Belge Güvenliği? Neden?

Belge güvenliği benim için neden bu kadar önemli olmalı? Zaten tam olarak nedir? Bunlar, birisi size belge güvenliğinden bahsettiğinde aklınıza gelebilecek birkaç soru. Günümüz teknolojisi ile hırsızlar daha akıllı hale geliyor ve hem büyük hem de küçük işletmelere saldırıyor.

Eskiden sadece finans kurumları, güvenlik firmaları ve belge güvenliği konusunda endişelenmesi gereken devlet sözleşmeleri üzerinde çalışanlar olduğu yerde, şimdi herkesi içeriyor. Şirket sahibi olmasanız bile belge güvenliği birey olarak sizin için önemlidir.

Hiç şu ifadeyi duydunuz mu, Bir adamın çöpü başka bir adamın hazinesidir? Bugünün dünyasında, çöpleriniz kimlik hırsızları, dolandırıcılar, kurumsal casuslar, sahtekarlar, şantajcılar ve diğerleri için bir hazinedir. Çöp kutusuna attığınız şey kazıklanmanıza neden olabilir.

Günümüzde kimlik hırsızları belgeler, faturalar, iptal edilen çekler ve çöpe attığınız diğer öğeler hakkında bilgi bulabilir. Bazen bu bilgileri sizin adınıza kredi kartlarına başvurmak için kullanırlar ve bazen de teknolojiyi kullanarak zaten sahip olduğunuz kredi kartının bir kopyasını yapabilirler. Çoğu mağaza, kredi kartı alırken kimliği bile kontrol etmez, bu nedenle bir kez kopya yapıldığında, iş başındadır.

Dolandırıcılar, sizi içeren bir plan hazırlamak için sadece sizin hakkınızda biraz bilgi edinmeye ihtiyaç duyar. Mektuplarınızdaki, faturalarınızdaki ve diğer belgelerinizdeki kişisel bilgiler, sizi gerçekte olduklarından başka biri olduklarına inandırmak için ihtiyaç duydukları her şeyi verebilir. Belgelerinizden elde ettikleri kişisel bilgiler, hikayelerini inandırıcı kılmak için geliştirir.

Forgers, attığınız belgelerin tadını daha da fazla çıkarıyor, çünkü muhtemelen bazılarını imzaladınız ve şimdi imzanızın bir kopyası var. Ancak imzanızı kopyalamak, sahteciliğin tek tanımı değildir. İptal edilen çekleri alabilir ve tüm uygun numaralarla yeni bir çek defteri oluşturabilirler. Başka belgeleri taklit edebilir ve düşündüğünüzden çok daha fazla zarar verebilirler.

Şirketler büyük para kazanıyor. Büyük şirketleri içeren son skandalların hepsinde gördüğümüz gibi, bir şirket için çalışan veya bir şirket işleten herkesin etik olduğuna güvenilemez. Bazı şirketler rakiplerinin neler yaptığını öğrenmek için casus kullanır. Bu günümüzde o kadar yaygın ki, bazıları bunun etik olmadığını düşünmüyor bile. Bunu bir iş gereği olarak görüyorlar.

Bu, şirketiniz için belge güvenliğinin artık bir iş gerekliliği olduğu anlamına gelir, eğer daha önce yapmadıysanız, çok ciddiye almanız gerekir. Rakipleriniz mümkün olan her şekilde firmanızdan belge almaktan çekinmeyebilir. Rüşvet kullanabilir, çöpleri atabilir, çöpleri doğrudan kendilerine çekebilir veya gizlice girip onları alabilirler.

Bu sadece bir casus romanından bazı şeyler değil. Şirket casusları, çalabilecekleri veya bulabilecekleri belgelerden elde edebilecekleri bilgiler için büyük paralar alırlar. Belge güvenliğini ciddiye almalısınız, özellikle planlarınızın ancak yasal olarak koruyana kadar gizli tutulması halinde başarılı olacağı durumlarda. Fikri mülkiyet içeriyorsa, belge güvenliği daha da önemlidir.

Sadece küçük bir işletmeniz varsa, bunun sizi dışarıda bırakacağını düşünmeyin. Fikirleriniz patentlenebilir, telif hakkına tabi veya ticari markalıysa, belge güvenliğiniz de önemlidir.

Herhangi bir şeyi patentlemeyi, telif hakkını veya ticari markayı almayı planlamasanız bile, finansal belge güvenliğiniz hala çok önemlidir. Bir hırsız, küçük bir işletme sahibi olarak, belgeleriniz için muhtemelen çok iyi bir güvenliğe sahip olmadığınızı bilir. Bazı hırsızlar özellikle küçük işletmeleri hedef alır çünkü bunlar çok daha kolay hedeflerdir.

Artık belge güvenliğinin çeşitli nedenlerle önemli olduğunu bildiğinize göre, bu konuda ne yaparsınız? Belge güvenliği ve belgelerin imhası için iyi bir planınız olduğundan nasıl emin olabilirsiniz?

Sizin için, her biri özel koşullarınıza bağlı olan birkaç seçenek vardır. Özellikle büyük ve küçük işletmeler için belge güvenliği işinde olan şirketler var. Aslında işinize geliyorlar ve tüm parçalama ve belge imhasını yapıyorlar. Bu, belgelerinizin doğru şekilde imha edildiğinden emin olmanın en uygun yollarından biridir.

Belge güvenliği hakkında bilmem gereken tek şey belge imhası mı? Cevap hayır, bu sadece başlangıç. Her şey ne tür bir şirket yönettiğinize bağlı.

Çalışanlarınızın hassas belgeleri yanlarında götürmelerine izin veriyor musunuz? Kopyaladıklarının kaydı olmadan istedikleri herhangi bir şeyin fotokopisini çekmelerine izin veriyor musunuz? Bir finans kuruluşuysanız, belgeleriniz için yeni Pantograf yöntemleri kullanıyor musunuz? Eski Pantograph yöntemlerinin çoğu, günümüz hırsızlarının hassas finansal belgelerinizi kopyalamasını artık engellemiyor.

Güvenliği belgelemek, yalnızca belgeleri parçalamak ve malzemeyi güvenli bir şekilde imha etmekten daha fazlasıdır. Belge güvenliğiyle ilgili sonraki makalelerde bu yöntemlerden daha fazlasını ele almayı planlıyorum. Bu yazıda herkesin belge güvenliğini ciddiye alması gerektiğini görmenizi istedim.