Konuş ve Zengin Ol

İş ortaklarınız işletmeniz hakkında ne kadar bilgi sahibidir? Çalışanlarınız ne kadar? Müşterileriniz ve müşterileriniz ne kadar? Zayıf iletişim, küçük ve büyüyen işletmeler için en yaygın sorunlardan biridir. Firma ne kadar küçükse iletişim hatlarının o kadar kısa olması gerektiği düşünüldüğünde bu oldukça tuhaf görünebilir – çünkü ilgilenilecek daha az kişi olması gerekir. Ancak gerçekten küçük şirketlerde genellikle daha büyük bir sincap alışkanlığı vardır. Şirketin ortak sahipleri nadiren birbirlerine yeterince güvenirler; Üst düzey yönetim genellikle personelin geri kalanını dışlar ve müşteriler genellikle şirket ile yaptıkları işlerin durumu konusunda büyük ölçüde karanlıkta kalırlar.

Bu genellikle teknik işletmeler veya teknik departmanlar için daha büyük bir problemdir – görünüşe göre genel inanç, teknik kişilerin zayıf iletişimciler olmasının kabul edilebilir olduğu şeklindedir. Bu nedenle, mühendislerin görevlerinin esas olarak problemleri çözmeye ve işi bitirmeye odaklanmak olduğuna inanmaları olağandır, diğer her şey fazladan bir yüktür.

İşiniz ne yapmak için kuruldu ve bunu nasıl sürdürmeyi düşünüyorsunuz? Rütbe ve dosya aynı odakta mı? Müşterileriniz mutlu mu? Başlıca paydaşlarınız iş planının aynı sayfasında mı? Bunu sağlamanın tek yolu, yönetim ve personel arasında, proje ekipleri içinde ve müşterilerle tutarlı ve anlamlı iletişimi sürdürmektir.

Şef Asla Bizimle Konuşmaz:
İcra kurulu başkanlarının kölelerin arasına karıştığı nadirdir. Bunun yerine, firmada şu anda neler olup bittiğine veya işletmenin nereye gittiğine ilişkin olarak çalışanların çoğunun karanlıkta olduğunu bulmak daha yaygındır. Bu, özellikle bir geçiş döneminden – patlama ya da düşüş – geçiren firmalarda genellikle endişeye neden olur; daha fazla insan istihdam edildikçe veya işten çıkarıldıkça personel işleri konusunda endişelenebilir. Bunun sonucunda çok sayıda iyi personel kaybı, iyi iş kaybı meydana geldiği bilinmektedir. Bu tür bir sorunu çözmenin bir yolu, firmanın nasıl çalıştığı hakkında tüm işgücü ile mümkün olduğunca fazla bilgi paylaşmak olabilir; düzenli bir şekilde. Bu kurumsal blog, çalışanları mutlu bir şekilde meşgul tutmaya ve ayrıca yeni nesil yöneticileri hazırlamaya yardımcı olması gereken bir jesttir. Ve eğer bu samimiyetle yapılırsa, şirket genelinde iletişim hatlarının doğal olarak açılacağı, güven inşa edileceği ve iş gücünün performansı iyileştirmeye teşvik edileceği keşfedilecektir.

Bu kurumsal blog nelerden oluşmalı? Öncelikle, inceleme dönemindeki firmanın mali performansının bir analizini, personelin gelecek gözden geçirme döneminde nelere odaklanması gerektiğini ve ayrıca icra memurunun hem uzun hem de kısa vadeli düşüncelerini ve endişelerini içermelidir. Elbette, üst düzey yönetim, orta düzey, genç ve atölye olmak üzere çeşitli düzeylerde blog yazma ihtiyacı olabilir. Bu aslında gerekli olabilir, çünkü uygunsuz bir şekilde sunulan veya anlaşılmaz bilgiler elbette oldukça yararsızdır ve personel tarafından kendi istihbaratı üzerinde oynama girişimi olarak yorumlanabilir. Kurumsal bir blog veya wiki oluşturmayı planlarken iletişime geçmeye değer bir şirket teknik yazarlar – Tee Publishing (http://www.tee-publishing.co.uk).

