Etkinliğinizi Düzenleyecek Doğru Kişilere Sahip Misiniz?

Jenny Jones, seminer yürütme konusunda hiçbir becerisi olduğunu asla düşünmezdi. Şirketinin sağladığı hizmetlerin tanıtımına yardımcı olmak için bir etkinlik organize etmesi istendiğinde işini sessizce ve yetkin bir şekilde yapıyordu. Neyse ki kendisi için gerekli tüm becerilere sahip olmadığını anında fark etti ve işe alım deneyiminden bazı ipuçları alarak diğer şeylerin yanı sıra kendini büyük bir stresten kurtardı ve bunu başaran bir ekip oluşturdu. mallar ve daha fazlası.

Neredeyse başka bir şey yapmadan önce, etkinlik organizatörü olarak semineri vermek için ihtiyaç duyduğu kişi sayılarının ve türlerinin bir listesini çıkarması gerektiğini fark etti. Her işe karşı, o rolde başarı için önemli olan yetkinlikleri ve zaferi taçlandırma potansiyelini artıracağını düşündüğü diğer özellikleri not etti.

Jenny’nin bir isim listesi oluşturmadığını fark edeceksiniz. Bu, özellikle sizinki büyük bir kuruluşsa, düşmesi kolay bir tuzak olabilir. Başarı için neye ihtiyacınız olduğuna karar vermek yerine, onları listeden çıkararak kimi gücendirmeyeceğinize karar vereceksiniz. Jenny’nin yaptığı gibi, insanların özelliklerini tanımlamanın resmi süreci, aslında size yalnızca en uygun kişileri kullanmanız için geçerli ve çoğunlukla kabul edilebilir bir neden sunuyor.

Sizinki, Jenny’nin çalıştığı gibi küçük bir kuruluşsa ve seçme lüksünüz yoksa, insanları belirtmek, işin içinde sahip olduğunuz becerilerle karıştırmak yerine aslında dışarıdan yardıma olan ihtiyacı vurgulayabilir.

İşte birkaç kişi spesifikasyonu örneği:

Sunucu: İyi iletişimci, iyi etki ve etki, teknik olarak bilgili, yönetici seviyesindeki delegeler için kabul edilebilir, detaylara dikkat

Kurs Yöneticisi: Kendine güvenen, mükemmel müşteri odaklılık, iyi planlama ve organizasyon, iyi etki sahibi, iyi girişim

Rezervasyon Yöneticisi: İyi bilgi toplayıcı, iyi düzenleyici, mükemmel müşteri odaklılık, iyi girişim

Tedarikçi Koordinatörü: İyi planlama ve organizasyon, iyi etkileme, iyi yönlendirme, iyi ekip çalışanı

Jenny, her işte en önemli beş özellik olduğuna inandığı şeyi seçti ve kritik hiçbir şeyi kaçırmadığından emin olmak için fikirlerine saygı duyduğu yönetim meslektaşlarından birkaçını kontrol etti. İnsanlardan ne yapmasını beklediğini açıkladı ve aldığı geri bildirimlere açık fikirliydi.

Etkinlik ekibini seçme ve bilgilendirme

Sizinki büyük bir organizasyonsa, en iyi kişileri işe almanızı sağlamak için resmi olarak reklam vermek isteyebilirsiniz. Birçoğu bu tür bir projeyi yeni beceriler ve deneyimler edinmek için bir fırsat olarak görecek ve takımda bir yer için rekabet etmeye istekli olacak.

Seçim süreciniz ne kadar zor olursa, reddedilen adayların kararınızı kabul etmesi o kadar kolay olur. Seçiminizi şirket restoranında beş dakikalık bir sohbete dayandırırsanız, adam kayırmakla suçlanabilirsiniz ve en kötüsü de size yardımcı olacak en iyi kişileri bulamayabilirsiniz.

Daima adayınızın becerilerine ve yetkinliklerine ilişkin kanıtlarda ısrar edin. Genel bir kural olarak, yakın zamanda benzer bir şey yaptılarsa, öğrenme eğrisini tekrar tırmanmadan sizin için aynısını yapma şansı o kadar artar. Zamanınız varsa, onlara rolü yerine getirebileceklerini gösterecek bir görev belirlemeniz faydalı olabilir. Yirmi kişinin hepsinin en iyisi olduklarını iddia etmesiyle karşılaştığınızda, bu onların gerçek yeteneklerini karşılaştırmanın harika bir yoludur.

Jenny gibi, kuruluşun içinden kilit rolleri yerine getiremiyorsanız, yalnızca bir ücret karşılığında yardım etmeye çok istekli birçok danışmanlık ve hizmet kuruluşu vardır. Tüm etkinliği yönetmekten rezervasyonlarınızı yönetmeye veya proje koordinasyon hizmetleri sağlamaya kadar her şeyi yapabilirler. Bazı çevrimiçi rezervasyon organizasyonları da telefonla rezervasyonları 24 saat esasına göre yönetebilir, ödeme sürecini yönetir ve sizin adınıza etkinlik sonrası değerlendirme yapabilir.

Ekibinizi bir araya getirip etkinliğin amacı hakkında konuşabileceğiniz bir zaman ayarlayın. Lütfen onlara sadece amaç belgesinin bir kopyasını VERMEYİN ve onun hakkında bildiğiniz her şeyi anlamalarını beklemeyin. Hepsinin çok farklı bakış açılarından soracakları çok alakalı soruları olacak ve hepsinin kendilerinden ne beklendiğini anladıklarından emin olmaları gerekiyor.

Kısa iş tanımları, sorumluluk ve hesap verebilirliğin sınırlarını tanımlayacaklarından ve daha sonraki bir aşamada herhangi bir şey kötü bir şekilde ters gitmesi durumunda hoş olmayan parmakla işaret etmekten kaçınacağından, burada yerinde değildir. Aşağıdaki başlıklar altında kendi iş tanımlarını yazsınlar:

* Dürbün
* Temel Sorumluluklar
* Başarı Ölçüleri

Bu size sadece onların anlayışları hakkında iyi bir fikir vermekle kalmaz, aynı zamanda proje boyunca mükemmelliklerini fark etmeniz için size motive edici bir araç sağlar.

Jenny Jones bu yaklaşımı kullandı; şirket seminerini vermek için çok yetenekli bir ekip bir araya getirdi ve özgeçmişine – Etkinlik Organizasyonu – yeni bir beceri ekledi.