Başarılı Takım Sözleşmeleri Oluşturma

Kaç kez katıldınız veya hayal kırıklığına uğrayan bir takımı duydunuz? Veya ilerleme kaydetmediklerini hissettiler mi? Ya da ne yapmaları beklendiği konusunda tamamen net değil miydi? Yoksa üstlerindekilerden destek aldıklarını hissetmediler mi?

Eğer benim gibiyseniz ve tanıdığım çoğu insansa, yukarıdaki sorulardan birine veya birkaçına evet diyorsunuz.

Bu zorlukları hafifletebilecek veya ortadan kaldırabilecek ve ekibi sağlam bir başlangıç ​​yapabilecek tek bir şey var. Bu tek şey bir takım tüzüğü.

Takım Şartı nedir?

Bir tüzük, ekibin amacını, sınırlarını ve anlaşmalarını açıklayan bir belgedir (ayrıntılar aşağıdadır). Ekibe sponsorluk yapan veya ekibi oluşturan ve ekipte yer alacak kişiler tarafından birlikte oluşturulur. Bu belgenin gücü, üzerine kaydedilen konuşmalardan ve anlaşmalardan gelir.

Güç, ulaşılan anlaşmalardan geldiğinden, belgenin formatı konuşmadan daha az önemlidir. Biçim ne olursa olsun, bir sonraki bölümdeki bileşenler dikkate alınmalıdır.

Neler Dahil?

Takım sözleşmeleri aşağıdaki alanları ele almalı ve ilgili soruları cevaplamalıdır.

Amaç ve Uyum. Bu ekip neden kuruluyor? Hangi amaca hizmet edecek? Hangi zorluğu, sorunu, sorunu veya fırsatı ele alacak? Bu ekibin çalışması, organizasyonun daha büyük hedefleri ve stratejileri ile nasıl uyumlu?

Hedefler ve Beklentiler. Bu takım için özel hedefler nelerdir? İşlerini tamamladığımızı ne zaman bileceğiz? Takımların Müşterileri ve Paydaşları kimler çalışıyor? İhtiyaçları ve beklentileri nelerdir? Başlangıçta görülebilecek engeller veya zorluklar nelerdir? Ölçülebilir sonuçlar ve zaman çizelgeleri ile hedefleri açıkça belirttiğinizden emin olun.

Roller. Takım lideri kimdir? Rolleri nedir? Kolaylaştırma, lojistik ve bilgi yönetiminden kim sorumludur? Paydaşlarla ve takım sponsoruyla iletişimden kim sorumlu olacak? Her kişi karar verme sürecine nasıl dahil olacak?

Yaklaşmak. Takım nasıl ve ne zaman buluşacak? Takımın kabul edeceği normlar veya temel kurallar nelerdir? Nasıl karar veririz? Bu şeyler ve görevlerin tamamlanması için birbirimizi nasıl sorumlu tutacağız? Ekibin ilerlemesini kim ve kime iletecek? Tüzüğünüz ayrıca ekibin yaşamındaki önemli aşamalara veya dönüm noktalarına yüksek düzeyde bir bakış içermeli ve bunları ana hatlarıyla belirtmelidir.

Beceri ve uzmanlık gerekli. Ekip başarısı için gerekli olacak becerilerin ve uzmanlığın bir listesini yapın. Ekipte bu becerileri ve perspektifleri sağlayabilecek kişiyi belirleyin. Becerilerdeki boşlukları belirleyin ve bu becerileri diğer kaynaklar aracılığıyla ekibe eklemenin bir yolunu belirleyin. Bu becerileri eklemek, takıma insan eklemeniz gerektiği anlamına gelmez. Bu, konu uzmanlarının en iyi şekilde belirlenebileceği ve başlangıçta katılmaya davet edilebileceği ve bir tüzük bunun gerçekleşmesine yardımcı olacağı anlamına gelir.

Kaynaklar gerekli. Bu proje için ne kadar zaman ve para bütçesine ihtiyaç olacak? Başka hangi kaynaklar gerekli olacak?

Yetki. Ekibin harcama konusunda ne düzeyde yetkisi var? Diğer kaynaklar için ne yetkileri var? Hangi onaylar kim tarafından istenecek?

Anlaşma. Tüm bu sorular ve maddeler belgelendikten sonra, tüzüğünüz takım sponsoru ve her takım üyesi tarafından imzalanmalıdır. Bu, anlaşmayı sağlamlaştıracak ve insanları sorumlu tutmayı kolaylaştıracaktır. Ayrıca, her ekip üyesinin sözleşmenin tamamını anlamasını ve tüm sözleşmeye dahil olmasını sağlar.

Takım Tüzüğünü Nasıl Uygulayabilirim?

Gerekli bir yapı olduğundan, tipik olarak bir takımı oluşturan ya da sponsor olan bir lider süreci başlatacaktır. Kuruluşunuzda bu olmazsa bunu mazeret olarak kullanmayın! Rolünüz ne olursa olsun, sizi bir sözleşmenin sağlayacağı açıklığa ve anlaşmalara götüren bir konuşma yapmak için destek alabilirsiniz.

Ekibinizi oluşturan ve / veya sponsor olan liderle birlikte ekibi bir araya getirin. Anlaşmalarınızı belgeleyen yukarıdaki sekiz öğe hakkında konuşun. Bir sözleşmeyi tek bir toplantıda tamamlayabilirsiniz veya insanların bitirmeden önce daha fazla bilgi toplamasını gerektirebilir – ekip çıktısının boyutu, karmaşıklığı ve önemi göz önüne alındığında mantıklı olanı yapın. Buraya yatırılan tüm zamanın birçok kez geri ödeneceğini unutmayın. Bunu yapma dürtüsüne ve eğilimine direnin ve işe devam edin.

Belge oluşturulduktan sonra, tüm tarafların birbirine bağlılığı ifade etmenin bir yolu olarak belgeyi imzalamasını sağlayın. Daha sonra, ekip toplantılarında ona atıfta bulunarak ve sağladığı sınırlar ve rehberlik konusunda doğru yolda kaldığınızdan emin olarak belgeyi güncel tutun. Zaman ilerledikçe şartta ayarlamalar, açıklamalar veya değişiklikler yapmanız gerekebileceğini de kabul edin. Tüm ekip üyeleri, lider ve sponsor hemfikir olduğu ve değişiklikleri imzaladığı sürece bu tamamen iyidir.

Önceden Uyarılmış Olun

Bir takım tüzüğü oluşturmak zaman alacak mı?

Kesinlikle.

Bazı insanlar konuşmayı bırakıp başlamak isteyecek mi?

Kesinlikle.

Bu gerçekleri tanıyın, ancak bir tüzük oluşturmak için işbirliği içinde harcanan daha da büyük bir zamanın, daha az hayal kırıklığı, gelişmiş üretkenlik ve daha iyi sonuçlar için geri ödeneceğini unutmayın.