Pratik Zaman Yönetimi

İşte yardımcı olacak pratik, uygulaması kolay teknikler. İlk analitik aşama tamamlandıktan sonra, burada özetlenen teknikler, rutin olarak günlük, haftalık ve aylık olarak uygulanabilecek basit tekniklerdir.

Hazırlık Haftası: İlk adım en çok zaman alan adımdır: mevcut durumunuzu analiz etmek. Şu anda zaman yönetiminizin ne durumda olduğunu belirlemek için en az bir, belki de iki haftalık hazırlık sürecini tamamlamanız gerekecektir. Ayrıca, ekip toplantıları veya bütçe performansı incelemeleri gibi aylık bazda olan etkinlikleri de not etmeniz gerekecektir.

Aktivitenizi Kaydetme: En az bir hafta boyunca, günlük olarak, hangi aktivitelere katıldığınıza ve bunların her biri için ne kadar zaman harcadığınıza dair ayrıntılı bir kayıt, günlük veya kayıt tutmanız gerekecektir. Faaliyetlerinizi derinlemesine analiz edebilmek için olabildiğince ayrıntılı olun. Zaman yönetimi alanındaki uzmanlar, gününüzü en az 15 dakikalık periyotlara ve çok yoğun dönemler için 5 veya 10 dakikalık daha küçük zaman dilimlerine ayırmanızı tavsiye eder. Örneğin, sabah işe başladıktan sonraki ilk 30 dakika için, sadece 8.30 – 9.00 arası yazmayın, işe başladığınız, e-postalarınızı açmayın, meslektaşlarınızla konuşun, bunu en az üç x 10 dakikalık periyotlara ayırmanız gerekir. Alışılmadık bir hafta seçtiyseniz, örneğin normal rutinden devamsızlık yaptığınızda, bir eğitim kursunda, bir sonraki hafta eksik günler için günlüğü tamamlayın. Bu konuda disiplinli olun. Bir defter veya günlük kullanın veya her gün için kağıt veya bilgisayar tabanlı bir zaman çizelgesi hazırlayın. Bunu yanınızda her yere götürün veya en azından kişisel çalışma alanınıza her döndüğünüzde tamamlayın. Size yardımcı olacaksa meslektaşlarınızdan destek alın ve faaliyetlerinizi özenle kaydetmeniz gerektiğini hatırlatmalarını isteyin.

Faaliyetinizi Analiz Etmek: Bu sürenin sonunda bu kayıtları dikkatlice analiz etmeniz gerekecektir. Birincil amaç, olumsuz faaliyetleri ve olayları belirlemektir. Bunlar, çok uzun süre harcadığınız faaliyetlere, verimsiz faaliyetlere ve yıkıcı veya verimsiz olaylara dahil olmamanız gereken veya yetkilendirebileceğiniz faaliyetleri içerecektir. Burada tanımladığınız faaliyetlerden bazıları sizin durumunuza özgü olacaktır, ancak bazıları meslektaşlar tarafından uygunsuz bir şekilde kesilmesi, başkalarına yönelik telefon görüşmeleri, sizinle ilgisi olmayan toplantılara katılarak kesintiye uğraması gibi çoğu profesyonel için ortak olacaktır. Daha önemli ama daha zor olanlara değil, düşük öncelikli görevlere odaklanarak internette gezinmek. Bununla birlikte, olumlu faaliyetleri ve olayları belirlemek de önemlidir, böylece şu anda bunlara ayırdığınız zamanın ne kadar uygun olduğunu düşünebilirsiniz. Örnekler, ekip üyelerinizi desteklemek veya koçluk yapmak için ne kadar zaman harcadığınız veya başkalarıyla ilişkiler kurmak ve sürdürmek için ne kadar zaman ayırdığınız veya kalite yönetimi sorunlarını ele almak için ne kadar zaman harcadığınız olabilir. Zamanınızı nasıl harcadığınızın net bir resmiyle, bir sonraki adıma geçebilirsiniz.

