Gelen Kutunuzu Nasıl Düzenleyeceksiniz?

Hepimizin bildiği gibi, gelen kutularımız günümüzün modern dosyalama sistemlerine dönüştü ve tıpkı eski günlerdeki gibi kısa sürede kaotik ve kontrolden çıkabilirler. Asi gelen kutularını kontrol etmek için girişimlerde bulunulur, ancak mesajların çoğu, her şey için her şeyi yakalama görevi gören klasörlere süpürülür (tutarsız karışıklığın organize edilmemiş birleşimleri, gelişmiş bulma için şükür!).

Düzenli, mantıklı bir dosyalama sisteminin sizin için getireceği faydaları düşünün: aldığınız e-postalara atıfta bulunmak, ekleri tekrar bulmak ve görüntülemek, kaydırma sürenizi kısaltmak ve birisinin içeri girip bir şey aramasına ihtiyacınız olursa, tüm e-postalarınızı karıştırmak yerine onları doğru klasöre yönlendirebilir.

Artık organize olmayan gelen kutularınızı değiştirmeye istekli olduğunuza göre, işte size yardımcı olacak bazı ipuçları.

Gelen Kutusu: Gelen Kutunuz, hiçbir şekilde kalıcı bir depolama klasörü değil, sadece bir gelen kutusu olmalıdır. Gelen kutunuzda başka bir dosyanız olsa bile, gelen kutunuzu temiz ve düzenli tutun. Üzerinde çalışmakta olduğunuz bir konu hakkında e-postalar alırsanız ve bunları daha kalıcı bir klasöre taşımaya hazır değilseniz, gelen kutunuzdan bir 2do klasörü oluşturun, oradan alt klasörlere grup mesajları oluşturun.

Bu, organize olmanın harika bir yoludur ve ne yapmanız gerektiğini görmek için kolay bir başvuru kaynağıdır.

Nasıl kullanılır: Devam eden veya yaklaşan bir görev için bir e-posta aldığınızda, 2do klasörünüzde o görev veya istemciyle ilgili bir adla bir klasör oluşturun. E-postayı bu klasöre taşıyın, gerekirse bir hatırlatıcı veya randevu oluşturun ve işte! artık düzenli bir gelen kutunuz var. Bu görevle ilgili daha fazla e-posta aldığınızda, artık doğrudan oluşturduğunuz alt klasöre gidebilirler. Bu görevi tamamladıktan sonra, tüm içeriği atadığınız kalıcı bir klasöre kolayca taşıyabilirsiniz. Anahtar, onun üstünde kalmak ve 2do klasör listenizdeki bir alt klasörle işiniz bittiğinde, onu silmek veya taşımaktır. Bir görev bittikten sonra klasörleri saklamak, organizasyonunuzu engeller ve elektronik dağınıklığınıza katkıda bulunur.

Bu yöntem, yapılması gereken işler için kolay bir görsel referansa sahip olmanızı sağlayacak ve bazı görevler o an için geri çekilse bile, onları yine de görebilir ve zihninizde taze tutabilirsiniz. Yeni gelen e-postalara konsantre olduktan sonra, işinize daha fazla ve dağınıklığınıza daha az odaklanabileceksiniz.

Alt klasörler: Alt klasörleri, hatta alt klasörlerdeki alt klasörleri kullanmaktan korkmayın. Öğeleri mantıksal gruplara koymak, dosyalarınızı düzenli tutmanın anahtarıdır.

Nasıl kullanılır: Örneğin, bir dizi müşteriniz ve çalıştığınız birkaç farklı şirketiniz olabilir ve her müşteri / şirketin birden çok görevi, projesi, talimatı vb. Olacaktır. Gelen Kutunuzun altında, her biri için bir dosya oluşturun. şirket, şirketin altında her müşteri için bir klasör oluşturun ve her istemcinin altında gerçekleştirdiğiniz farklı görevlerin sayısı için klasörler oluşturun.

Mesajları geldiklerinde koyacak bir yere sahip olmak, görevlerinizin ve mesajlarınızın üstesinden gelmenin anahtarıdır. Gelen kutularının çok hızlı bir şekilde büyümek ve bunaltıcı olmak için bir yolu vardır, bu adımları yerine koymak, çirkin karışıklıkları kontrol etmeye yardımcı olur ve bir bonus olarak süreçte organize olmanızı sağlar.