İstediğiniz Sonucu Getiren Şikayet Mektubu Nasıl Yazılır?

Kredi kartınızdan iki kez mi çekildiniz? O lokantadaki kötü hizmet özel gecenizi mahvetti mi? Sipariş ettiğiniz çiçekler yanlış adrese mi teslim edildi? Daha sonra, durumu sizin memnuniyetinize göre çözen bir şikayet mektubu yazma zamanı.

Açılış cümlenizi olumlu bir cümle haline getirin ve ilk paragrafın konusuna gelin. Çiçekçi dükkanının bunun büyükannenizin 90. doğum günü olduğunu bilmesine gerek yok, ancak beş yıldır onların müşterisi olduğunuzu bilmeleri gerekiyor. İyimser bir notla başlamak, onlarla iş yapmaya devam etmek istediğinizi bilmelerini sağlayacaktır.

Hikayenizi tam olarak ve olabildiğince az kelimeyle anlatın. Restorana yeni patronunuzla bir iş yemeği düzenlediğinizi söylemenize gerek yok, bunun yerine bu önemli bir olayı kutlamak için özel bir akşamdı. Özellikle yemeğin soğuk olması veya ana yemek servis edilene kadar meze getirmeyi ihmal etmeleri gibi neyin yanlış gittiğini belirtin. Mümkünse esprili olun – bu sizin için önemli olmasına rağmen beyin ameliyatı değildi.

Tehdit etmeyin. Bir daha asla orada alışveriş yapmayacağınıza yemin etmek veya Better Business Bureau’yu aramak, sizi kontrolden çıkmış gibi gösterir. Sorununuzu çözmek için kimse acelesi olmayacak. Saygılı davranırsanız, karşılığında aynı davranışı bekleyebilirsiniz.

Bu hatanın size ne kadara mal olduğunu (zaman, para veya utanç) ve istediğiniz sonucu (para iadesi, bedava yemek veya hediye çeki) tam olarak belirtin. Talebinizde makul olun – garson yeni takımınıza kahve döktüğü için ömür boyu sınırsız ücretsiz yemek almayacaksınız. Ancak, bir sonraki ziyaretinizde bir şişe ücretsiz şarap alabilirsiniz.

Makbuzlarınızın, yazışmalarınızın veya sözleşmelerinizin bir kopyasını mektubunuzla birlikte verin. Bir yemek şirketi ile bir sözleşmeniz varsa ve sipariş ettiğiniz tatlıları o sağlamadıysa, bunu kanıtlamak için bir anlaşmaya sahip olmanız amacınızı daha da ileriye taşıyacaktır.

Sorun çözüldüğünde, karşılığında şirkete bir iyilik yaptığınızdan emin olun. Arkadaşlarınıza yanlış hastaneye gönderilen çiçekleri ve çiçekçinin hastaya kişisel olarak nasıl yeni bir düzenleme yaptığını anlatmak, tüccarın mükemmel müşteri hizmeti sağlamak için ne kadar ileri gitmeye istekli olduğunu gösterir.

Unutmayın, işin amacı müşterinin geri gelmesini sağlamaktır. Şirkete hatalarını nasıl bildirdiğiniz, durumu nasıl düzelttikleri kadar önemlidir – her iki taraf için de bir kazan-kazan çözümü olabilir.