Mükemmel bir dünyada, bir sonraki toplantınız veya toplantınız için en iyi konuşmacıları işe almak için sınırsız bir bütçeye sahip olacaksınız. Öyle olmadığı için, işte toplantınızın parasını en iyi şekilde almak için bazı ipuçları. Size Amerikan Bordro Derneği ile üzerinde çalıştığım ve sizin için bir model olabilecek bir projeden bahsedeyim – veya en azından konuşmacıları kullanma yolları hakkındaki düşüncelerinizi genişletin.
APA’nın İcra Direktörü / CEO’su Dan Maddux’un doldurması gereken bir haftalık konuşma ve seminer bölümleri vardı. Her bir alanı farklı bir konuşmacıya atamak yerine, Dan birkaç üst düzey kişinin katkısını üç farklı şekilde kullanarak en üst düzeye çıkarmayı seçti. Dan, 1 + 1 + 1 = 9’u böyle yaptı. Üç hoparlör, dokuz yuvaya eşittir üç yol kullandı. İşte böyle bir hareketin kuruluşunuzu ve paranızı nasıl kurtaracağı ve başka türlü karşılayamayacağınız konuşmacılarla “değiş tokuş yapmanıza” izin vermesi.
Otellerde ve Uçak Ücretlerinde Tasarruf Edin
Konuşmacı sayısının azaltılması, programınıza bağlı olarak gereken toplam konaklama süresini azaltabilir veya azaltmayabilir. Ancak, ulaşımda kesinlikle tasarruf edeceksiniz – örneğin, üç gidiş dönüşe karşı dokuz sefer.
Konuşmacılar Ücreti Azaltabilir
Size tüm konuşmacıların aynı oranlarda fazladan sunumlar yapacağına söz veremem – yapmayacaklar. Ancak geçen yıl işe aldığınız konuşmacı, yalnızca “Açılış konuşmanızdan sonra bir ara oturum yapabilir misiniz?” Diye sormayı düşünseniz daha esnek olabilirdi. Veya “Sunabilir misin?” “Bir paneli yönetebilir misiniz?” Hatta “Başkanımız biraz gergin. Ona konuşma konusunda koçluk yapabilir misiniz?”
Konuşmacılar, aylar arayla üç ayrı tarih yerine, bir otelde art arda üç gün boyunca size daha iyi bir fiyat verebilir.
Örneğin, Florida Emlakçılar Derneği için, “Öğle yemeği konuşmamdan sonra, konuşma becerileri üzerine bir seminer yapmamı ister misiniz?” Diye sordum. “Pekala, gündem zaten yerleştirildi, ancak öğle yemeğinden sonraki ilk ara oturum olan En İyi Yapımcılar panelimizi sergilemenizi çok isteriz” dediler.
California Interment Derneği için öğle yemeğinden sonra iki saatlik bir seminer vermem planlandı. “Başka neler oluyor? Bir eş programı yapmamı ister misin?” Dedim. “Hiç olmadı, ama eşlerimizi kahvaltıya davet ettik” dediler. Aynı sabah 45 dakikalık bir program ekledim. Benim için tek fark, birkaç saat önce otele gitmek zorunda olmamdı. Çoğu konuşmacı gibi, müşterilerimin de konuşma ücretimi alıp kaçmak için değil, onlara hizmet etmek için orada olduğumu bilmelerini istiyorum.
Sponsor Bulmak Daha Kolay
Büyük isimli (veya daha büyük isimli) konuşmacılarla ticaret yapmak, sponsor almanızı kolaylaştırır. Ne zaman insanlar “Size gücümüz yetmez” deyince her zaman “Etkinliğiniz için ödeme yapmanıza yardımcı olacak sponsorlarınız var mı?” Diye soruyorum.
Etkinliğinize kim sponsor olur? Toplantılarınızdaki katılımcılara veya üyelerinize kim satarsa ya da izleyicilerle iyi PR isteyenlere yaklaşmayı düşünün. Programda bu “melekleri” belirgin bir şekilde listeleyin. Her zaman sponsorlara sunumlarımda iyi bir fiş vermeye özen gösteriyorum. Örneğin, American Cemetery Association için açılış hikayemden sonra, kurumsal sponsorum Service Corporation International’ın kurucusundan alıntı yaptım. Sonra onların haber bültenlerini okuyarak puanlarımı pekiştirmek için örnekler verdim ve benim yürüme çizgim onların isimlerini birleştirdi. Sponsora her zaman şunu bildiririm, “Merak etme, benim için kimin ödeme yaptığına dair hiçbir şüpheleri olmayacak” ve konuşmamda bununla ilgili şaka yap.
