Farklı ticari kuruluşlar, belgelerini yönetmek için farklı yazılım türleri kullanır. Bu yazılım, oluşturma, tam metin indeksleme, belgelerin farklı sürümlerini kontrol etme, alma vb. İşlevlerini yerine getirir.
Herhangi bir belge yönetimi yazılım sisteminin hayati bileşeni, oluşturulan ve saklanan belgeleri sınıflandıran ve izleyen doğal veritabanı yönetimi teknolojisidir. Veritabanı sistemi, kendisine gönderilen sorgu bazında, istenen belgeyi arşivlerden veya kontrolü altındaki belgelerden bulur ve alır.
Veritabanı yönetim sistemi, yetkisiz kişilerin bilgilere erişimini engeller. Yalnızca parolası olan kullanıcılar veritabanının tamamına veya bir kısmına erişebilir. Verilere yapılan herhangi bir ekleme, mevcut veritabanını değiştirmeden gerçekleştirilir. Sistem ayrıca kayıtların mükerrer kopyalarını filtrelemek için tasarlanmıştır.
Oluşturulan ve saklanan tüm belgeler için, veritabanı sistemi belgeler hakkında bir dizi bilgi üretir. Bu bilgiler belgenin kendisinden ayrı tutulur. Bilgiler, belgeyi oluşturan yazarın adını, oluşturulma tarihini, belgeye en son erişildiği durumu ve belgede yapılan sonraki değişiklikleri içerir. Sistem ayrıca, belgelerde yer alan ana konular veya konularla ilgili bilgilerin yanı sıra talep edilen belgeyle ilgili belgelerin ayrıntılarını da tutar.
Veritabanı sistemi güvenilir olmalı ve büyük hacimli metin tabanlı belge, görüntü, ses ve videoyu yönetmede yüksek düzeyde operasyonel verimliliğe sahip olmalıdır. Veritabanı, bir organizasyonda kurulu olan veri yönetimi yazılım sistemine bağlı olarak merkezi veya dağıtılmış olabilir. Belge profili bilgilerini tek bir veritabanında saklayan merkezi bir veritabanı, hızlı ve verimli arama sağlar, ancak belge profili havuzunda bir arıza veya bozulma olması durumunda bilgileri kaybetme riskiyle karşı karşıya kalır. Dağıtılmış bir veri tabanı sisteminde, bilgiler şirket ağına veya disk yapısına bağlı olarak çeşitli noktalara dağıtılır ve depolanır. Bu, arıza veya bozulma durumunda tüm bilgileri kaybetme riskini en aza indirir.
GIPHY App Key not set. Please check settings