her işletmenin günlük olarak işlemesi gereken belgeler vardır. Sözleşmeler, Faturalar, Makbuzlar, Satın Alma Siparişleri, Şirket İçi Notlar ve hassas bilgilerle ilgili belgeler, kullanabileceğiniz belge örneklerinden bazılarıdır.
Belge güvenliği, bu belgelerin nasıl saklandığını, yedeklendiğini, işlendiğini, teslim edildiğini ve imha edildiğini içerir. Öncelikle belgelerinizin depolanması ve yedeklenmesi hakkında konuşacağız. Bu, satın almak istediğiniz dosya dolabından çok daha fazlasını içerir.
Bu elektronik çağda bile kağıt belgeler bir zorunluluktur. Bu belgelerin güvenli ve emniyetli bir şekilde saklanması genellikle göz ardı edilir. Hassas belgeler için kilitli dosya dolaplarına ihtiyacınız vardır. Şirketinizde kimlerin bu dosya dolaplarının anahtarlarına sahip olacağının ve güvenli bir yerde saklanmaları gerektiğinin farkında olmanız gerekir. Yanmaz dosya dolapları da iyi bir fikirdir.
Bu rahatsız edici, pahalı ve zaman alıcı görünebilir, ancak belgelerinizin kaybolması, onlar için güvenlik sağlamaktan çok daha fazla zamana ve paraya mal olacaktır.
Tüm belgelerinizin elektronik biçime aktarılması, belge güvenliği açısından çok önemlidir. Tüm kağıtları kaybetmeniz durumunda güvenliklerini ve kurtarmalarını sağlamaya yardımcı olmak için, veri girişi veya belgelerin taranması yoluyla bunları elektronik biçimde yedekleyebilirsiniz.
Bugün belgelerinizin çoğu zaten elektronik formattadır. Bunların ve yaptığınız kağıt belgelerin elektronik yedeklemelerinin de sadece bilgisayarınızda yedeklenmesi gerekmektedir. Çevrimiçi olarak kullanabileceğiniz, size güvenli sunucularda depolama alanı sağlayacak elektronik veri depolama hizmetleri vardır.
Bunlardan bazıları nispeten ucuz olabilir, bazıları ise çok fazla ücret alabilir. Size en uygun çözümü bulmak için birkaçını araştırmanızı öneririm. Bu belgeleri CD’ye yazabilirsiniz, ancak daha sonra bu CD’leri saklamak için iş yerinizin dışında güvenli bir yol bulmanız gerekir.
Verileri evde veya başka bir yerde sahip olduğunuz diğer bilgisayarlarda depolayabilirsiniz, ancak bunlara kimlerin erişebileceğini aklınızda bulundurmanız gerekir. Elektronik belgeler ve veriler için güvenli depolama sağlayan şirketler genellikle çok daha güvenli bir yöntemdir.
Şirketinizin kullandığı her tür belge için belirli bir güvenlik politikası uygulamanız gerekir. Çalışanlarınızın bu özel belge güvenlik kurallarına her zaman uyması gerekir.
Belge ve veri teslimi de önemli bir husustur. Belge gönderirken ve alırken şifreli e-posta kullanıyor musunuz? Gönderdiğiniz verileri aldıklarını göstermek için e-postalarınızın alıcısından bir makbuz talep ediyor musunuz? Bunların uygulanması kolaydır. E-posta için PGP, en iyi yöntemlerden biridir. PGP için bir arama yapın ve bunun hakkında daha fazla bilgi bulacaksınız.
Hassas belgeleri postalarken kayıtlı posta kullanıyor musunuz? Sigortalı mısınız? Bunlar, belge güvenlik politikanızın önemli parçalarıdır. Çalışanlarınız, hangi belirli türde giden postaların özel ilgi göreceklerini bilmelidir.
Şirketinizin aldığı postayı kim açar? Hiç kimsenin onu alabileceği bir yerde açıkta bırakıldı mı? Çalışanlarınız, belge güvenliğinin gelen postaları da kapsadığının farkında olmalıdır. Tüm gelen postalara ne olacağı konusunda özel talimatlar olması gerekir.
Şimdi belge imhasına geçebiliriz. Ofis öğütücünüz var mı? Her çalışanın çalışma alanında hassas şirket belgelerini işleyen veya oluşturan bir tane bulundurmak isteyebilirsiniz. Attıkları belgeleri parçalama politikasına sahip olun. Üzgünümden daha iyi olmak daha iyi. Hırsızlar ve diğerleri, kendi yararlarına kullanabilecekleri herhangi bir bilgiyi bulmak için çöp kutunuza girecekler.
Çok fazla hassas belgeniz varsa veya daha dikkatli olmak istiyorsanız, ofisinize belgeleri parçalamak ve imha etmek için gelen hizmetler var, ardından onları yakmak üzere kaldırın. Bu şirketler, belgelerinizin güvenli bir şekilde imha edilmesini garanti eder.
Umarım bu makale, belge güvenliğiyle ilgili aklınıza takılan tüm soruları yanıtlamanıza yardımcı olmuştur. Ayrıca, işletmenizde bir belge güvenlik politikasına sahip olmanız gerektiğinin farkına varmanızı sağladığını umuyorum.
GIPHY App Key not set. Please check settings