Stratejik Seviye Toplantı İhtiyaçlarını şu şekilde analiz edin: stratejik yönü ve hedefleri ve üst düzey operasyonel hedefleri göz önünde bulundurarak; bu alanlarda iletişim ve karar alma ihtiyaçlarını karşılamak için uygun bir toplantı yapısı belirlemek. Mevcut Toplantı Yapısını şu şekilde değerlendirin: üst düzey toplantıların mevcut yapısını ve formatını analiz ederek: mevcut toplantıların sıklığını, formatını, katılımını ve sonuçlarını belirleyerek ve değerlendirerek; bu bulguları önceki aşamada belirlenen ihtiyaçlarla karşılaştırmak. Bu iki aşama kritiktir. Her alanda ve her düzeyde, kuruluşların liderleri, mevcut ve öngörülen hedeflere karşı düzenli ve titiz bir değerlendirme olmaksızın statükonun yerinde kalmasına izin vermemelidir. Aynı şey üst düzey toplantılar için de geçerlidir. Mevcut stratejik yön ve hedeflerin ihtiyaçlarını karşıladıklarından emin olmak için katılım, format, sıklık ve sonuçlar düzenli olarak değerlendirilmelidir.
Aşağıdakileri yaparak, mutabık kalınan Toplantı Yapısını oluşturun: tüm üst düzey paydaşlarla önerilen değişiklikleri bilgilendirerek ve tartışarak; revize edilmiş veya yeni yapıyı kabul etmek ve uygulamak; gerektiğinde yeni roller ve yaklaşımlar için eğitim sağlamak. Üst düzey toplantıların mevcut çerçevesini ve formatını değiştirmek, kaçınılmaz olarak bazı aksamalara ve muhtemelen bazı çatışmalara neden olacaktır. Bununla birlikte, kuruluşun stratejik yönünü destekleyen ve katkıda bulunan, kuruluşun her düzeyde ve tüm faaliyet alanlarında yürürlükte olan yapıları ve süreçlerine sahip olması esastır. Toplantılar iletişim, bilgi yönetimi ve karar alma süreçlerinin önemli bir parçasıdır ve bu nedenle bu işlevlerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde şekillendirilmeli ve yönetilmelidir. Bu alandaki değişikliğin getirdiği her türlü güçlük çözülmeli ve üstesinden gelinmelidir.
Lider için toplantıların planlanması: uygun olduğunda, toplantı amacını meslektaşlarla tartışarak ve kararlaştırarak; toplantının amacına karar vermek; toplantının sonuçları olarak açık ve kesin hedefler belirlemek; kimin katılacağına karar verirken, bu varsayılan olarak bir liste olabilir, yine de bunu düzenli olarak gözden geçirmek gerekir; toplantı için uygun bir tarih, saat ve yer belirleyin, yine bir temerrüt geçerli olabilir, ancak düzenli olarak gözden geçirilmelidir; tüm katılımcılara ve diğer tüm paydaşlara bir gündem yayınlayın; katılımcıların aşina olması için destekleyici bilgileri zamanında yayınlayın; gerektiğinde toplantı öncesi görüşmeler düzenlemek; gerekli idari düzenlemelerin yapılmasını sağlamak; kişisel katılım hazırlığını tamamlayın. Katılımcılar için toplantılar için planlama, şu yollarla: tüm katılımcıların toplantıya profesyonel olarak hazırlanma yükümlülüklerinin bilincinde olmasını sağlayarak; Katılımcıların toplantıya etkili bir şekilde katkıda bulunmalarını sağlamak için gerekli tüm bilgilerin verilmesini sağlamak; toplantıyla ilgili belirli endişeleri veya ihtiyaçları olan katılımcılarla toplantı öncesi tartışmalar düzenlemek; gündemi bireysel katılımcıların meşru özel ihtiyaçlarını hesaba katacak şekilde ayarlamak. Her bir toplantının etkili olmasını sağlamada planlama en önemli aşamadır. Tüm temel faaliyetlerde olduğu gibi, uygun hazırlık başarının anahtarıdır. Düzenli olarak planlanan toplantılar bile yukarıda açıklanan şekilde hazırlanmalıdır. Düzenli toplantıların güvenilirliğini ve etkisini yitirmesinin en yaygın nedeni, her toplantıya yeterli bireysel ilgi gösterilmemesidir. Amaç, istenen sonuçlar, katılımcılar, format, sıklık, zamanlama, konum, düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Lider, her toplantının profesyonelce yönetilmesini ve amacının ne lider, ne başkan ne de katılanlar açısından hazırlık eksikliğiyle sulandırılmamasını sağlamalıdır.
