Pek çok küçük işletme sahibine mükemmel müşteri hizmeti sağlamanın ne işe yaradığını sorun ve kibar olmak, hızlı hizmet vermek, verdiğiniz sözleri yerine getirmek gibi cevaplarınız var. Ancak bu yüksek teknoloji çağında, mütevazi mektubun bir iyi müşteri hizmeti sağlamada önemli bir rol. Yine de kaç kez bir özür mektubu aldınız ki bu sizi daha da fazla tatminsiz kılıyor? Verdiği mesaj, kullanılan dilin tümü sizi sarmak için tasarlandı!
Biraz dikkatli düşünerek, iyi hazırlanmış bir mektup şikayet eden bir müşteriye rahatlık sağlayabilir ve müşteri odaklı bir işletme olarak itibarınızı artırabilir. Bu yazıda harika bir mektubun nasıl yazılacağına dair bazı ipuçları paylaşacağım.
Ne için yazıyorsun?
Harika bir mektup yazmak için doğru zihin çerçevesinde olmalısınız. Bir şikayeti ele almak, bir soruyu cevaplamak veya sipariş verdikleri için onlara teşekkür etmek için mi yazıyorsunuz? Mektubu doğru bağlamda çerçevelemek, uygun dili kullanacağınız ve tonun doğru olacağı anlamına gelir. Bir şikayete yanıt veriyormuş gibi bir teşekkür mektubu yazmayı deneyin, mesaj tamamen farklıdır.
Kalemi kağıda dökmeden önce bir dakika düşünün ve amacınızın veya hedefinizin ne olduğuna karar verin.
Amacınızı belirtin
Neden yazdığınızı özetleyerek başlayın. Bir sorguya yanıt verdiğinizi veya sahip oldukları bir sorunu çözmek için mektubunuzu açın. Bu, okuyucuya neden onlarla iletişim kurduğunuzu açıklar ve mesajınızı kabul etmeleri için onları doğru zihin çerçevesine yerleştirir. Bir açılış özeti dikkatlerini çekecektir.
Bir W.I.I.F.M.
Hayır, bu belirsiz bir radyo istasyonu değil! WIIFM, benim için içinde ne var? Müşterinizle gerçekten ilgilenmek ve onları kendi tarafınıza çekmek için onlara bir fayda sağlamalısınız. Memnun hissetmeleri için mektubunuzdan bir şey almaları gerekir. WIIFM’leri ne olabilir? Şikayetleri çözülebilir; indirim kuponu alabilirler; sizi bir dahaki sefere kullandıklarında öncelikli bir hizmet. Uyumlu kişi küçükse, basit, içten bir özür yeterli olabilir!
Mektubunuzu dikkatlice inceleyin ve bir WIIFM anınız olduğundan emin olun.
Ben deme
Mümkün olan her yerde, mektubunuzu Is ile birlikte atmaktan kaçının. Okuyucu bana, bana, bana mektupları alırsa sizinle bağlantı kurmakta zorlanacaktır. Mektuplarınızı gözden geçirin ve mümkün olan her yerde ben yerine geçeceğim. Odağı okuyucuya çevirin. Onlara değerli olduklarını hissettirin.
Konuşurken yazın
1900’lerin başlarında yazılmış gibi okunan mektupları kaç kez aldığımı unutuyorum! Sıkıcı, katı ve modası geçmiş bir dille dolu. Yazma tarzınız konuşma tarzınızı yansıtmalıdır. Sonuçta, iyi müşteri hizmeti sağlamak, kısmen müşterinizle nasıl etkileşimde bulunduğunuza veya iletişim kurduğunuza bağlıdır ve mektuplar önemli bir rol oynar.
Bu yüzden mektuplarınızı gözden geçirin ve okulda mektup yazma derslerinde öğrendiğiniz ifadelerden kurtulun!
Lütfen bunu yapın
Harika bir mektup yazdıktan sonra, onun hiçbir şeye dönüşmesini istemezsiniz. Net bir eylem odaklı yaklaşıma sahip olun. Okuyucunuzun bir dahaki sefere ondan ne yapmasını beklediğinizi bildiğinden emin olun, bu fikri daha derinlemesine tartışalım, Ekteki formu doldurun ve postaya koyun, bana bir emir gönderin (biraz güçlü olabilir ama kesinlikle konuya !).
Yankılanan bir harekete geçirme ifadesi, bir mektubu bitirmenin harika bir yoludur ve müşteriye, iyi bir müşteri hizmetinin başka bir öğesinin ardından ne yapması gerektiğinden şüphe duymaz.
Birinden mektubunuzu kontrol etmesini isteyin
Çok önemli veya karmaşık bir mesaj içeren bir mektup yazıyorsanız, birinden onu okumasını istemeniz akıllıca olacaktır. Bu sadece yazımınızı kontrol etmek için değil, aynı zamanda okunabilirliği de kontrol etmek içindir. İletmek istediğiniz mesajın yapısı açık ve anlaşılır mı? Tamamen kaçırdığınız bir başkasının alacağı şeye hayran kalacaksınız!
İşte orada var. Olağanüstü müşteri hizmeti sağlama imajınızı daha da güçlendirecek, mükemmel bir mektubun nasıl yazılacağına dair bazı yararlı ipuçları.
GIPHY App Key not set. Please check settings