Microsoft Excel Veritabanı Nasıl Oluşturulur

Microsoft Excel Veritabanı terimi, BT dünyasındaki birincil görevim veritabanı geliştirmekti ve elektronik çizelge birliği tarafından kullanılan şey, benim aşırı yüceltilmiş bir liste olarak gördüğüm şey olduğundan, benimle hiçbir zaman pek iyi karşılanmadı. Bununla birlikte, barış adına, Microsoft Excel Veritabanı olarak bilinen veritabanını oluştururken uymanız gereken bazı ilkelerin ana hatlarını vermek istiyorum.

İnceleyelim

Özünde bir veritabanı, bir şekilde ilişkili olan bir bilgi koleksiyonu olarak kabul edilen şeydir. Örneğin, bir şirket yönetiyor ve bir ürün satıyorsanız, belirli bir süre boyunca yaptığınız tüm satışları listeleyen bir veritabanınız olabilir. Bu verilerin bir veri tabanında depolanması, şirket bilgileri ile bir ürünün satışı bağlantılı olduğundan ve bu nedenle veri tabanı için uygun olacağından mantıklı olacaktır.

Microsoft Access Veritabanları, Oracle Veritabanları, MySQL veritabanları ve benzerleri gibi birçok farklı veritabanı türü vardır, ancak Microsoft Excel ayrıca veritabanı listesi olarak bilinen bir veritabanı biçimine de sahiptir. Listenin formu, veriler satırlar halinde sütun başlıklarının altında olduğundan, diğer veritabanları ile hemen hemen aynıdır, ancak bu ortak noktadan sonra Excel veritabanı kendi yönüne gider. Bakın, bir Microsoft Excel Veritabanı veya Excel Listesi içinde belirli verileri aramak için SQL’in ortak veritabanı dilini kullanmıyoruz, aslında özel olarak yazılmış işlevleri kullanıyoruz. Bu işlevler sizin tarafınızdan özel olarak yazılır ve ölçüt olarak bilinir.

Öyleyse nasıl bir excel veritabanı oluştururuz

Öncelikle, her zaman uymamız gereken bir kural vardır ve bu, çalışma sayfası başına bir excel veritabanıdır. Artık ve başın belaya giriyor. Aslında, çalışma kitabınızda birden çok excel veritabanına sahip olmanız gerekiyorsa, her bir excel veritabanını ayrı bir çalışma sayfasına koyun.

Takip etmeniz gereken bir sonraki şey, veritabanı listelerinizin ilk satırının listenin başlığını içermesidir. Bu ilk satır alan adlarınızı içerir. Ayrıca alan adlarının her biri% 100 benzersiz olmalıdır. Aynı ada sahip iki alan adına sahip olamazsınız veya yine çalışmayacak bir listeniz olur.

İlgilenmeniz gereken bir sonraki konu alan adlarını belirlemektir. Excel veritabanlarının basit bir kuralı vardır, alan adları veya sütun adları benzersiz olmalıdır. Artık bunları tanımlama yolunuz kolaydır, tek yapmanız gereken alan adlarının listenizdeki veritabanının geri kalanı için birçok farklı veri türü, biçim, desen vb. Olmasını sağlamaktır. Genel olarak yaptığım şey, bu gereksinimi karşılamak için alan adlarımı kalın olarak biçimlendirmektir.

Excel veritabanı oluştururken hatırlamanız gereken en önemli kurallardan biri, alanların ve verilerin satır ve sütunlarının etrafında boş bir satır ve sütun olması gerektiğidir. Bunun anlamı, alanların üstünde hala bir başlığa sahip olabileceğinizdir, ancak başlık ve alanlar arasında ve son sütunda da boş bir satır olması gerekir. Boş satır kuralı aynı zamanda listenin alt kısmı için de geçerlidir.

Listenize veri girerken, her kayıttaki her hücre boş olsa bile bir değer içermelidir (boş bir değer hala bir değer olarak kabul edilir) ve her kayıt aynı sayıda alan içermelidir. Bir alan için belirli bir veri yoksa, onu boş bırakıp sonraki alana geçmeniz yeterlidir.

Metinden önce veya alandaki metnin sonunda boşluk olmayan bir alana veri girerken emin olun. Boşluklarınız varsa, listedeki verilerin sıralanması ve aranması tehlikeye girecek ve beklenmedik sonuçlar elde edeceksiniz.

Alandaki büyük harf ve küçük harf karakterleri, Microsoft Excel uygulamasına bunun bir sorun olduğunu özellikle belirtmediğiniz sürece aramaları veya sıralama sıralarını etkilemez. Ayrıca gerekirse bir hücrede formüller de kullanabilirsiniz. Formüller, Excel Veritabanı Listesi içindeki veya Excel Veritabanı dışındaki hücrelere başvurabilir.

Ayrıca, hücreleri tıpkı diğer elektronik tablolar gibi düzenleyip biçimlendirebileceğinizi, ancak öncelik olarak dikkate almanız gereken sorun, alan adlarının veritabanı listesindeki geri kalan verilerden farklı bir biçime sahip olması gerektiğidir. Listede alan başlıkları dışında başka biçimlendirme olmaması şiddetle tavsiye edilir. Bu, uygulama tarafından excel veritabanında alan başlığının ne olduğu ve neyin olmadığı konusunda yanlış hesaplamalar olmamasını sağlar.

Listenizi bu kuralları izleyerek bu şekilde oluşturduğunuza göre, artık kriterler uygulayarak listeyi sorgulamaya hazırsınız. Bunu yapmanın en kolay yolu, Form iletişim kutusunu kullanmaktır. Excel Veritabanı formuna girmek için Veri menüsünü seçmeniz ve ardından açılır menüden Form’u seçmeniz yeterlidir.

Excel Veritabanı Formundan, Ölçüt düğmesini seçebilir, verileriniz için sahip olduğunuz ölçütleri yazabilir ve Sonrakini Bul düğmesini seçerseniz, sizi aradığınız ölçütleri karşılayan ilk kayda götürecektir. Excel Veritabanları, veritabanınızdaki kayıtların hacminin 65.536 satırı aşmadığı özet veriler için özellikle yararlıdır.

Bir excel veritabanı oluşturmak için bu kuralları izlerseniz, excel veritabanı listesiyle ilişkili işlevlerin etkili ve verimli bir şekilde çalışacağını göreceksiniz.