Barkod Faks Gönderme İş Dokümanı İş Akışını İyileştir

Faturalar, gider raporları, satın alma emirleri, istihdam uygulamaları, talepler ve yasal sözleşmeler gibi faksla alınan önemli elektronik ve kağıt belgelerin günlük iş akışına güvenilir şekilde entegre edilmesi yaygın bir zorluktur. Bu belgeler, gelirle ilgili birçok iş süreci için kritik öneme sahiptir ve yine de hiç bitmeyen dosya dolapları dizisinde genellikle yanlış yerleştirilir, kaybolur veya yanlış dosyalanır.

Ek olarak, bu kağıt belgelerin çoğaltılması üretkenliği azaltır ve manuel işçilik yükü, faksın yeniden iletimi, kağıt, toner ve yazıcı aşınması ve yıpranması gibi günlük yumuşak maliyetleri artırır.

Bir kuruluşa barkod faksı dahil etmek, iş belgesi iş akışını ve kuruluşunuzdaki aşağıdaki departmanlara görev açısından kritik veri erişimini iyileştirecektir:

• İnsan Kaynakları Departmanları
• Borç Hesabı
• Alacaklar Hesabı
• Satış
• Pazarlama
• Hukuk Departmanları
• Üretim
• İmalat


Barkodlu fakslama ayrıca, özel form uygulamaları ve işleme prosedürleri satın alma veya geliştirme ihtiyacını ortadan kaldırmaya, kayıp belgeleri en aza indirmeye ve kuruluşunuzun sahip olabileceği tüm eDocument girişimlerine yardımcı olacaktır.

Barkod faksı nedir?

Barkod faksı, yaygın olarak fakslanan belgelerin tanımlama, yönlendirme, meta veri ve indeksleme amaçları için barkodlar verildiği bilgisayar tabanlı bir faks metodolojisidir. Barkod faksı uygulaması basittir, güvenilirdir ve kullanılan barkod sembolojisine bağlı olarak çok güvenlidir. Barkod fakslamada kullanılan barkod sembolojileri, en yaygın olarak Code 39, Code 128, PDF417 ve DataMatrix olarak anılan 1D ve 2D barkodları içerir. Microsoft Word gibi uygulamalar barkod yazı tiplerini desteklediği için Kod 39 ve 128 en ucuz ve uygulaması en kolay olanlardır. Code 39 ve 128 fontları internette ücretsiz olarak mevcuttur. PDF417 ve DataMatrix barkodları daha büyük miktarda veri tutabilir, Check Sum ve çeşitli şifreleme türlerini destekleyebilir. Bazı durumlarda, bu PDF417 veya DataMatrix’in uygulanması, tescilli uygulama gereksinimleri nedeniyle daha pahalıdır.

Barkod fakslama, asıl belgenin kendisiyle veya bir barkod faks kapak sayfasıyla gerçekleştirilebilir. Barkod bilgisayarda oluşturulur ve asıl belge / kapak sayfasına eklenir. Bir barkod eklemenin başka bir yöntemi, elde tutulan bir barkod yazıcı veya barkod etiketleme makinesidir. Barkod, belgenin dört köşesinden birine yerleştirilebilir ve kolayca tanımlanabilir. Barkodlu faks kullanırken biraz daha büyük yazı tipi boyutları kullanmanız önerilir çünkü faks belgeleri gerçek faks iletimi sırasında biraz küçülür. Akıllı faks donanımının kullanılması, küçülmeyi en aza indirir ve en yüksek kalitede faks görüntüleri sağlar. Bir barkodda yakalanan bilgiler belge türüne göre değişiklik gösterecektir. Faturalar için barkod, fatura numarasını, müşteri adını ve hesap numarasını içerebilir. Yönlendirildiği bölümün adını da içerebilir. Harcama raporları için barkod, çalışan kimlik numarasını, rapor ayını, ödenmesi gereken toplam tutarı vb. İçerebilir. İstihdam uygulamaları telefon numarası, sosyal güvenlik numarası, pozisyon başvurusu içerebilir. Bir barkod içinde bulunabilecek bilgiler sınırsızdır.

Barkodlu faks alındığında, faks sunucusu yazılımı barkodu okuma ve bilgileri veya meta verileri alma yeteneğine sahiptir. Bu meta veriler daha sonra a) Tanımlama, b) Yönlendirme, c) Depolama ve Teslim etme ve d) Belgeleri verimli ve etkili bir şekilde almak için kullanılır.

Özet

Barkod faksın kullanımı hiçbir şekilde yeni değildir. Ancak son birkaç yılda, çok işlevli cihazların (tarayıcı, faks, yazıcı, fotokopi makinesi) ve daha iyi görüntüleme teknolojilerinin piyasaya sürülmesiyle faks sunucusu, tarama, belge yönetimi, içerik yönetimi ve görüntüleme endüstrilerinde ilgi ve kabul görmüştür. , daha sağlam bilgisayarlar, işletim sistemleri, akıllı faks panoları ve uyumluluk ve düzenleme sorunlarını çözme ihtiyacı.