Ne kadar meşgulsün? – Etkili Zaman Yönetimi İçin Harika Bir İpucu

Telif Hakkı 2006 The National Learning Institute

CEO’dan özel bir görev üstlenmek isteyip istemediğinizi soran bir telefon alırsınız. Bu görevde doğrudan CEO’ya rapor verecek ve şirketin karşı karşıya olduğu bazı önemli stratejik kararların alınmasına katılacaksınız. Bu görev size kişisel olarak büyük büyüme ve kariyer fırsatları sağlayacaktır. Teklifin yalnızca bir hedefi vardır; Ödev haftada yaklaşık bir gün gerektiren yarı zamanlı olduğundan, mevcut işinizi kalan dört gün içinde yapmanız gerekir. Görevi alır mısın?

Daha fazla okumadan önce lütfen Evet veya Hayır olarak yanıtlayın.

HBR (Ekim 2002), bu sorunun yüzlerce yöneticiye yöneltildiğini ve bunların çoğu işlerini düzgün yapmak için zaten zamanları olmadığına inandığını bildirdi. Yine de yüzde doksan dokuzu görevi alıyor. Neden?

Bu yöneticiler mi?  Şu anda işle ilgili kaygıdan kaçınmak veya bunlardan kurtulmak için verimsiz, zaman kaybettiren (kolayca bırakabilecekleri) faaliyetler yapmak için zaman harcıyor musunuz?

Yöneticilerin diğer% 99’u gibi, Evet mi yanıtı verdin? Öyleyse, halihazırda yaptığınız hangi faaliyetleri, yapmanız gereken daha önemli şeyler için zamanınızın bir kısmını boşaltmak için ortadan kaldırabilir veya daha azını yapabilir misiniz?

HBR makalesinin işaret ettiği gibi, neredeyse tüm yöneticiler çeşitli verimsiz, genellikle bilinçsiz, psikolojik mekanizmalar rasyonalizasyon, inkar, suçlama vb. En maliyetli olanlardan biri meşguliyettir; yöneticilerin gerçekleştirmeyi daha az tehdit edici buldukları (ancak çok daha az üretken), işlerinin zor yönlerinden daha az zaman alan faaliyetlere kaçış. Bu konfor görevlerine rahatlık diyorum çünkü genellikle akılsız ve yapılması kolay. Ancak, bunları yaptıktan sonra, başarmamız gereken ana görevlerden herhangi birini geliştirdik mi? Cevap neredeyse kesinlikle Hayır. Ve iyi yemek gibi, rahatlık görevleri de bizi iyi hissettiriyor, ama eğer çok şeyimiz varsa, şişkin hissediyoruz. İşin püf noktası, konfor görevlerini eğlenceli bir minimumda tutmak ve böylece zaman yönetimi obez olmamaktır.

Öyleyse, konfor görevlerine harcanan zamanı nasıl azaltırsınız?

İlk adım, her birimizin bu konfor görevlerine ne kadar zaman ayırdığının farkında olmaktır. Çoğumuz için bu rahatlık görevlerinin bilinçsizce yapıldığını unutmayın, bu yüzden ne olduklarını bulmalıyız.

Gelecek hafta için:

Görünür bir yere büyük bir soru ile çok parlak bir post-it notu koyun: Bu bir rahatlık görevi mi? (Bunları tanımlamayı çabucak öğreneceksiniz çünkü bunlar zihniniz dolaşırken yapmaya başladığınız şeylerdir VE kendinizi gerekli ana hedefler, görevler veya faaliyetler üzerinde çalışmadığınızı bulursunuz)

Rahatlık görevleri olan yaptığınız şeyleri not edin (yani, ana hedeflerinizi veya faaliyetlerinizi ilerletmiyorlar)

Takip eden hafta boyunca:

Belirlenmiş konfor görevlerine harcadığınız zamanı azaltmak için bilinçli bir çaba gösterin.

Unutmayın, harcanan zamanın iyi (ve sağlıklı) olduğunu, ancak aşırıya kaçmanın aşırı doz olduğunu unutmayın!

Gelecekte, zihninizi dolaşırken bulursanız, rahatlık görevi püf noktasını hatırlayın ve yolunuza geri dönün. Bu basit teknik, işinizde veya özel hayatınızda gerçekten önemli şeylere odaklanmak için zamanınızın bir kısmını boşaltmakla yükümlüdür.