E-posta Görgü Kuralları Eksik Bağlantı Nedir?

Telif Hakkı 2006 The National Learning Institute

E-posta ile internete baktım ve birçok site buldum, ancak Google’ın ilk sayfasındaki 10 siteden sadece biri, e-posta görgü kuralları ile ilgili gerçek sorunu ele aldı. Ancak, şimdi Netiquette için yeni bir kelime bile olduğunu buldum. Bir sitenin e-posta görgü kuralları için 32 kuralı vardı (tabii ki daha kapsamlı bir açıklama için diğer sayfalara bağlantılar içeren) ve yine de ana noktayı kaçırdılar!

E-posta görgü kurallarıyla ilgili GERÇEK sorun nedir? Bunu cevaplamadan önce şu ifadeyi okuyun:

Parayı çaldı demedim

Şimdi kendi kendinize yüksek sesle okuyun (etrafta başka biri olup olmadığı önemli değil, ne yaptığınızı bilmeyecekler).

Anahtar soru! Bu ifadenin anlamı nedir? Bu yazılı açıklamadan ne yorumladınız?

Bunu düşündün mü:

Ben o demedim .. ya da

Ben onu söylemedim .. ya da

Ben onu ya da bunu söylemedim

O SHE çaldı demedim ya da

Parayı ÇALTI demedim ya da

PARAYI çaldığını söylemedim.

Resmi almaya mı başladın? Gördüğünüz gibi, ne zaman bir kelimeyi kağıda (veya bu durumda e-postalara) koysak, bunlar birçok farklı şekilde yorumlanabilir ve çoğu zaman öyledir! Aslında hukuk mesleği (bunu okuyan hukuki nitelikteki herhangi birinden özür dileyerek) yazılı kelimelerin yorumlanması üzerine bütün bir endüstri inşa etti. Son zamanlarda herhangi bir sözleşme imzaladın mı? Neredeyse hiçbir zaman noktalama işaretlerine sahip olmadıklarına ve yaptıklarında bile, iki bağımsız insan tarafından oldukça farklı bir şekilde yorumlanabileceklerine dikkat edin.

Şimdiye kadar, e-posta görgü kurallarının altın kuralının ne olması gerektiğini tahmin etmiş olabilirsiniz:

Mesajın herhangi bir duygusal amacı varsa veya alıcıların duyguları üzerinde bir etkisi olması muhtemelse, göndermek için e-postadan başka bir yol arayın.

Genel olarak, bu yüz yüze veya telefonda veya video bağlantısı, video kamera vb.

E-postalar yalnızca gerçek, mantık ve neden için olmalıdır. O kadar çok masum (yüzeyde) e-postanın rıza gösteren yetişkinler arasında bir kelime savaşı başlattığını gördüm ki bu kadar ciddi olmasaydı, neredeyse gülünç olurdu. Aslında, bir zamanlar çok iyi bir ilişkiye sahip olan iki meslektaşın, basit bir e-posta mesajının birbirlerinin yorumlanmasına göre, sonunda yasal işlem noktasına geldiği bir durum gördüm.

E-postalar, diğer yazılı kelimelere benzemez, bunlar kitap, gazete veya yazılı kelimeye çok fazla düşüncenin girdiği (ve buna genellikle görsel bir imge eşlik eden) değildir. Bu şekilde de okunmazlar, ancak alıcı tarafından defalarca tekrar okunabileceklerini unutmayın!

Çoğunlukla hızlı ve bazen gözden geçirilmeden yazılırlar, ancak bir zamanlar kişilerarası ilişkilerimizin çoğunu oluşturan yüz yüze iletişim ve telefon iletişiminin büyük bir kısmının yerini almışlardır. Örneğin, insanların, doğrudan o kişiyle konuşmak yerine, yan taraftaki ofiste veya yan masa veya odadayken birbirlerine e-posta gönderdiklerini ne sıklıkla görüyorsunuz?

