Zaman Yönetimi Sorunlarını Çözme

Açık ve net bir rol ve sorumluluk anlayışına sahip olmak, başarılı yöneticilerin üzerinde çalıştığı temel taşlardan biridir. Bu olmadan, yönetici hangi faaliyetlere öncülük edeceğinden, katılacağından, öveceğinden, ödüllendireceğinden, disiplinli olacağından veya katılmayacağından emin olamaz. Yöneticiler kaçınılmaz olarak faaliyetlere dahil olacak ve yapmamaları gereken faaliyetlerin sorumluluğunu alacaklardır. Daha kötüsü, yöneticinin sorumluluk alanları göz ardı edilecektir. Yöneticinin rolü ve sorumlulukları belirsiz olduğunda, kişisel iş yükünü ve diğer bireyleri ve ekipleri etkili bir şekilde yönetmek mümkün değildir. Çözüm, bunların tartışılması, açıklığa kavuşturulması ve kararlaştırılması ve diğer yöneticilere ve operasyonel çalışanlara iletilmesidir. Yönetici ve bölüm müdürü daha sonra düzenli olarak rol ve sorumlulukları gözden geçirmeli ve gerektiğinde ayarlamalar yapmalıdır.

Rol ve sorumluluklar nispeten daha kolay kararlaştırılabilirken, yetki derecesi sorunu genellikle daha zordur. Faaliyetlerden sorumlu olan ancak, örneğin, gerekli yerel faaliyet değişikliklerini yapma yetkisi olmayan, bütçeleri yönetmede esnek olan, iyi performansı öven veya ödüllendiren veya kötü performansı disiplin altına alan bir yönetici, ilerlemeyi geciktirebilecek, tüketebilecek güçlüklerle karşılaşacaktır. gereksiz zaman, operasyonel çalışanların kafasını karıştırır ve yöneticinin statüsüne zarar verir. Çözüm, hat ve uzman yönetimiyle, genel anlamda ve aynı zamanda belirli kararlarla ilgili olarak yöneticinin alanlarını ve yetki derecesini tartışmak ve kararlaştırmaktır. Bir kez anlaştıktan sonra, bu diğer yöneticilere, bireylere ve ekiplere iletilmelidir.

Çoğu kuruluşta değişimin hızı ve faaliyetlerin karmaşıklığı, tahmin etmek, planlamak ve önceliklendirmek için gerekli olacak şekildedir. Bu yapılmadığı takdirde yönetici potansiyel sorunlara karşı savunma yapamayacak, önemsiz faaliyetlerle zaman kaybedecek, önemli süreleri kaçıracaktır. Tüm bu olumsuz etkiler, daha sonra, yöneticinin karşılaştığı sorunları daha da kötüleştirecektir. Çözüm, bir tahmin, planlama ve önceliklendirme sistemi benimsemektir. Önceliklendirme, üst yönetim ve uzmanlarla görüşülerek belirlenebilir ve ardından ekibe iletilebilir. Faaliyetler sonuçlarla, hedeflerle, son tarihlerle bağlantılı olmalıdır, böylece katılan herkes faaliyetin amacından haberdar olmalıdır. Bu sürecin bir parçası olarak, yönetici diğer bireyleri ve ekipleri uygun şekilde dahil etmeli ve planları ve öncelikleri dahil olan herkese iletmelidir. Bu şekilde, yönetici faaliyetlerin kontrolünü elinde tutacak, olası zorluklara hazırlıklı olacak ve kilit meslektaşların desteğini alacaktır.

Buna yukarıdaki bölümden ayrı olarak bakıyoruz çünkü gerçekçi olmayan son tarihler belirlemek birçok zaman yönetimi sorununun gizli bir nedenidir. Yönetici, son teslim tarihlerinin ulaşılabilir olduğundan emin olmalıdır, aksi takdirde bu sürelere uyulmaması, diğer sonuçları ve son tarihleri ​​etkileyecek ek bir sorun haline gelecektir. Bununla birlikte, bir planın mükemmel olduğunu kanıtlaması nadirdir ve son tarihler tehdit altına girer ve değiştirilmesi gerekebilir. Çözüm, son teslim tarihlerinin olabildiğince gerçekçi bir şekilde belirlenmesini ve koşulların değişmesi durumunda, son tarihin karşılanmasını sağlamak veya yeni bir tarih belirlemek için uygun düzeltici önlemlerin alınmasını sağlamaktır. Bu değişime yanıt verme esnekliği, planın bir parçası olmalıdır. Büyük projelerde, bilinen potansiyel tehditlere uygun müdahalelerin yapılmasına izin vermek için acil durum planları olmalıdır.

