Her Abone İçin Bir Hat

Yakın zamanda, personelimin ihtiyaçlarını karşılamak için sahibi olduğum şirketteki iş telefonu sistemlerini değiştirdim. Keşke müşterilerimizin ihtiyaçlarını karşılamak için olduğunu söyleyebilseydim, ama ne yazık ki durum böyle değil. Görüyorsunuz, eski telefon sistemimiz bizim hatlarımızdan çok daha fazla uzantıya sahipti. Ofisler arası iletişimin gelen ve giden aramalardan daha fazla kullanılacağı varsayımı ile inşa edildi. Şirketim esas olarak internet işiyle uğraştığı ve telefonla yapılan işlemlerde pek bir şey yapmadığı için, 90’ların sonunda kurduğum sistem bize çok yakın zamana kadar iyi hizmet etmişti. Son zamanlarda, bana geleneksel olarak telefonla e-posta gönderen satıcılar oldu. Bana ulaşmanın çoğu zaman imkansız olduğundan şikayet ediyorlardı. Konuya baktım ve bulduğum şey bu. Çalışanların çoğu telefonda konuşmak için çok zaman harcıyordu. Satıcılarla, müşterilerle, hizmet sağlayıcılarla veya diğer ticari kuruluşlarla konuşmuyorlardı. Bunun yerine, telefonu kişisel nedenlerle kullanıyorlardı.

Beni yanlış anlamayın, telefonda konuşmanın asla kabul edilemez olduğunu düşünen bir patron değilim. İş günü boyunca, çalışanların dikkatini gerektiren şeylerin kaçınılmaz olarak ortaya çıkacağını anlıyorum. Hepimiz oradaydık. Belki bir çocuk hastadır veya arabanın tamirata ihtiyacı vardır. Bu tür şeylerin genellikle telefonda zaman geçirmeyi gerektirdiğini anlıyorum. Hatlarımdaki trafiğe ve aldığım astronomik telefon faturalarına bakılırsa, bu, herhangi bir işverenin kabul edebileceğini düşündüğümün çok ötesindeydi.

Bu yüzden eski telefon sistemini değiştirmeye karar verdim. Yeni sistemde, benimki dahil her dahili hat için bir hat var, böylece satıcılar veya başka biri bana her an ulaşabilecektir. Yeni telefon sistemi de daha fazla işlevsellik sunduğundan, programlanmış ek bir özelliğim vardı.

Şimdi, birisi giden bir arama yaptığında, hem aradıkları numaranın hem de harcanan sürelerin kaydedilmesi için kendi kodunu çevirmeleri gerekir. Bu kayıtlar telefon faturasıyla eşleştirilir ve tüm çalışanların her ay yaptıkları işle ilgili olmayan aramaları işaretlemeleri gerekir. Çağrılar kodlarını taşıdığından, çağrıyı yapanın kendileri olmadığını söyleyemezler. Tabii ki, bu aramalar için ödeme yapmaları gerekir. Telefon sürelerinin (ve telefon faturalarımın) önemli ölçüde azaldığını fark ettim.