Ofis İletişimi: Bağlı Kalmak İçin İpuçları

Ofisinizin olabildiğince sorunsuz çalışmasını ister misiniz? İlk adım, iletişimi geliştirmeyi içerir.

Ofis ortamında iletişim eksikliğinden daha stresli bir şey yoktur. İş arkadaşları bir ekip olarak birlikte çalışmadığında, sorunlar ve yanlış anlamalar – büyük ya da küçük – ortaya çıkabilir, bu da gereksiz ikilemlere ve hatta çatlaklara neden olabilir.

Aşağıdaki ipuçları, yöneticilerin ofis iletişimini geliştirmesine yardımcı olacaktır:

* Düzenli toplantılar yapın. İster haftalık ister günlük olsun, toplantılar ofiste neler olup bittiğini öğrenmenin ve hangi görevlerin veya olayların geleceğini öğrenmenin harika bir yoludur. Bu aynı zamanda ofis için hangi hedeflerin belirlenmesi gerektiği hakkında konuşmak için iyi bir zamandır.

* Teknolojiden yararlanın. E-posta gönderme, ofis içi arama ve çağrı, iş arkadaşlarınızla iletişim kurmanın etkili yolları olsa da, yeni teknoloji iletişimi yeni bir düzeye taşıyor.

Bu tür bir teknoloji, IRIS olarak da adlandırılan Anında Yanıt Bilgi Sistemidir. TechRadium Inc. tarafından geliştirilen IRIS, bina sakinlerine, bina yöneticilerine ve gerekirse acil durum müdahale ekiplerine rutin, öncelik ve acil durum mesajları gönderen yenilikçi bir uyarı sistemidir. Bu sesli ve yazılı uyarılar, sık kullanılan çeşitli elektronik cihazlardan gönderilir: ev ve cep telefonları, e-posta hesapları, çağrı cihazları, PDA’lar ve faks makineleri. IRIS, uygun maliyetli bir iletişim sistemidir çünkü kurulum için donanım, yazılım veya sistem kurulumu gerektirmez.

* Dinleme becerilerinizi kullanın. İleride bir iş arkadaşınız veya müşterinizle bilmeniz veya tartışmanız gerekebilecek önemli bilgileri kaçırmamak için dikkatli olun.

* Herkese duyurun. Tartışılacak hassas veya önemli konularınız olduğunda, e-postaların arkasına saklanmayın çünkü mesaj yanlış yorumlanabilir. Amacınızı ilettiğinizden emin olmak için, dahil olan her bir tarafla görüşün veya onlarla telefonla iletişime geçin.