Toplantılara Etkili bir şekilde başkanlık ederek: yukarıda açıklandığı gibi tam olarak hazırlanarak; son hazırlıkları denetlemek için önceden varmak; katılımcıları geldiklerinde karşılamak; toplantıyı kararlaştırılan zamanda başlatmak; yeni katılımcıların tanıtılması; toplantının formatını özetlemek; toplantının amacını yineleyerek; gündemi yineleyerek; her gündem maddesine ilişkin tartışmanın doğasını ve yönünü şekillendirmek ve kontrol etmek; her katılımcının uygun şekilde katkıda bulunmaya teşvik edilmesini sağlamak; olabildiğince objektif kalmak; ilerlemeyi ve kararları uygun aralıklarla özetlemek; her gündem maddesi için ve genel olarak harcanan zamanı yönetmek; kilit tartışma noktalarını ve alınan kararları gözden geçirmek; bireysel ve toplu takip faaliyetlerinin onaylanması; katılımcılara katkılarından dolayı teşekkür etmek; katılımcılara bir sonraki planlanmış toplantıyı hatırlatmak; toplantıyı resmi olarak kapatın. Başkan rolünü üstlenirken lider son derece görünürdür ve toplantıyı yönetme biçimleri katılımcılar tarafından değerlendirilecek ve liderlerin yeteneklerine ilişkin fikirlerine katkıda bulunacak veya bunları azaltacaktır. Bu nedenle lider, toplantılara şahsen başkanlık ederken bunu profesyonel, sağlam ama adil bir şekilde yapmasını sağlamalıdır. Bazıları bir toplantı başkanının tarafsız kalması ve tamamen kolaylaştırıcı olarak hareket etmesi gerektiğini iddia etse de, Başkan aynı zamanda örgütün lideri veya liderlerinden biri olduğunda bu mümkün değildir. Bununla birlikte, başkan olarak hareket ederken, lider etkili bir şekilde kolaylaştırmak için her türlü çabayı gösterirken, uygun olduğunda kendi görüşlerini de sunmalıdır. Zor bir rol, ama iyi yapılması gereken bir rol.
Etkili bir şekilde takip edin: Tüm önemli tartışma noktalarının, ortaya çıkan sorunların, alınan kararların, kararlaştırılan eylemlerin doğru bir şekilde kaydedilmesini sağlayarak; toplantı tutanaklarının katılımcılara dağıtılması; takip eylemlerini gerçekleştirmeyi kabul eden katılımcılardan eylem planları talep etmek; takip eylemlerindeki ilerlemeyi izlemek; katılımcılardan toplantının etkinliği hakkındaki görüşleri hakkında geri bildirim almak; yaklaşımı gelecekteki toplantılara gerektiği gibi ayarlamak.
Özetle: Üst düzey toplantıları yönetmek teknik olarak basit görünse de, bu toplantılar stratejik düzeydeki iletişim sürecinde kritik bir rol oynar ve etkisiz ise bu faaliyetin kalitesine ciddi şekilde zarar verir. Ek olarak, kötü yönetilen toplantılar liderler ile ekip ve ekip üyeleri arasındaki ilişkilere zarar verebilir. Üst yönetim toplantılarının amacı, bilgilendirmek, tartışmak, kararlar için destek sağlamak ve teyit etmek ve organizasyonun stratejik yönü için sürekli destek veya değişiklik konusunda anlaşmaktır. Liderin rolü, bu toplantıların etkili bir şekilde planlanmasını ve yönetilmesini sağlamak, sonuçlar açısından verimli olmasını ve üst düzey iletişim kalitesinin korunmasına katkıda bulunmaktır.
GIPHY App Key not set. Please check settings