Üç Paha Biçilemez Bonus
Etkinliğiniz boyunca konuşmacıların elinizin altında olması, programlamada size çok daha fazla esneklik sağlar. Süreklilik, izleyici ile konuşmacı arasında güçlü bir bağlantı kurarak mesajınızı çok çeşitli konuşmacıların yapamayacağı şekilde iletebilir. Dan Maddux, “Bu konuşmacıları üç kez rezerve ettiğimizde, daha da popüler hale geldiklerini ve her zaman daha uzun süre kalmalarını isteyen insanlarımızı gerçekten tanıdıklarını gördük.” Diyor. Süreklilik, bir etkinlik sırasında veya yıldan yıla, konuşmacılarınızın kuruluşunuzu fark edip aklınıza gelmemiş olabilecek özel yollarla yardım etmek için gönüllü olabileceği anlamına gelir.
Nasıl Çalışır?
Yakın zamanda, Amerikan Bordro Birliği’nin 1,674 üyesi, Nashville’deki On Altıncı Yıllık Kongresine katıldı. Dan açılış konuşmacıları olarak Art Linkletter, Susan RoAne, Willy Jolley, Al Walker ve ben, Patricia Fripp’i seçti. Geçmiş konferanslarının başarısı nedeniyle bu açılış konuşmacılarının ücretini ödemeye yardımcı olmak için sponsorluk almakta çok az sorun yaşadı.
Kongre Pazartesi günü başlayacaktı. Dan, Pazar günü “Sadece Kadınlar İçin” kongre öncesi ekstra bir program önerme fikrini ortaya attı. Bu kulağa geldiği kadar cinsiyetçi değil çünkü APA’nın üyelerinin yüzde yetmiş beşi kadın. Dan, birçok kişinin daha ucuz Cumartesi gecesi uçak biletlerinden yararlanarak şirketlerinin parasından tasarruf edebileceğini ve böylece fazladan bir eğitim ve eğlence gününe açık olabileceklerini düşündü.
Bu ekstra programa “Başarıya Giden Kadınlar: Milenyum için Kariyer Stratejileri” adını verdi ve altı sunucu kullandı. Mevcut başkan da dahil olmak üzere üçü Dernek ve sektörün içindendi. Üçü de ana Kongre sırasında konuşma yapacak olan profesyonel konuşmacılardı. Profesyonellerin her biri bu ayrı Pazar oturumunda iki konuşma yaptı. “İşyerinde Kadınlar, Kariyer Kadınlarının Evrimi” ve “Maaş Ödemesinde Harika Kadın veya Süpermen misiniz?” (20 yıl önce yaptığım özel yapım Wonder Woman kostümüyle. Hala giyebiliyor olmam alkışı hak ediyor!) Susan RoAne, “Başardıklarınızın Sorumluluğunu Almak” ve “İşleri Gerçekleştiren Kadınlar: Bilginin Özellikleri ve Başarılı. ” Diane Parente’nin programları “İmaj Güvenilirliğine Pasaportunuz” ve “Bir Servet Harcamadan En İyi Profesyonelinize Bakmak” idi.
Daha sonra, Pazartesi günü tam üyeliğin başlangıç oturumunda Susan, “Schmooze or Loose: How to Gain the Verbal Edge” in açılış konuşmacısıydı. Ayrıca satıcılar için “Ticaret Fuarından En İyi Şekilde Nasıl Yararlanılır” adlı bir program sundu. Diane Parente, “İmaj, Güçlü Bir Araç” konulu bir ara oturum düzenledi ve Dan’in Yönetim Kurulu’na bonus olarak bire bir danışmanlık verdi. (Toplam 17.) Kongrenin açılış konuşması olan “Insights into Excellence”, satıcılar için “Ticaret Fuarından Ayrıldıktan Sonra İlişkileri Nasıl Geliştirirsiniz” adlı bir pazarlama semineri sundum ve bir çıkış olarak, “Kendinizi ve Fikirlerinizi Nasıl Satarsınız” atölyesi.
