Telefonla İletişim

Her gün yaptığımız en yaygın şeylerden biri diğer insanlarla iletişim kurmaktır. İyi iletişim, insanların daha iyi anlaşılmasına ve belki daha da önemlisi başkalarının bizi tam olarak anlamasına olanak sağlayabilir. Bu özellikle iş dünyasında önemlidir.

İletişim araçları, fakslar ve e-posta gibi modern telekomünikasyonların ortaya çıkmasıyla yıllar içinde çarpıcı bir şekilde değişti, ancak yine de en yaygın kullanılan iletişim aracı telefon. Telefon, özellikle bir iş ortamında kullanıldığında çok güçlü bir araçtır ve birçok kişi önemini ve daha da önemlisi onu kullanan kişinin önemini hafife alır.

Potansiyel bir müşteri bir şirketi aradığında, o şirket hakkındaki ilk izlenimi, telefonu yanıtlayan kişi tarafından oluşturulur. Arayanın zihninde olumlu bir imaj geliştirmesini sağlamak için, aramayı cevaplayan kişi verimli, kendinden emin ve arayan kişiye güven uyandırabilecek yetenekte olmalıdır. Bu çok büyük bir sorumluluktur, ancak mevcut becerileri inceleyerek ve yenilerini uygulayarak bu zorluk aşılabilir ve standartlar korunabilir.

Profesyonel Telefon Teknikleri

Telefonu cevaplarken daima şunu unutmayın:
Arayanın şirketinizi aramayı tercih etmesinden memnun olmasını sağlamayı hedefliyorsunuz
Nezaketiniz ve yardımseverliğinizle arayan kişiyi etkilemeyi hedefliyorsunuz
Telefona kimlikle cevap ver

Görüşme sırasında:

Sözlüğe konuşarak açılış karşılama kimliğinizin siz ve kuruluşunuzun net bir şekilde ifade etmesini sağlamayı unutmayın. Her zaman arayanın adını isteyin ve kullanın, arkadaşça bir aşinalık izlenimi verir. Sıcak ve ilgili bir tonda konuşmak buna katkıda bulunacaktır.

Arayan kişiden beklemesini istemeniz gerekiyorsa – nedenini açıklayın. Bu durumda, aramanızı her 30 saniyede bir beklemeye alın ve arayan kişiye beklediği için teşekkür edin. Arayan kişinin endişeli ve yardım etmeye istekli olduğunuzu hissetmesini sağlayın; belirli bir zamanda geri aramayı kabul ediyorsanız, arama – sorgu veya talebe henüz katılmamış olsanız bile.

Hemen bir sorguya katılın, yoksa unutabilirsiniz. Başka öncelikler varsa, sorguyu not edin. Önce arayan kişinin telefonu kapatmasına ve “Aradığınız için teşekkürler” demesine izin verin

Her tür iletişimde olduğu gibi, telefonla konuşurken
iletişim kurma kolaylığınızı ve ayrıca iletmeye çalıştığınız mesajın anlaşılmasını etkileyecek bazı unsurlar. Telefonun kullanımını mektup yazma veya yüz yüze görüşme gibi yöntemlerle karşılaştırdığımızda, telefonun pek çok sınırlaması olduğunu görmek kolaydır. Okunacak yazılı bir kelime yok, bu nedenle söylediklerinizi akılda tutmak zordur. Vücut dili yoktur, sadece bu önemli izlenimi bırakacak sesiniz vardır. Sesi doğru kullanmak, üç alana özel dikkat göstermeyi içerir. Bunlar.

Hız
B – Açıklık
C Tonu

Hız
Çok hızlı konuşmak otomatik olarak engeller ve kafa karışıklığı yaratır. Arayan, söylemeye çalıştığınız şeyi kavramakta zorlanacaktır. Giden aramalar yaparken hazırlıklısınız ve [umarım] aramanın ne hakkında olduğunu biliyorsunuz. Hattın diğer ucundaki kişi muhtemelen aramayı beklemiyordu ve neredeyse kesinlikle o sırada tamamen ilgisiz bir şeye karışmıştı.

Çağrıları yanıtlarken yavaşlayın, herhangi bir soruyu veya soruyu yanıtlamadan önce düşünün.

B – Açıklık
Mırıldanmaktan kaçının. Açık ve net konuşun ama bunu bağırarak telafi etmekten kaçının.

C – Ton
Hız ve Netlik iyi olabilir, ancak bu olumlu bir ton olmadan hiçbir şey ifade etmez. Ruh haliniz ne kadar kötü olursa olsun, sesinizde görünmesine izin vermeyin. Seni öldürse bile dostça ve neşeli.

Dinle!
Telefonda olması gereken bir diğer önemli iletişim becerisi de dinlemedir. Müşterileri dinlemek, belki de herkesin yapabileceği en önemli şeylerden biridir. Sorular sorun ve sonra geri çekilin. Çok fazla istememeye çalışın. Kendi sözlerini söylemelerine izin verin.

İyi, profesyonel telefon becerileri bir şirketin itibarı için çok önemlidir. Potansiyel bir müşterinin şirket hakkında sahip olduğu ilk izlenimdir ve gelecekteki iş için standardı belirler.