Teknoloji Projeleri Nasıl Yönetilir

İşletmeniz büyüdükçe, üretimi (ve umarız kârı) artırmak için teknolojiyi kullanmanın daha fazla yolunu bulmanız muhtemeldir. İş hedeflerinize ulaşmak için teknoloji ortamınızı geliştirme kararı vermek gerekli bir kilometre taşıdır, ancak uygulamaya geçmeden önce projenizin kapsamını ve bütçesini belirlemek de aynı derecede önemlidir.

Bu makale, bir teknoloji geliştirmeyi değerlendirirken bütçenizi en üst düzeye çıkarmanıza ve en iyi sonuçları sağlamanıza yardımcı olacak aşamalı bir yaklaşımı açıklamaktadır.

Aşama I – İş İhtiyacı

Bu ilk aşama, hedeflerinizle ilgili olarak “neden” sorularını yanıtlayıp yanıtlamadığınızı belirlemenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu aşamayı tamamladıktan sonra potansiyel projeniz için ticari faydayı (yatırım getirisi) net bir şekilde tanımlayabilmelisiniz. İşte bu aşamada size rehberlik edecek adımlar:

1. Zamana ve paraya yatırımınızın çözülmesini gerektiren sorun / eksiklik nedir?

2. İşinizdeki zorluk kesinlikle yeni veya gelişmiş teknoloji gerektiriyor mu?

a. Çalışanlarınızın mevcut sistemlerle ilgili ek eğitime ihtiyacı var mı?
b. İş akışını veya iş uygulamalarını değiştirerek zorluk çözülebilir mi?

3. Sorun net bir şekilde tanımlandıktan ve çözüm teknolojik gelişmelere işaret ettiğinde, bir ön bütçe oluşturulabilir.

Aşama II – Bütçe ve Kapsam

Aşama I’de potansiyel çözümümüzü teknoloji alanında nitelendirdik ve şimdi çözümün kapsamını tanımlamamız gerekiyor. Kapsamı tanımlamadan, projenizin hem zaman hem de para açısından kontrolden çıkma riskini üstlenirsiniz. Bu, iş gereksinimlerini veya “neyin” uygulanacağını açıkça belgelemek için zaman harcamanız gereken aşamadır.

1. Projenin hedeflerini tartışmak için gerekli tüm oyuncuları bir araya getirin.

2. Aşama I’de tanımlanan sorunun tüm kilit oyuncuları nasıl etkilediğini belirleyin.

3. Sorunun teknoloji ile nasıl çözülebileceğini tartışın ve mevcut iş uygulamalarınız ve iş akışlarınızla ilgili olduğu için spesifik olun.

4. Bulgularınızı ve tartışmalarınızı belgeleyin.

5. Çözüm belirlendikten sonra, belgelerinizi tercih ettiğiniz satıcı (lar) a sunabilir ve teklifler veya teklifler alabilirsiniz.

Aşama III – Pilot

Herhangi bir teknoloji projesini uygulamak zor olabilir, çünkü bu teknolojinin kendisi çok hızlı değişiyor ve çalışanlarınızın çözümden farklı beklentileri olabilir. Bir pilot aşama, çözümü “test etmek” ve tüm beklentilerin karşılandığını doğrulamak için çok etkilidir.

1. Satıcınız belirlendikten sonra, sonuçları test etmek için sınırlı kullanım için bir pilot veya deneme çözümünün uygulanmasını isteyebilirsiniz.

2. Pilot çözüm uygulandıktan sonra, etkinliği ölçtüğünüzden ve 1. aşamadaki sorunların çözüldüğünü doğruladığınızdan emin olun.

Aşama IV – Uygulama

Artık pilotun aşama I’de tanımlanan sorunların bir kısmını veya tamamını çözdüğünü doğruladınız, artık tam çözümü sunmaya hazırsınız. Satıcınızı yakından yönetmek ve tekliflerinde vaat ettiklerini yerine getirdiklerinden emin olmak çok önemlidir.

1. Çözümünüzün uygulanması için önemli kilometre taşlarından oluşan bir proje planı oluşturun.

Aşağıda örnek bir plan gösterilmektedir:

* Proje başlatma
* Bütçe incelemesi
* Projenin geri kalanı için zaman çizelgeleri ayarlayın
* Eğitim gereksinimlerini belirleyin
* Teknoloji kurulumu / geliştirme
* Mevcut iş akışınızdaki değişiklikleri belgeleyin
* Çalışanların bu süreçte geri bildirimde bulunmaları için bir forum oluşturun
* Yeni kurulan teknolojinin mevcut süreçleri bozmadığını doğrulayan bir test paketi geliştirin.
* Yeni kurulan teknolojinin önerilen çözümün beklentilerini karşıladığını doğrulayan bir testler seti geliştirin.
* Zaman çizelgelerinize uyulduğundan ve bütçenizin büyümediğinden emin olun.
* Uygulama tamamlandı
* Eğitime başlayın

2. Çözüm kurulduktan sonra, hızlı başvuru için tüm belgeleri ve eğitim materyallerini tek bir havuzda birleştirin.

Aşama V – Proje İncelemesi ve Kapanış

Artık teknoloji çözümü başarıyla uygulandığına ve herkes eğitildiğine göre, çözümün etkili olmasını sağlamak için önlemler oluşturmanız gerekecek.

1. Çalışanların geri bildirim sağlamaları için anonim bir anket oluşturun.
a. Anket soruları şunları içermelidir: genel proje başarısı, eğitim materyalleri ve sorumluluk etkisi.

2. Bu proje sonucunda elde edilen karı ve / veya verimliliği ölçebilecek ölçütler geliştirin. Bu, gerçek yatırım getirisini belirlemenize yardımcı olacaktır.

3. Eğitimi iyileştirmeye devam edin.

Bir teknoloji projesini yönetmek için bu aşamalı yaklaşım bir rehber olması amaçlanmıştır. Her aşamada burada açıklanamayacak kadar uzun olacak birçok ayrıntı vardır. Sadece teknolojiyi değil, her türden projeyi başarıyla yönetmeye yardımcı olabilecek birçok kitap da vardır. İşte proje yönetimi için harika bir referans olan bir web sitesi:

http://www.pmi.org