Organizasyonla Zamanınızı Kullanın

Para kazanmayı seviyorum ve mektupları açarken, faturaları öderken veya kağıt doldururken sevdiğim şeyi yapmıyorum. İşte dosyalama sisteminizi düzene sokmanıza ve size daha fazla zaman kazandırmanıza yardımcı olabilecek birkaç basit şey.

İkinci el ekipman sattıkları yerel yönetim varlık kurtarma mağazasından perakende maliyetinin çok altında iyi, kullanılmış bir dosya dolabı satın aldım. Garip bir şekilde, dolaptan çok klasörlere harcadım.

Yerleştirdiğim dolap, yaklaşık 27 inç yüksekliğinde, 36 inç genişliğinde ve 18 inç derinliğinde 2 çekmeceli bir yatay tip. Güne ve aya göre mevcut etkinliği izlemek için kullandığım en üst çekmece. Müşterileri yıllara göre takip etmek için kullandığım alt çekmece. Faaliyetleri ayırmak için renkli yasal boyutta asılı klasörler kullanıyorum.

Ayın her günü için 1’den 31’e kadar sayılarla 31 mavi klasörü işaretledim. Posta geldiğinde, onu açar ve ne zaman işlem yapılması gerektiğine karar veririm. Eylem günü için önemli kısmı dosyalıyorum, geri kalanını çöpe atıyorum ve genellikle masam 5 dakikadan daha kısa sürede temizleniyor.

Evlat, hiç boş klasör günlerinden hoşlanıyor muyum ve faturaları ödemem gereken günlerde klasörlere yapacak kadar çok şey ekleyerek yapıyorum. Ne kadar az gün kağıdı itmek o kadar iyidir. Eylem günü geldiğinde klasöre bakıyorum, gerekenler için zamanımı ayırıyorum ve bunu olabildiğince çabuk yapıyorum. Çekleri yazıyorum ve geri kalanını aylık bölüme dosyalıyorum, ardından günlük klasörü isteka arkasına taşıyorum ve yarın tarihini ilk sırada bırakıyorum.

Aylık klasörler ödenmiş, vadesi gelmiş ve alınmış olmak üzere üç gruptadır. Ücretli grup iki şekilde dosyalanır. İlk yöntem, banka, kredi kartı vb. Gibi alacaklının adıyla etiketlenmiş gri klasörleri kullanır. İkinci grup, yılın ayları ile etiketlenmiş sarı klasörler kullanır. Sarı klasörler, küçük nakit alımları da dahil olmak üzere o aya ait günlük harcama makbuzlarımı takip ediyor.

Vadesi gelen grup, geçerli olarak işaretlenmiş 1 turuncu klasör ve 30, 60 ve 90 gün olarak etiketlenmiş 3 kırmızı klasör içerir. Bir fatura düzenlediğimde veya bir ortaklık programından kazanç beyanı aldığımda, basılı bir kopya turuncu renkli dosyaya gidiyor. Ödeme alındığında, fatura veya hesap özeti, ödeme yapan müşteri veya bağlı kuruluş programı için adlandırılan yeşil renkli bir dosyaya konur. Ödeme yapılmazsa, kağıt kayıt 30, 60 veya 90 gün olarak işaretlenmiş klasöre aktarılır. Hesabın ne kadar suçlu olduğuna göre farklı işlemler yapıyorum ve tabii ki kırmızı klasörleri olabildiğince küçük tutmaya çalışıyorum.