Paydaşlarla Konuşun: Bunlar, işyerinde nasıl performans gösterdiğinizle meşru bir ilgisi olan ve yapacağınız değişikliklerden kimlerin etkileneceği meslektaşlar, ekipler, yöneticiler, belki tedarikçiler, belki de müşterilerdir. Sonraki birkaç adımı atmadan önce önemli kişilerle görüşme ayarlamanız da gerekebilir.

Sorumluluklarınızı Listeleme: Kayıt faaliyetinden ayrı olarak, resmi bir incelemeye ihtiyaç duyuyorsa bölüm müdürünüzle iş tanımınızı güncel ve güncelse kendiniz gözden geçirmek için zaman ayırmalısınız. Bunun amacı, rolünüzün ne olduğunu ve resmi sorumluluklarınızın neler olduğunu açıklığa kavuşturmaktır. Zayıf zaman yönetimi ve bunun yarattığı problemler nedeniyle, rol ve sorumlulukların, bireyin amaçlanan faaliyetleri gerçekleştiremediği noktaya kaymasına izin verilir. Rolün ve sorumlulukların gerçekte ne olduğuna dair net bir resim, zamanınızı yönetmek için yeni yaklaşımınızı planlayabileceğiniz güçlü bir temel oluşturmanın önemli bir parçasıdır.

Hedeflerinizi Listeleme: Bu, bir profesyonel, yönetici veya uzman olarak bu vakfı oluşturmanın bir başka önemli parçasıdır, faaliyetinizin katkıda bulunacağı ve ulaşılmasına yardımcı olacağı kurumsal seviye ve operasyonel seviye hedeflerine sahip olacaksınız. Buna paralel olarak, üzerinde çalışmanız gereken kişisel iş performansına ve kişisel gelişim hedeflerine sahip olacaksınız. Bunların belirlenmesi ve gözden geçirilmesi, bunları netleştirmenize ve yapacağınız değişiklikleri planlarken bunları dikkate almanıza yardımcı olacaktır.

Gereksiz Faaliyetleri Ortadan Kaldırmak veya Azaltmak: Topladığınız ve üzerinde düşündüğünüz bilgilerle, şimdi biraz harekete geçme zamanı. Basit bir ifadeyle bu, rolünüzü ve sorumluluklarınızı yerine getirmenize katkıda bulunmayan ve kurumsal ve operasyonel hedeflerinize veya kendi kişisel hedeflerinize ulaşmanıza katkıda bulunmanıza yardımcı olmayan faaliyetleri, olayları ve dönemleri tanımlamak anlamına gelir. Eylem planlarınızda ve günlük, haftalık, aylık listelerinizde (aşağıda tartışacağımız) bu olumsuz, verimsiz faaliyetlerin hiçbiri için zaman ve çaba harcamaya devam etmediğinizden emin olabilirsiniz.

Faaliyetlere Öncelik Verme: Önceliklerinizin ne olması gerektiğini açıklığa kavuşturmak ve onaylamak için ekibinizle ve – veya bölüm yöneticinizle, muhtemelen iç veya dış tedarikçilerle ve müşterilerle konuşmanız gerekebilir. Bu, bazı görevleri başkalarına nasıl devredebileceğinizi tartışmak için bir fırsat olabilir, belki de bunları ilk başta, belki de bir ekip üyesinin yeni beceriler öğrenmesine yardımcı olmak için gelişimsel bir aktivite olarak yapmamalısınız. Amaç, yüksek, orta ve düşük öncelikli görevler ve olaylar olan net bir resme sahip olmaktır. Daha sonra bunlar üzerinde çalışmak için günün, haftanın veya ayın uygun bir zamanını ve bunları başarıyla tamamlayabilmenizi sağlayan uygun bir zaman dilimi ayırabilirsiniz.

Eylem Listeleri Hazırlama: bazen Yapılacaklar listeleri denir. Bu, önümüzdeki gün, hafta ve ayın görevlerine ve olaylarına baktığınız ve gerçekleştirmeyi düşündüğünüz etkinlikleri ve bunlar üzerinde ne zaman ve ne kadar çalışacağınızı listelediğiniz nispeten basit bir etkinliktir. Elbette, bu faaliyetlerin rolünüz, sorumluluklarınız ve hedeflerinizle eşleşip eşleşmediğini sürekli olarak kontrol etmeniz gerekecektir.

