Konferans Çağrınız İçin Hazır Olun

Ofisinizdeki bir konferans görüşmesi ile bir toplantı arasında çok fazla fark yoktur. Çalışanlarınızla veya müşterilerinizle yüz yüze oturuyor veya onlarla bir konferans görüşmesi yapıyor olsanız da, bazı temel davranışlar geçerli olacaktır.

Ofisinizde veya konferans salonunuzda profesyonel toplantılar yaparken, katılımcılarla yüz yüze otururken tartışmaya titizlikle hazırlanıyorsunuz. Pekala, konferans görüşmesi toplantıları farklı şekilde ele alınmamalıdır. Bir konferans görüşmesi genellikle uzak yerlerde bulunan iki veya daha fazla kişi arasında kurulur.

Dünyanın dört bir yanına yayılan iş ofisleri ile konferans görüşmeleri, şirketlerin toplantı salonunda fiziksel olarak bulunmalarına gerek kalmadan çalışanları ve müşterileriyle toplantı yapma şeklini kolaylaştırmıştır. Bu da, diğerlerinin yanı sıra toplantının hedefine seyahat olmadığı ve otel konaklama ücretleri olmadığı için işletmeler için büyük tasarruflarla sonuçlandı.

Profesyonel toplantılarda kullanılan konferans görüşmeleri, kişisel telefon görüşmelerinden veya meslektaşlarla yapılan bire bir görüşmelerden çok farklıdır. Konferans görüşmelerinin, ofisinizdeki müşterilerle yaptığınız toplantılar kadar resmi toplantılar olarak kabul edildiği unutulmamalıdır.

Katılımınızın her adımında izlenmesi gereken belirli kurallara uyan bir iş aracıdır. Konferans görüşmelerine katılırken, görüşme boyunca yüz yüze toplantılarda yaptığınız kadar nazik ve profesyonel olmanız gerekir.

Konferans görüşmelerine katılmadaki tutumunuz, profesyonelliğinizin ve başkalarına sunum yapma becerinizin doğrudan bir yansımasıdır. Bir konferans görüşmesine her gittiğinizde, tartışmaya hazırlıklı olmalısınız ve konferansa girmeden önce ihtiyacınız olacak tüm ilgili belgelerle hazır olmalısınız. Kendinizi hazırlarken, konferans sistemini test etmek ve mikrofonunuzun ve diğer ekipmanın çalıştığından ve sesin doğru ayarlandığından emin olmak akıllıca olacaktır.

Toplantı devam ederken çoklu görev yapmadığınızdan emin olun. Fikrinizi toplantıyla ilgili olmayan başka bir şeye yönlendirmeden tartışmaya ayak uydurmalısınız. Klavyeden çok fazla gürültü çıkmamasını sağlamak için her zaman kağıt üzerine veya dizüstü bilgisayarınıza notlar alabilirsiniz. Konferans görüşmelerinde fikirler paylaşılır ve tartışmaya aktif olarak katılmazsanız, o toplantıda katılımcı olarak hatırlanmayacaksınız.

Konferans görüşme hizmetleri dışarıdan temin edilebilir ve tesisler ofiste de kurulabilir. Teknoloji tipik olarak konferans telefonlarını veya VoIP sistemlerini kullanır. Bu hizmetleri konferans görüşmeleriniz için kiralıyorsanız, yapmak istediğiniz toplantının tarihini ve saatini belirlemeniz gerekir.

Size bir grup arama numarası ve ayrıca sizin için ayarlanmış tarih ve saatte konferans ağına erişebileceğiniz bir şifre atanacaktır. Dış kaynak kullandığınızda, belirli ekipmanların bakımının getirdiği zorluklar tamamen gereksiz hale gelir.