Başarılı İş Toplantıları Düzenlemenin Temel Adımları

Başarılı Toplantılar Düzenlemek – Doğru Yapmanın Temel Adımları

Hepimiz zaman kaybı olan toplantılardan şikayet ediyoruz ve işin aslı şu ki, pek çoğu tam olarak bu toplantılar. Daha sonra gerçek kararların alındığı veya üzerinde anlaşılan kararların altüst edildiği “koridor” toplantısını da gördük.

Kariyerinizin bir noktasında kendi toplantınızı yürütme şansınız olacak – sizinki de aynı şekilde mi gidecek? yoksa etkili olduğundan ve yapması gereken işi yapacağından emin misiniz?

İyi yönetilen toplantılar ekip oluşturmaya ve yüksek morale katkıda bulunur; kötü yönetilen toplantılar en iyi ihtimalle herkesin zaman kaybıdır ve en kötü ihtimalle ilişkilere ve bir bütün olarak işletmeye zarar verme potansiyeline sahiptir.

İşte bunu nasıl doğru yapabileceğiniz:

Tüm başarılı toplantılar bir dizi birbirine bağlı faktöre bağlıdır ve her birine metodik olarak yaklaşırsanız, toplantılarınızın eyleme geçenler olduğunu göreceksiniz. Ve krediyi alırsın.

Planlama

Hazırlık
Bilgi
Yapı ve kontrol
Kayıtlar ve eylem

Planlama

Toplantı neyi başarmayı amaçlamaktadır?
Toplantı aslında neyi başaracak?
Toplantıyı yapmazsan ne olur
Kimin katılması gerekiyor ve neden?
İletişim kurmanın daha etkili bir yolu var mı?

Hazırlık

Önceden bir gündem hazırlayın ve dağıtın;
Toplantıdan önce gündem maddelerini davet edin;
Gündemi mantıklı bir şekilde düzenleyin;
Önemli olanı düşünün – v – acil konu;
Zamanlamaları düzenleyin ve sınırları ayarlayın;
Her bir öğe için hedefleri netleştirin.

Bilgi

Dahil olanlara kendilerinden ne beklendiğini söyleyin;
Herkese saati, tarihi konumu vb. Söyleyin;
Gerekli herhangi bir ön okumayı veya bilgiyi dolaşıma sokun.

Yapı ve Kontrol

Sırayla her maddeyi tartışın;
Katkı isteyin, ancak insanları konuya odaklayın;
eski toprakları aşmaktan kaçının;
Grubun ihtiyaçlarının farkında olun;
Parçalanmış tartışma gruplarını önleyin;
Konuya geri dönmek için sık sık özetleyin;
Katkıları takdir edin;
Herhangi bir sonucu onaylayın;
Stres eylemleri ve bunu kim alır.

Kayıtlar ve Eylem

Tartışmaları, eylemleri ve sorumlulukları kaydedin;
Anında net, basit dakikalar oluşturun.

Toplantıların etkili bir şekilde yürütülmesi hakkında öğrenilmesi gereken birkaç nokta vardır:

Doğru kişileri davet edin;
Yapılabilir bir gündem belirleyin;
Zamanlamaları ve insanları kontrol edin;
Üyeleri birbirlerini dinlemeye teşvik edin;
Not eylemleri;
İnceleyin ve kaydedin

Bu yüzden, “haydi gelip ne olacağını görelim” yaklaşımından kaçınmak istiyorsanız, bu sadece gerçekten istediğiniz ve başarmanız gereken şeyi düşünmek için zaman ayırmanız ve sonra onunla devam etmeniz gerektiği anlamına gelir. İnsanlar, zamanını boşa harcamadığınız için size teşekkür edecek.