Bunun dışında, şirketin nasıl gittiği hakkında herkesi bilgilendirmek, onları gelecek hakkında motive etmek, endişelerini gidermek ve işlerin nasıl ilerlediğine dair girdilerini almak için düzenli olarak tüm çalışanlardan oluşan bir toplantı planlamak genellikle iyi bir fikirdir. Böylesi bir toplantı, büyümekte olan bir işletme içindeki iletişimi iyileştirmenin oldukça etkili ve düşük maliyetli bir yolu olabilir.

Kimse Bana Hiçbir Şey Söylemiyor:
Diğer bir yaygın sorun, üst düzey yöneticilerin yaptıklarıyla ilgili nadiren bilgi alışverişinde bulunmaları ve genellikle yalnızca kendi ayrı gündemlerini takip etmekle meşgul olmalarıdır. Stratejik konuları düzenli olarak tartışan ortak sahipler bulmak nadirdir. Firma için ve kendileri için ne istedikleri konusunda fikir alışverişinde bulunmazlar ve genellikle şirketin nasıl ve hangi yönde büyümesini istediklerini tartışmazlar. Bunun sonucu olarak pek çok firma, özellikle teknik yönelimli işletmelerin geleceğe yönelik net bir misyonu veya vizyonu bulunmamaktadır. Bu nedenle, pozitif ivme kazanmak için durmaksızın mücadele ederler. Ve ergo; kayadaki bir ilişki.

Bir firmanın tek bir sahibi olması dışında, bu tür problemler ortadan kaldırılamaz, ancak en aza indirilebilir. Tercihen üst yönetim ile birlikte firmanın yönetim kurulunun üç ayda bir yapılan toplantıları firmanın yıllık programının bir parçası olmalıdır. Bu tür toplantıların amacı, yalnızca firmanın karşı karşıya olduğu stratejik konuları tartışmak ve firmanın iş planını izlemek olmalıdır. Elbette, iyi tanımlanmış misyon, vizyon, stratejiler, hedefler ve eylem öğeleri içeren, düzgün bir şekilde hazırlanmış bir iş planından çalışmayan herhangi bir işletmenin er ya da geç neslinin tükeneceği ya da ciddi bir belaya gömüleceği varsayılmaktadır.

Ben her zaman Baskı Altındayım:
Çoğu teknik işletme ve departman, yalın bir temel ekibi tutmayı, birçok görevi dış kaynaklara almayı ve isteğe bağlı üretimi gerçekleştirmeyi daha verimli ve daha karlı bulmuştur. Bunun bir sonucu olarak, bir proje hakkında önemli bilgileri zamanında alamamaktan sık sık şikayet eden birçok teknik yöneticinin bulunması olağandır. Sonuç olarak, çılgınca bir son teslim tarihini geçmek için aniden uzun saatler çalışmaları gerektiğini hissederler, bu da düşük çıktı kalitesiyle sonuçlanabilir.

Günümüzde oldukça yaygın olarak kullanılan çok yönlü yazılım araçlarının yanı sıra proje yönetimi ilkelerini anlamayan veya uygulayamayan teknik kafalara sahip olmak işe yaramaz. Aslında, her departmandaki kilit ekip üyeleri sağlam proje yönetimi becerilerine sahip olmalıdır. Ancak bu şekilde, görevlerin düzenli olarak nasıl ilerlediğini bilirler. Proje ekibinde bulunan ve bilgisayar tarafından hizmet verilmeyen diğer kişiler için, en az haftalık olarak basılı bir rapor bulundurulmalıdır. Tüm proje yöneticileri, tüm proje ekibine ve tercihen müşteriye her Pazartesi öğlene kadar iletilmesi gereken tek sayfalık haftalık bir not hazırlamayı öğrenmelidir. Böyle bir not, önceki hafta proje üzerinde ne yapıldığını, bu hafta içinde ne yapılacağını ve ayrıca müşterinin bilmesi gereken konuları veya endişeleri belirtmelidir. Bu süreç yönetimi, proje ekibi ve müşteri ile düzenli olarak iletişim kurmaya ve sorunlar kötü sorunlara dönüşmeden önce yüzleşmeye zorlayacaktır.

Yetersiz iletişim, müşteri ilişkilerine zarar verebilir ve personelin moralini bozabilir. Bir firmanın ivmesini aniden durdurabilir. Başarılı şirket veya departman CEO’su, bu süreçte teşebbüsleri içindeki iletişim hatlarını açmak için zaman ayıranlardır.