Genellikle bu, bireysel yöneticinin doğrudan hatası değildir, daha çok faaliyet alanlarını yetersiz kaynak bırakan kurumsal kararlardan kaynaklanır. Ancak, bireysel yöneticilerin uğraşması gereken bir sorundur. Fiziksel veya finansal kaynakların yetersiz olduğu durumlarda, yönetici tahmin yaparken, planlarken ve önceliklendirirken bu faktörleri dikkate almalıdır. Herhangi bir kaynak yetersizliği konusunda gerçekçi olmak gerçekçi bir plan üretecektir. Kaynak sıkıntısı insanlardan biri, insan gücü ise, aynı planlama yaklaşımı benimsenmelidir. Bununla birlikte, insan kaynaklarının öngörülen kıtlığı durumunda ve özellikle beklenmedik kıtlıklar ortaya çıktığında, yöneticinin ek görevler, roller, sorumluluklar üstlenmesi ve bunları mevcut iş yüküne eklemesi gibi ek bir tehlike de vardır. Aşırı acil durumlar ve çok kısa süreler dışında, mümkünse bundan kaçınılmalıdır. Ek iş yükü ile aşırı yüklenmişse yöneticinin etkili bir şekilde yönetmesi imkansızdır. Daha da kötüsü, bilgi, beceri, uzmanlık veya fiziksel özellikler açısından bu faaliyetleri yüksek standartlarda yürütmek için genellikle uygun olmayacaklardır. Yönetici kilit alanlardaki kontrolü kaybettiğinden ve üstlendiği uygunsuz işte kabul edilebilir bir standartta performans gösterememesi nedeniyle saygısını yitirdiğinden, sonuç potansiyel olarak oldukça zararlı olabilir. Çözüm, başka bir çözüm bulmaktır. Bu şunlar olabilir: Eksik kaynakları hesaba katmak için planı ve son tarihleri ​​ayarlamak; ek kaynaklar için müzakere; düşük öncelikli faaliyetlerden uygun kaynakları getirin. Bazı organizasyonlardaki kültür nedeniyle, yöneticiler için bu kadar iddialı, pozitif eylemde bulunmak zordur, ancak üst yönetime güçlü, mantıklı bir vaka sunulursa, çoğu gerekli kaynakları sağlama veya planı ayarlama gerekliliğini kabul edecektir.

Bu, sorunların önemli bir nedenidir. Bunun merkezinde, delegasyonun rolünün anlaşılmaması var. Yetkilendirme anlaşılmadığından, yöneticiler birçok yetkilendirme tuzağına düşmektedir: bazıları yetkilendirmenin ne zaman gerekli olduğunu anlamaz; bazıları kendilerini daha uzman veya daha güvenilir olarak gördükleri için belirli görevleri kendi başlarına yapmanın daha iyi olduğuna inanıyor; bazı delege ama yanlış kişilere; diğerleri yetkilendirirken yetersiz bilgi verir; çoğu, devredilen kişiye yeterli desteği vermez; çoğu yetki verilen faaliyeti izlemez; çoğu yetki verilenlerin performansını gözden geçirmez; bireylerin devredilen faaliyetler ve sorumluluklarla nasıl başa çıkılacağı konusunda eğitim ve gelişim almasını neredeyse hiç garanti etmiyor. Çözüm, yetkilendirme hakkında bilgi edinmek ve bu aktivitede en iyi uygulamayı benimsemektir. Etkili yetkilendirme, yöneticinin diğer konulara odaklanmasını sağlar, bireylerden ve ekiplerden olumlu yanıtlar üretir ve bireyler ve ekipler geliştirir. Yöneticinin iyi yapmayı öğrenmesi gereken çok değerli bir tekniktir.

Toplantılar gereklidir, ancak verimli toplantılar olmalıdır. Yöneticinin etkili bir şekilde yönetmesi gereken iki tür toplantı vardır. İlk tür, yöneticinin toplantıyı lideri, başkanı, arayan olduğu toplantıdır. Bunlarla, onları üretken hale getirmenin çözümü, onları yerleşik en iyi uygulamaya göre yönetmektir. Yöneticinin tamamen katılımcı olarak katıldığı toplantılar da yönetilmelidir, ancak yöneticinin bilgi alma ve sunma fırsatını en iyi şekilde kullanması, karar almaya katkıda bulunması ve olumlu ilişkiler sürdürmesi anlamında.

