İlk Ofis Toplantınızı Nasıl Gerçekleştireceksiniz?

İlk ofis toplantınızı nasıl yapacağınız, endişe, tırnakların ısırılması ve Murphys Yasasının kaçınılmazlığı ile dolu bir sorudur. Yine de, ters gidebilecek her şeye rağmen, birkaç temel bileşeni doğru bir şekilde bulmaya odaklanarak, iyi bir izlenim bırakabilecek ve çok sayıda sahte pas ve problemi örtmek için yeterli kek puanı kazanabileceksiniz.

İşte ilk ofis toplantınızı nasıl yapacağınızı öğrenmenize yardımcı olacak altı demir kaplı ipucu:

1. Toplantınızın amacına uygun bir oda ayırmanız gerekir. Başka bir deyişle, yeni ekibiniz için tanıştığınızı tanımak için bir ev sahipliği yapmayı planlıyorsanız, biraz rahat bir ortam seçin. Öte yandan, ilk ofis toplantınızda kötü bir haber verecekseniz, onurlu ve muhafazakar bir oda seçmek istersiniz. Katılması beklenen herkese yetecek kadar yeriniz olduğundan emin olun. Pek çok ofiste oda rezerve etmek, isminizi bir listeye koymak kadar basittir, ancak toplantıdan önceki gün odanın hala sizin adınıza rezerve edildiğini iki kez kontrol etmenin zararı olmaz!

2. Tüm donanımınızı yerinde bulundurun. İlk ofis toplantısının ev sahibi için, ciddiyetle hazırladığı slaytları sergileyememek, açıklığa kavuşturulması gereken grafiklere işaret etmekten ve gerektiğinde multimedya erişimine sahip olmaktan daha stresli bir şey olamaz. Bilgisayar çalışmıyorsa, tepe kısmı kırılmışsa, şövale ve beyaz tahta kaybolmuşsa ve hiçbir yerde kuru silme işaretleri yoksa, kendinizi terlerken ve etkisiz bir toplantı yaparken bulacaksınız. Toplantıdan önceki gün toplantının yapıldığı odayı ziyaret edin ve tüm ekipmanları test edin.

3. Hazırlıklı olun! İlk ofis toplantınızı nasıl yapacağınız hazırlık aşamasındadır. Malzemenizi sıraya koyun, böylece herhangi bir dosyaya, belgeye, grafiğe veya slayta anında erişebilirsiniz. Önemli pasajları ve figürleri ezberleyin. Soruları, itirazları ve anlaşmazlıkları önceden tahmin edin ve cevaplar, öneriler ve uzlaşmalara hazır olun.

4. Bir plan yapın ve uygulayın. Bir ofis toplantısının organize edilmesi gerekiyor. Katılımcılar teğetlere girdikçe çok fazla toplantı konuyu ele alıyor ve ikincil konular ele alınıyor. Bunun yerine, her katılımcıya verilecek bir gündem yazın ve yazdırın. Gündeme sadık kalın! Toplantının sonunda soruları bir soru ve cevap oturumuna yönlendirmek en iyisidir.

5. Katılımcılara toplantıya geldiğiniz için teşekkür ederiz. Kaç toplantı sahibinin, toplantınıza katılmak için yaptıklarını durdurdukları için herkese teşekkür etmeyi unuttuğuna şaşıracaksınız. Uzun bir yol kat edecek ortak bir nezakettir.

6. İlginç bir şekilde, ilk ofis toplantısının nasıl yapılacağını öğrenmek isteyenler tarafından önemli ölçüde ihmal edilen bir öğe, takip etme ve takip etme sanatıdır. Görevler için gönüllü olan veya herhangi bir şey atadığınız kişilere danışın.