Kurumsal İçerik Yönetimi ile Yönetme

Kurumsal İçerik Yönetimi, kuruluşun her yerinde oluşturulan yapılandırılmış ve yapılandırılmamış içeriğin yakalanmasını, bu içeriğin depolanmasını, bilgi olarak işlenmesini, bu bilgilerin karar desteği için ihtiyaç duyanlara iletilmesini ve son olarak da bu bilgileri uzun vadeli depolama alanına aktarmayı içerir. sistemden güvenle çıkarılabilir.

Kurumsal İçerik Yönetimi, her departman ve işlevin ayrı ayrı sistemler kullandığı tipik olan kaynak kullanımında işlevlerin tekrarlanmasını ve fazlalığı önlemeyi amaçlar.

Daha önceki makaleler yakalama, depolama ve koruma ile teslimat bileşenlerini tanımlıyordu. Bu makale, istenen sonuçları elde etmek için diğer bileşenler üzerinde çalışan “yönetim” bileşenini araştırmaktadır.

Bu yönetim bileşeni, içerik yakalama, işleme ve dönüştürme ile bilgi dağıtımını yönetir. Bunu yapmak için veri tabanlarını ve erişim yetkilendirme sistemlerini kullanır. Ayrıca arşivleme ve son kaldırma işlevlerine de katılır.

Yönetim Bileşeninin Unsurları

Belge Yönetimi : Belge yönetimi şunları içerir:

• İçerikle çalışmak için check-in / check-in tesisleri,
• Aynı içeriğin farklı sürümlerini kullanıcılara sunmak için sürüm kontrolü
• Gerekli bilgileri bulmak ve bunlara erişmek için arama ve erişim olanakları ve
• Bilgileri genel bakışta ve diğer görünüm türlerinde görmek için tesisleri görüntüleme

İşbirliği Yönetimi : İşbirliği yönetimi, birlikte çalışmayı mümkün kılan kolaylıklar sağlamayı içerir. Bu tesisler şunları içerir:

• Ortak veritabanlarını kullanma
• Belgeler ve süreçler üzerinde birden fazla kişinin çalışması için iş akışı prosedürleri tasarlama
• Çok sayıda kişinin farklı konumlardan tartışmalar yapmasına ve ayrıca referans ve eylemler için dosya ve notlar eklemesine olanak tanıyan beyaz tahta ve video konferans gibi olanaklar sağlamak
• Randevu planlama gibi idari görevler için kolaylıklar sağlama

Web İçeriği Yönetimi (WCM) : Kurumsal içerik yönetimi sistemleri tipik olarak çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklarına sunulan etkileşimli olanaklara sahip bir web portalı içerir. Bu, web içeriği yönetiminin ECM’nin bir parçası haline geldiği anlamına gelir.

WCM, genellikle kullanıcıların HTML ve diğer programlama becerilerine sahip olmasalar bile içerik oluşturmalarına izin verir. WCM şunları içerir:

• İçerik oluşturma ve düzenleme
• İçeriği yayınlamadan önce gerektiğinde editör incelemeleri ve değişiklikleri oluşturma
• Farklı biçimlerdeki içeriği kabul etme ve standart biçimlere dönüştürme
• İçeriğin yayınlanması
• İhtiyaç ve tercihlerini karşılamak için kullanıcıların sayfa görüntülerini kişiselleştirme
• Genel ve genel olmayan içeriği ayırmak ve ikincisine erişimi kısıtlamak

Kayıt Yönetimi : Depolama, arşivleme ve kaldırma hedeflerine ulaşma mantığıyla ilgilenir. Prosedürler ve işlevler şunlar için geliştirilmiştir:

• Dosyalama ve indeksleme sistemleri
• Saklama ve kaldırma planları
• Hassas ve gizli verilerin korunması
• Belge ve bilgi alma meta verileri

İş Akışı ve İş Süreci Yönetimi : İş akışları, kullanıcı tarafından belirlenen standart veya özel sıralar boyunca olabilir. İş akışı hedeflerine, özerk istemcilerle akışı ve iş akışı çözümlerini kontrol eden iş akışı motorları aracılığıyla ulaşılır.

İş akışını yönetmek, planlama, yakalama, işleme, teslim etme, yetkilendirme yoluyla yönetim, son tarihler, izleme ve hatırlatıcılar ve sürecin belgelenmesini içerir.

İş süreci yönetimi, farklı iş akışlarını ve uygulamaları entegre bir iş sürecine entegre etmeyi amaçlar. Ayrıca, veri ambarını madencilik yaparak iş zekası oluşturmayı da içerir.

Sonuç

Kurumsal İçerik Yönetiminin yönetim bileşeni, diğer tüm bileşenleri iş sonuçlarına ulaşmaya yardımcı olan entegre bir süreçle bütünleştirmeyi amaçlar.

Belge Yönetimi, İşbirliği Yönetimi, Web İçeriği Yönetimi, Kayıt Yönetimi, İş Akışı Yönetimi ve İş Süreçleri Yönetimi gibi farklı disiplinleri ve teknolojileri bir araya getirir.