Yetersiz, yanlış, geçersiz, geçerliliğini yitirmiş, ilgisiz bilgiler hatalı kararlara yol açacak ve bu da yöneticinin (ve diğerlerinin) zaman yönetimi üzerindeki kontrolünü olumsuz etkileyecektir. Kalitesiz bilginin olağan nedeni, bilgi toplamak ve analiz etmek için etkili bir sistemin olmamasıdır. Bu, dış çevre bilgileri ve iç izleme, kontrol ve faaliyetin gözden geçirilmesi ile ilgili olabilir.

Zayıf zaman yönetiminin ve bunun sonucunda ortaya çıkan sorunların altında yatan sebep, yöneticinin kişisel davranışıdır. Yöneticilerin yukarıda açıklanan sorunlara verdikleri yanıtın yanı sıra, durumu kötüleştiren bir dizi olumsuz kişisel davranış da vardır:

Girişkenlikten yoksun olmak: Çatışmayla başa çıkamama veya düşük performans gibi sorunlara yol açmak. Düzensiz bir yaklaşıma sahip olmak: dağınık bir masa tarafından görülebilir, kişisel teslim tarihlerini karşılamak için acele etme, raporları geç teslim etme. Kontrolü kaybetme korkusu: yetki verememe ve aşırı durumlarda tatil yapmayı veya meşru hastalık yokluğu yapmayı reddetme. Mükemmeli hedeflemek: İmkansız bir hayal ama bazı yöneticilerin durmaksızın peşinden koştuğu bir hayal. Görevleri tamamlayamama: önceki davranışla bağlantılı olarak, bu, iş yükünün artmasına ve gereksiz baskıya yol açan ve çoğu zaman başkaları üzerinde olumsuz etkileri olan bir zayıflıktır. Aşırı hırslı olmak: Bazı yöneticiler, büyük bir iş yükünü yönetiyor gibi görünmenin veya kilit görevleri kişisel olarak yerine getirmenin çekici nitelikler olarak görüleceğine ve terfiye yol açacağına inanırken, bunun tersi genellikle doğrudur. Olaylara aşırı tepki verme: olaylara yeterince yansıtma, analiz, tartışma, tartışma ve uygunsuz ve potansiyel olarak zarar verici bir yanıtla acele etme. İşi reddetme yetersizliği: çok fazla iş üstlenmek ve artan kişisel stres seviyeleri, düşük kaliteli sonuçlar ve başkalarıyla çatışmalar açısından potansiyel olarak zarara neden olmak. Zor kararlarla başa çıkmada ya da zor eylemlerde bulunmada erteleme: zaman yönetimi sorunlarına neden olan ancak aynı zamanda kriz düzeyine ulaştıklarında hasara neden olabilecek görevlerin ve sorunların oluşmasıyla sonuçlanır. Meslektaşlardan, ziyaretçilerden, telefon görüşmelerinden, e-postalardan gelen kesintileri yönetmemek: istenmeyen kesintilerle nasıl başa çıkacağınızı planlamamak, kendi öneminizi abartmak, çok kolay ulaşılabilir olmak, açık kapı politikasına sahip olmak, müsait olmayan zamanlar olmamak, suç işlemekten korkmak diğerleri, uygunsuz bir yerde çalışıyor.

Çözüm, açıkça yöneticinin davranışlarını değiştirmesidir. Ancak bu kolay değil. Bu, yalnızca kişisel gelişim faaliyetine davranış değişikliği yapılarak ve bölüm yöneticisi, uzman yardımı ve diğer meslektaşların desteği ile başarılabilir. Elbette yönetici, nedenleri belirlendikten sonra bazı bağımsız adımlar atabilir, ancak çoğu kişi bir sorun olduğunu anlayamaz. Çoğu yönetici, davranışlarının kendilerine zaman yönetimi zorluklarına ne ölçüde neden olduğunun farkında değildir. Değerleme ve diğer performans geri bildirim kanalları, zaman yönetimi performanslarını incelemek için tüm yöneticiler tarafından proaktif olarak kullanılmalıdır. Eksikliklerin tespit edildiği durumlarda, yöneticilerin kişisel gelişim planının bir sonraki aşamasına uygun düzeltici faaliyetler yerleştirilmelidir. Belirlenen alanlarda iyileştirme, yöneticilerin gelecekteki performansının izlenen ve değerlendirilen yönlerinden biri haline gelir.

İşyerinde zamanı başarılı bir şekilde yönetmek kolay bir iş değildir. Bununla birlikte, zorluklara rağmen, burada önerilen çözümleri uygulayarak yönetici rollerini, sorumluluklarını ve iş yükünü etkili bir şekilde yönetebilecektir. Başkalarının yardımıyla ve tutarlı, olumlu, düşünceli bir yaklaşımın uygulanmasıyla yönetici, zamanı etkili bir şekilde yönetebildiğini görecektir.