Ancak e-postalar, birbirimizle yüz yüze konuştuğumuzda sürekli devam eden ve birbirimizi anlamamıza yardımcı olan tüm sözsüz iletişimden de yoksundur. Çok sayıda çalışma, bir kişinin diğerine gönderdiği mesajı yorumlamak açısından yüz yüze iletişimde:

% 55-60’ı toplanan sözlü olmayan sinyallerdir

% 35-40’ı kullanılan ses tonundan geliyor

% 7-10, konuşulan gerçek kelimelerden gelir

Yakın zamanda yapılan bir başka anket, ilk izlenimin% 37’sinin konuşmacının ses tonuna dayandığını ortaya koydu. Telefonda bu sayı% 80’e veya üstüne çıkar.

Öyleyse, motive edici, çatışmacı olması veya herhangi bir şekilde alıcının davranışını veya duygusunu etkilemeyi amaçlayan bir mesajımız varsa, bu bize iletişim aracımız olarak e-postaları bırakıyor, eğer sadece 7- Gerçek mesajımızın% 10’u ulaşıyor mu? Bir yazarın söylediği gibi Bu, e-postayı benzersiz bir ortam haline getirir. Sözlü olmayan ipuçlarının olmaması, bir şeyi yanlış yorumlamayı kolaylaştırır, ancak bu yanlış yorumlardan kaçınmak için yeterince dikkatli değiliz çünkü e-posta, tıpkı konuşmak gibi çok hızlı, kolay ve erişilebilir hissettiriyor.

Daha önce de söylediğim gibi, birisinin düşüncesini gerçekten etkilemek veya davranışlarını etkilemek istiyorsanız, önerim kişiyi yüz yüze veya bazı sesli / görüntülü bağlantı araçlarıyla geri dönüş olarak görmektir.

Diğer insanların duygularını etkilemek istediğimizi BİLDİĞİMİZ zaman bu belki sorun olabilir. Ama istemeden duygularını etkilemekten nasıl kaçınabiliriz? (Bu arada, e-postanızın altında herhangi bir miktarda ifade veya benzerini kullanmak veya şu anda, cümlelerin sonunda e-postalara girmek gibi, olumlu bir etkisi olmayacak, hatta size karşı bile işe yarayabilirler).

Mümkün olduğunca nazik davranmak ve mesajı göndermeden önce dikkatlice tekrar okumak dışında, mesajınızda kaçınmanız gereken ana kelime, özellikle geçmiş zamanda kullanmışsınızdır. Geçmiş zamanda kullanıldığında, genellikle alıcının yaptığı ya da yapmadığı bir şeyi suçlarsınız. Belki de bu şekilde çıkarsama niyetinde değiliz, ama olan budur. Bir an için e-postalardan uzaklaşıyorum. Biriyle en son ne zaman gerçekten hararetli bir tartışma yaşadığınızı düşünün. Çoğu zaman, bu tür argümanları tetikleyen şey, bir kişinin Seni çok sık kullanarak suçlu bulmasıdır. Bunu benim için asla yapmazsın ya da randevularımı hep kaçırırsın. Kısa süre sonra diğer kişi kendi Yous’una katılır ve samimi ve olumlu bir sohbet olarak başlayan şey bir tartışmaya dönüşür. Bahse girerim, sahip olduğun son argüman hakkında gerçekten düşündüğün zaman, diğerlerinden daha fazla kullanılan kelime Sen’di ve geçmiş zamanda kullanıldı!

Herhangi bir girişkenlik eğitimi almış olanlarınız, Siz’i Ben ile değiştirmenin çok güçlü olabileceğini ve diğer kişiyi rahatsız etmeden bilecekler. Basit ve hızlı bir alıştırma olarak, daha önce kullandığım iki Sen ifadesini yeniden yazma görevini sana bırakacağım – Bunu benim için asla yapmıyorsun ve ben ifadelerimi yaparken randevularımı her zaman kaçırıyorsun. Bu teknik biraz pratik gerektirir, ancak e-posta iletişimlerinizin etkinliğini önemli ölçüde artırabilir.

Bu nedenle, selamlar, ccs vb. Gibi şeyler etrafında olabildiğince çok görgü kuralına sahip olabileceğimizi ve mümkün olduğunca çok sayıda ifade ekleyebileceğimizi, ancak e-postanın gerçek anlamı amaçlandığı şekilde alınmayacaksa göndermeden önce tekrar düşünün.

E-posta görgü kuralları hakkında geri bildirim almak istiyorum, bu yüzden lütfen www.nationallearninginstitute.com adresinden bana e-posta gönderin.