Zaman Çizelgelerini Toplamak Neden Bu Kadar Zor?

Bu çok tanıdık bir hikaye: Cuma öğleden sonra ve nakit akışınızın kontrolünü elinizde tutmak için hesaplarınızı bitirmeniz ve faturaları almanız gerekiyor. Personel zaman çizelgelerinize bakın ve tahmin ettiğiniz gibi, personelinizin birçoğunun henüz bunları göndermediğini görürsünüz. Onları kovalıyorsunuz, sadece personelinizden birinin müşteri sitesinde bir toplantıda olduğunu ve iletişime geçilemeyeceğini ve birkaç kişinin daha hafta sonu için ayrıldığını öğrenmek için. Sonra üç kez zaman çizelgelerini yapmaları söylenmesi gerekenler var. Bununla nasıl başa çıkacak ve işinizi yürütmek için hala zamanınız olacak?

Bu tür bir durum ortaya çıktığında başa çıkmanın birkaç yöntemi vardır. En iyi planlamayla bile kendinizi bu durumda bulma olasılığınız her zaman vardır, bu yüzden bir tür başa çıkma stratejisine sahip olmanız gerekir. İşte kullanabileceğiniz birkaç başa çıkma mekanizması:

1 Faturalandırmanızı yapmak için gelecek haftaya kadar bekleyin. Bu yöntem muhtemelen muhasebe açısından ele alınması en kolay çözümdür ve bu da eve erken gidebileceğiniz anlamına gelir! Ancak, şu anda nakit akışıyla mücadele ediyorsanız, bu bir seçenek olmayabilir.

2 Faturalarınızı bugün gönderin ve eksik zaman çizelgelerini gelecekteki faturalara ekleyin. Bunu yapmamak için pek çok neden vardır, çünkü yönetimde zorluk yaratabilir ve ayrıca müşterilerinizin kafasını karıştırabilir. Ancak, nakit sıkıntısı çekiyorsanız, en iyi seçenek bu olabilir.

Bununla birlikte, bu durumlarla baş etmenin en iyi yolu, asla gerçekleşmeyecek şekilde önceden plan yapmaktır. İşte bu zaman çizelgelerini daha acısız bir şekilde almak için kullanabileceğiniz kanıtlanmış birkaç yöntem:

1 Zaman çizelgelerini faturaları gönderme zamanından günler (veya haftalar) önce hazırlayın ve faturalama için ihtiyaç duymadan çok önce bunları aldığınızdan emin olun. Bu apaçık görünse de, kaç işletmenin bunu başarmakta güçlük çektiğine şaşıracaksınız.

2 Zaman çizelgelerini toplama görevini güvendiğiniz bir personele devredin. Bu, iyi olduğunuz şeylere daha fazla zaman ayırmanıza olanak tanır; işinizi yürütmek.

3 Personelin zaman çizelgelerini belirli bir zamana kadar göndermeleri için bir teşvik sağlayın. Bunu yapmanın en etkili yöntemi, zaman çizelgesi koleksiyonunu maaş bordrosu ile ilişkilendirmektir. Bunu yapmanın en iyi yolu değil, ama muhtemelen başka bir geç zaman çizelgesi görmeyeceksiniz!

4 Süreci olabildiğince otomatikleştirin. Çok sayıda seyahat personeliniz varsa, zaman çizelgelerini e-posta yoluyla göndermelerini sağlayın. Eksik zaman çizelgelerini talep etmeleri için personele otomatik olarak e-posta gönderecek sistemleri de yerleştirebilirsiniz.

Zaman çizelgelerinizde makul düzeyde ayrıntıya ihtiyacınız varsa, genellikle bir zaman izleme yazılımı çözümünden yararlanacaksınız. Personel, bilgisayarlarına kurulu ve kullanımı kolay bir programa sahip olabilir, bu sayede zaman çizelgesi bilgilerini çalışırken kolayca girebilirler. Bazı zaman izleme paketleri, zaman çizelgesi gönderme sürecini de otomatikleştirecek ve doğrudan muhasebe yazılımınıza bağlanarak hayatı herkes için kolaylaştıracaktır.

Herhangi bir zaman takip sisteminin başarısının anahtarı, kurum kültürünün entegre bir parçası olmasıdır. Bu nedenle personele, iş tanımlarının bir kısmının zaman çizelgelerinin son tarihlere kadar sunulmasını içerdiği konusunda bilgilendirilmesi gerekir. Personelin zaman çizelgelerini çalışırken oluşturmalarını ve günlük olarak göndermelerini sağlayabilirseniz, hem personel hem de yönetici için daha kolay olacaktır.

Zaman çizelgeleri, başarılı bir işi yürütmenin önemli ama çok gözden kaçan bir yönüdür. Doğru planlama ve sistemler uygulandığında, zaman çizelgesi oluşturma ve toplama, kuruluşunuzun günlük işleyişine sorunsuz bir şekilde entegre edilebilir.