Üretken Yazılım Kullanıcıları Ekibi Nasıl Oluşturulur

Neden bu kadar çok yazılım sistemi başarısız oluyor? Şirket liderleri genellikle neyin yanlış gittiğini merak ederler. Yanlış yazılımı mı seçmişler? Daha fazla referansı kontrol etmeleri gerekir miydi? Daha fazla demo planladınız mı?

Yeni yazılım veya yeni yazılım kullanımı sunma sürecinin bir kısmı, insanları teknoloji değişikliği için harekete geçirmektir. Hiç kimse değişimden hoşlanmaz ve genellikle korkulur. İnsanlar hata yapacaklarından, anlayış eksikliğinden, daha fazla iş yapmak zorunda kaldıklarından ve yeni bir şeyi çabucak öğrenmekten korkuyorlar. Çalışma alışkanlıklarında rahat olan insanlar, değişimin en azından başlangıçta daha fazla çaba ve enerji harcamak anlamına geldiğini bilirler.

Organizasyonun liderleri değişimin sorumluluğunu üstlenmelidir. Başarısız bir sistemi suçlamak, uyum sağlamayı reddedenler veya kötü yazılımlar üzerinde yapmak kolaydır. Nihayetinde, iyi bir kullanıcı ekibi oluşturmak ve yazılımın doğru kullanımını teşvik etmek yöneticinin sorumluluğundadır. Birlikte çalışmaya istekli ve öğretilmiş bir ekip olmadan, herhangi bir sistem başarısız olmaya mahkumdur.

Sistemin başarısı büyük ölçüde şunlara bağlıdır:

• Faydaların ve sistemin nasıl kullanılacağının iletilmesi
• Üst düzey yöneticilerden ve yöneticilerden kendi davranışlarıyla gösterilen destek
• Yazılımı tanıtmak için teşvik edilmiş bir öğrenme ortamı kurumsal kültür
• Tüm kullanıcılara yeterli eğitim verilmesi
• Yazılımla ilgili bilgi paylaşımı ve başarı öykülerinin değiş tokuşu ile kullanıcıların katılımı

< / ul>
İletişim hayati önem taşır. Kullanıcılara yeni sistemin faydalarının ve beklentilerinin neler olduğunu ve insanların onu nasıl kullanabileceklerini iletmek son derece önemlidir. Bu, organizasyonun tepesinden desteklenmelidir. Bazı yazılım kararlarına ve seçimlerine potansiyel kullanıcıları dahil etmek de çok önemlidir. Sistemin organizasyon içinde nasıl kullanılacağı konusunda herkes bir düzeyde dahil olabilir.

Ekibi motive etmek, yazılımın neler yapabileceğini göstermekle başlar. Bazen bu bile tek başına herkesin onu kullanma konusunda heyecanlandırması için yeterlidir ve yazılım başarısı için her türlü fikri üretebilir. Yazılımın kullanımı, kullanıcıların iş akışına göre tasarlanmalıdır. Teknolojinin ihtiyaçları karşıladığı kısım burasıdır. Kuruluşun karşılaştığı belirli zorlukları gözden geçirmek her zaman iyi bir fikirdir. Ekonomi, rakipler, yeni ürünler ve hizmetler, pazar genişlemesi vb. Olabilir. Bu, yeni sistemin zorlukların üstesinden gelmesine nasıl yardımcı olabileceği konusunda kullanıcıların görüşleriyle iç içe geçmelidir. Değişiklikten herkes bir şekilde kar etmelidir.

Tüm kuruluşlar farklı şekilde çalışır. Kullanıcıların, bir bütün olarak kurumsal kültürle doğrudan çatışan sistem değişikliklerine uyum sağlamaları beklenemez. Üst düzey yöneticiler ve yönetim, sistemi nasıl kullandıklarıyla gösterildiği gibi, mümkün olduğunca çok destek sağlamalıdır. Yöneticiler ayrıca öğrenme eğrisini desteklemeli ve belirli bir süre için performans beklentilerini ayarlamalıdır. Olağanüstü planlama ve en iyi yazılımlarla bile her şey 1. gün iyi gitmeyebilir. Yöneticiler ve kullanıcılar buna uyum sağlamalı ve esnek olmalıdır. Pek çok kötü alışkanlığa sahip kurumsal kültürler, yeni bir sisteme uyum sağlamakta daha zor olabilir. Ekip olarak herkes daha iyi çalışmaya kendini adamalıdır.

Değişim uygun değil. İnsanlar hata yapmaya mahkumdur, ancak bu öğrenmenin bir parçasıdır ve yöneticilerin bunu fark etmesi ve desteklemesi gerekir. Eski yolları terk etmek ve yeni yöntemlere adapte olmak için bir miktar izin verilmelidir ancak bir kesinti olmalıdır . Bu dönemde her şeyin bir şekilde dağılması doğaldır. İşlerin yeni bir şekilde birleşebilmesinin tek yolu budur. Kuruluşun planla ilerlediğinin ve herkesin katılmaya teşvik edilmesi gerektiğinin açık olması önemlidir. Bazı kişiler katılmayı reddederse, bazı önlemler alınmalıdır.

Kullanıcıların mevcut araçları nasıl kullanacakları konusunda rahat olmaları için yeterli eğitim sağlanmalıdır. Eğitim, organizasyon içindeki çeşitli kişilerin birlikte nasıl çalışacağını içermelidir. Uygun olduğunda uygun müdahale planları ile duruma nabız atan bir değişim yönetimi ekibi olmalıdır. Orijinal hedeflere sürekli olarak atıfta bulunulmalı ve gerektiğinde değişiklikler yapılmalıdır.

Kullanıcıları dahil etmenin yolları, fikir alışverişini teşvik eden periyodik yönetim sohbetleri olabilir (küçük gruplar en iyisidir); fikirlerin yayınlandığı merkezi bir ana bülten; organizasyonda dolaşırken sorular soran ve fikir talep eden üst düzey yöneticiler; sistemle ilgili olumlu davranışlar için bir ödül sistemi; olduğu gibi kalmak, değişikliklerle birlikte ilerlemekten daha çok bir tehdit olacaktır.

Sistemle ilgili organizasyon içinde başarı hikayelerini duyurduğunuzdan emin olun. Kullanıcıların, yazılımın yardımıyla süreçleri ve prosedürleri nasıl basitleştirebileceklerini anlatmalarını sağlayın. Yeni kavramların kuruluşu tek bir amaç için nasıl bir araya getirdiğini gösterin.