Konferanstan önceki Pazar gününü rezerve eden Maddux, yetenek havuzunu Cumartesi günü bir Speakers ‘School için kullanmanın bir yolunu düşündü. Geçen yıl bu program başarılı olmuştu, ancak vergi kanunu değişiklikleri hakkında konuşan konuşmacılardan oluşan daha küçük bir kitleyle, bunu öğretmesi için bir açılış kalibre sunucusu tutmayı haklı kılmamıştı.
Zaten birkaç gün orada olacağım için, bu olasılık beni heyecanlandırdı. Kongre sırasında program vermesi planlanan dernek üyelerini davet etmemizi önerdim. Ayrıca, toplantılarında konuşmak zorunda olan ve resmi topluluk önünde konuşma eğitimi almayan Eyalet bölümlerinden APA liderliğini davet ediyor. Benim ilgilendiğim kadarıyla, o kadar iyi. Hedef kitlem beş veya 5.000 olsa da aynı ücreti alıyorum. Oturumdan sonra Cumhurbaşkanı ve Yılın Kadınının görüşmelerini tamamen yeniden yazmasına yardımcı oldum. Şimdi gelecek yıl kongresinden en az 3 ay önce onları eğitmemi talep ettiler.
Sinerji Mantıklıdır
Dan, “İzleyicilerle yakınlık kurmaları için kanıtlanmış profesyonelleri birkaç slotta kullanmak, her alan için farklı bir konuşmacı getirmekten daha iyi bir yatırımdır. Bizim durumumuzda, konuşmacılardan ikisi, Diane ve Patricia, açılış konuşmacıları olarak çok başarılı olmuşlardı. önceki yıl izleyicilerin onları tekrar görmeyi dört gözle beklediği. Bu, bize tekrar eden rol modellerinin avantajını sağladı, çünkü başkanlarımız her yıl dönüyor. Patricia, Diane ve Susan’ın daha önce birlikte çalıştıkları ve en iyisi oldukları da arkadaşlar, bize paranın karşılığını daha da fazla verdi. Bu tür bir sinerjiye asla bir dolar değeri koyamazdık.
“Konuşmacılarımın bir mesaj vermesine ve güçlü rol modeller olmasına ihtiyacım var. Patricia, Diane ve Susan, ellinin üzerinde kendi kendine yeten kadınlar, iyi görünüyorlar, iyi hissediyorlar ve kariyerlerini kendileri oluşturmuşlar. Bu önemli bir mesajdır. Derneğimiz için. “
Paranızın karşılığını daha fazla alın
Dan Maddux, pek çok ekstra için konuşmacılarıyla pazarlık yapabildi. Pek çok profesyonel, orada oldukları ve iyi ücret aldıkları sürece, zamanlarının müşteriye ait olduğunu düşünüyor. Bu nedenle, ekstra görevler üstlenmekten mutlu olurlar.
Bir dahaki sefere bir konuşmacı tutmayı planladığınızda, onu çeşitli şekillerde kullanmayı düşünün. Konuşmacının şunları yapmak isteyip istemediğini sormaktan zarar gelmez:
- Aynı yarım günlük ücret karşılığında bir veya iki “ara oturum” veya bir eş programı sunun.
- Diğer konuşmacıları tanıtın.
- Parçası oldukları etkinliği sergileyin.
- Önceden veya konuşmacı oradayken, Yönetim Kurulu Başkanlarının kendi sunumlarını yapmalarına yardımcı olun.
- Yemekte dua edin.
- Bir panele moderatörlük yapın.
- İmza imzalayın.
- Sponsorluklarını bir yatırım haline getirmek için sponsorun standında görünün.
Ulusal Konuşmacılar Derneği’ndeki yoldaşların çoğu gibi, unutulmaz olmak ve toplantı paranızın karşılığını tam olarak vermek istiyorum. Philadelphia’daki Hamilton Bank için, Wonder Woman kostümü giyerek bir uzay gemisinden bile atladım. (Uzay gemisine girmek biraz daha karmaşıktı, ama bu başka bir hikaye.)