Proje Yönetimi – Planlar

Teklifi bir araya getirdiğinizde, en önemli dokümantasyon parçalarınızdan biri Proje Yönetim Planı idi. Bu belge bundan sonra sizin İnciliniz olacak, özellikle de bir çubuk grafik veya benzeri bir şekil alacak ve muhtemelen ofisinizin duvarına asmak isteyeceğiniz program planı. Bu, başta ödeme kilometre taşları olmak üzere tüm önemli tarihler ve kilometre taşları dahil olmak üzere size projenin durumunu bir bakışta gösterecektir. Planınız, her kilometre taşı için ayrıntılı etkinlikler kullanılarak formüle edilmişse, kilometre taşı sahiplerine bunların hala geçerli olup olmadığını kontrol etmeniz gerekecektir. Ayrıntılı aktiviteler kullanmadıysanız, şimdi başlamak isteyebilirsiniz. Başarılı Proje Yönetiminin sırrının detaylara dikkat etmek olduğuna inanıyorum. Karmaşık bir projede, bir kilometre taşının sonuçlandırılması için hayati olduğu ortaya çıkan, görünüşte önemsiz küçük bir iş veya öğenin izini kaybetmek çok kolaydır. Ekibinizin, özellikle erken dönüm noktaları için ihtiyaç duyacakları her küçük şeyi düşünmesini sağlayın ve planın her zaman güncel olduğundan emin olun.

İlk dönüm noktalarından biri, neredeyse tüm diğer belgelerinizin yanı sıra Proje Yönetim Planını resmi olarak yayınlamak olacaktır, çünkü bunlar yalnızca teklif için taslak olarak yayınlanmıştır. Bu, Kalite Planınızın, Geliştirme Planınızın (varsa), Alt Sözleşme Yönetim Planınızın ve Konfigürasyon Yönetim Planınızın kıdemli personeli tarafından gözden geçirme ve imzalama işlemlerini organize etmek anlamına gelir. Daha sonra bunların müşterinize teslim edilmesi ve müşteriniz tarafından kabul edilmesi gerekecektir.

Risk Yönetim Planınız başka bir önceliktir ve ayrıca sürekli güncellenmesi ve gözden geçirilmesi gerekecektir. Risk Yöneticinizin tüm risk sahipleriyle erken bir riskin ele alınmasını etkileyebilecek yeni bilgiler olup olmadığını kontrol ettiğinden emin olun. Örneğin, risklerinizden birinin, yazılım mühendislerinizden birinin yalnızca size yarı zamanlı olarak ulaşabileceğidir, çünkü Project X çok önemli bir dönüm noktasına yaklaşıyordu ve ekstra kaynaklara ihtiyaç duyabilirdi. Teknik Lideriniz şimdi size Proje X’in bu dönüm noktasına sorunsuz bir şekilde ulaştığını ve yazılım mühendisinize ihtiyaç duymayacağını söylüyor. Artık bu riski listenizden kaldırabilirsiniz, artık bunun için endişelenmenize gerek yok ve geri çekilme veya azaltma planlarını yerine getirmeniz gerekmeyecek. Risk Yönetimi karmaşık bir konudur, bu nedenle burada daha fazla araştırmayacağız, iyi bir proje yönetimi için çok önemli olduğunu söylemek yeterli.

Son olarak, planlar konusunda, Tedarik Müdürünüzün, varsa alt yüklenicilerinizden ihtiyaç duyulan planları izlediğinden emin olun. Bunlar, karmaşık alt sözleşmeler için bağımsız planlar olabilir veya yalnızca bazı proje planlarınıza katkıda bulunan bir paragraf olabilir. Her iki durumda da, belge paketinizin müşterinize teslimine proje yönetimi incelemesi ve dahil edilmesi için zamanında teslim edilmeleri gerekir.