Her Yeni Güne Başlamak: Gerçekte bu, bir önceki günün sonunda harekete geçmek anlamına gelebilir; günün son göreviniz, belirli etkinliklerinizi planlamaktır, belki basit eylemler veya yapılacaklar listesi olarak, zamanlarla, belki de ertesi gün tamamlamayı düşündüğünüz öncelikler listesi. Ardından, ertesi gün işe başlarken sizi bekleyen bir eylem planınız olacak. Gün ilerledikçe, ilerlemenizi aralıklarla gözden geçirmeli ve gerekli yerlerde ayarlamalar yapmalısınız. Ardından günün sonunda ertesi gün için eylem planını, listeyi hazırlayın.

Mola Zamanlarında İnşa Etmek: Tüm gün durmadan, tüm molalarınızda çalışmak ve daha da kötüsü öğle yemeği molası vermemek için sürekli çalışmaya çalışma tuzağına düşmeyin. Çok büyük kanıtlar, molalar vermemiz gerektiğini ve onlar olmadan performansımızın ne kadar uzun süre ara verdikçe önemli ölçüde kötüleştiğini gösteriyor. Sabah ortasında en az bir kısa ara, öğle vakti en az 30 dakika ve öğleden sonra kısa bir ara vermelisiniz. İşyerinde sağlık ve güvenlik mevzuatı gereği, kuruluşunuz sizi bu molaları vermeye teşvik etmelidir.

Her Yeni Haftaya Başlamak: Günlük planlamayla aynı yaklaşımı benimsemeye çalışın. Çalışma haftanızın son gününün sonunda, bir sonraki hafta veya en azından ilk gün için ayrıntılı ve haftanın geri kalanı için bir eylem planı hazırlayın. Her Yeni Aya Başlamak: Yine, haftalık planlamayla aynı yaklaşımı benimseyin. Bütçe ayının son haftasında, bir sonraki aya ait eylem planınızı hazırlayın.

Stratejik Planlama: Günlük, haftalık ve aylık planlamaya paralel olarak, orta vadeli ve uzun vadeli hedeflere odaklanan bir geçmiş planınız da olmalıdır. Bunlar, yıl sonu mali sonuçları gibi işyeri performans hedefleri olabilir, ancak aynı zamanda bireylerin ve ekiplerin gelişimi gibi (kendi, kişisel, gelişim hedeflerinizi unutmadan) daha yumuşak ancak eşit derecede önemli hedefleri de içermelidir. Ayrıca, çalışma koşullarının iyileştirilmesi veya örneğin departmanlar arası veya tedarikçilerle ilişkiler gibi hedefleri de içerebilirler. Bu uzun vadeli planlara başvurulmalı ve ilerleme en az aylık olarak gözden geçirilmelidir.

Özetle: Zamanınızı yönetmek için yapılandırılmış bir yaklaşım olmadan, zorluklarla karşılaşmanız, önemli teslim tarihlerini kaçırmanız, kariyerinize ve kişisel gelişiminize yeterince önem vermemeniz, ekip üyelerinizin ihtiyaçlarıyla tam olarak ilgilenmemeniz, başkalarına izin vermeniz kaçınılmazdır. zamanınızı işte nasıl geçireceğinizi dikte edin. Sonuç, işin bir yük haline geleceği ve performansınızın bozulacağıdır. Ek olarak, diğerleri fark edecek ve performansınız olumsuz olarak değerlendirilecektir. Burada ana hatları verilen basit, pratik adımları izleyerek, işte geçirdiğiniz zamanın kontrolünü ele alacak ve gerçekleştirdiğiniz faaliyetlerin kontrolünü ele geçireceksiniz. Bu teknikleri bir veya iki ay boyunca tutarlı bir şekilde uyguladığınızda, bunlar alışkanlık haline gelecek ve günlük iş hayatınıza sorunsuz bir şekilde nüfuz edecek. Daha az çatışma, daha az sorun yaşadığınızı göreceksiniz ve son teslim tarihlerinizin ve hedeflerinizin çoğunu karşılayacaksınız. Zamanınızı etkin bir şekilde yönetiyor olacaksınız.