Başarılı Bir Konferans Görüşmesi Nasıl Yapılır

Gittikçe daha fazla sayıda kişinin evden çalıştığı, yolda çalıştığı ve genellikle dünyanın her yerindeki yerlerde birden çok tedarikçi, yüklenici ve iş ortağıyla çalıştığı günümüzde konferans görüşme, yüz yüze görüşmenin yerini alıyor. İşte konferans görüşmenizden en iyi şekilde yararlanmaya yönelik bazı ipuçları …

Birinci İpucu: Bir Ajanda Gönderin

Etkili bir toplantının anahtarı bir gündemdir – bu sadece bir konferans görüşmesi değil, her türlü toplantı için geçerlidir. Bir konferans aramasıyla, konferans görüşmesine nasıl erişileceğine dair talimatların her zaman gündemin en üstünde, tercihen bir kutu içinde veya öne çıkmasını sağlamak için başka bir metin dekorasyonu ile olduğundan emin olun.

Diğer bir seçenek de, ister Microsoft Outlook, ister Apple’ın iCal veya başka bir planlama aracı olsun, takvim uygulamanızın içinden bir toplantı isteği göndermektir. Toplantı talebi, özel olarak biçimlendirilmiş bir e-posta olarak gönderilir, böylece normal bir e-postada olduğu gibi ekler ekleyebilirsiniz. Ajandayı ekleyin ve e-postanın gövdesinde konferans görüşmesine nasıl bağlanılacağıyla ilgili talimatları tekrarlayın.

Çoğu konferans hizmeti sağlayıcısı, katılımcıların özel bir numara çevirmesini (kullanıcının bulunduğu yere göre farklılık gösterebilir veya ulusal bir numara olabilir), ardından bir konferans “odası” numarası ve ardından bir güvenlik kodu veya PIN girmesini ister. Gündemde ve toplantı talebinde gerekli tüm ayrıntıların yer aldığından emin olun.

Konferans görüşmesi normal bir durum güncellemesiyse, gündemdeki ilk öğenin sorumlu olmayı kabul ettikleri eylemler için insanları kovalaması gerektiğinden, önceki görüşmeden gelen toplantı notlarını da gönderdiğinizden emin olun.

İkinci İpucu: Ev Hizmetleriyle İlgilenin

Aramanın başında, yoklamayı kesin ve herkesin görüşmede olduğundan emin olun. Yeni gelenleri grubun geri kalanına tanıtın ve onları birkaç dakika kendilerini ve görüşmedeki rollerini anlatmaya davet edin. Katılımcılar listesinde eksik olan varsa, onları mümkün olan en kısa sürede aramaya almak için hemen arayın (tercihen cep telefonlarından). Birkaç dakika içinde çağrıya ulaşamazlarsa, onlar olmadan devam edin. İyi bir konferans görüşmesinden herkesi en başta bekletmekten daha fazla hiçbir şey eksiltemez.

Ardından, herkesin gündemin bir kopyasına sahip olduğundan ve hepsinin birbirini duyabildiğinden emin olun. Not alan kişi siz olmayacaksanız, herkesin kim olduğunu netleştirdiğinizden emin olun. Bunun iki faydası vardır: Birincisi, not alan kişi dikkatli ve sorumlu olacaktır ve ikincisi, görüşmeden sonra tek bir toplantı notu seti dağıtılacaktır. Bu netleştirilmezse, hem gereksiz hem de kafa karıştırıcı olan birkaç sürümle karşılaşabilirsiniz.

Son olarak, görüşmedeki etkileşim kurallarını belirleyin. Yalnızca ses olduğundan, konuşmaya alışmak istediğimizi belirtmek için kullandığımız olağan ipuçları mevcut değildir. Bu nedenle, kuralların ne olacağını başlangıçta belirtmeye değer. Bunlar “Lütfen herhangi bir soruyu not edin ve her gündem noktasından sonra bunları sırayla ele alacağız” kadar basit olabilir veya katılımcıların konuşma sırasını listelemek ve her katılımcıdan yalnızca şu adrese konuşmasını istemek kadar karmaşık olabilir. özel zamanları. Bu sonuncusu “yuvarlak masa” konferansı olarak adlandırılır ve özellikle insanlar buna alıştıktan sonra etkilidir. Tüm katılımcıları meşgul tutma ve her noktayı geçmek için gereken süreyi hızlandırma gibi ikili etkiye sahiptir.

İnsanlardan görüşme süresince etkileşim kurallarına bağlı kalmalarını beklemek açıkçası gerçekçi değildir, ancak bunları başlangıçta ortaya koymak, işlerin hızlı ve sorunsuz yürümesini sağlamaya yardımcı olacaktır.

Üçüncü İpucu: Hoparlörü Kapatın

Katılımcıların çoğunluğu tek bir odada birlikte olmadıkça, hoparlörü kapatmalısınız. Yüksek kaliteli özel bir hoparlöre sahip değilseniz, hoparlör ve konferans görüşmeleri kötü bir kombinasyondur. sesli geri bildirimi önlemek için, hoparlörler yeterince yüksek bir ses olduğunda hoparlörü otomatik olarak sessize alır. mikrofondan duydum. Ne yazık ki, birkaç hoparlör bunu özellikle iyi yapar ve çoğu zaman, mikrofona geri beslenen kendi çıkışı nedeniyle hoparlör sessizleşir. Bu sinir bozucu ders bırakma ve cevapsız sözcükler ve cümleler anlamına gelir.

Bu bir konferans görüşmesi olduğu için, çoğu zaman, birisi “Tüm bunları kaçırdık!” Söylemeye gerek yok, sürekli kendinizi tekrarlamak zorunda kalmak, konuşmacı olmayan tüm katılımcılar için çok zaman alıcı ve rahatsız edici olabilir.

Başka biriyle aynı odada olsanız bile, bazen hoparlör kullanmak yerine iki ahizeyi kullanmak bir gelişme olabilir.

Dördüncü İpucu: Toplantı Notlarını Gönderin

Görüşme herkesin zihninde tazeyken, konferans görüşmesindeki herkesin en geç ertesi sabah toplantı notlarının bir kopyasını almasını sağlamalısınız.

Etkili not almak için web’de pek çok yararlı kılavuz vardır, ancak özünde:

• Kesinlikle her şeyi yazmaya çalışmayın; yalnızca bir eylemin gerçekleştirilmesi gereken öğeler
• Her eylem için kimin sorumlu olmayı kabul ettiğini takip edin
• Her eylem öğesi için son tarihlerin kaydını tutun

< li> Toplantının saatini, tarihini ve kimlerin orada bulunduğunu not etmeyi unutmayın

Konferans görüşmesi normal bir durum güncellemesiyse, toplantı notlarına sonraki toplantının saatini ve tarihini not ettiğinizden emin olun. Mümkünse, eylem öğeleri için son tarihler durum toplantılarının tarihlerine karşılık gelmelidir, böylece notlar belirli bir toplantıda takip edilmesi gereken öğeler için hızlıca taranabilir (hatta sıralanabilir).

Beşinci İpucu: Kısa Tutun

Araştırmalar, insanların bir telefon alıcısını yaklaşık bir saatten daha uzun bir süre kulağına götürdükten sonra bazı istenmeyen yan etkilere maruz kalmaya başladığını göstermiştir. Her halükarda, kırk dakika çoğu insanın konsantrasyon süresinin sınırıdır.

Aramanın bir saatten fazla sürmeye başladığını fark ederseniz, işleri tamamlayıp o gün veya tercihen ertesi gün devam etmek iyi bir fikirdir. Bunun düzenli bir olay olduğunu düşünüyorsanız, gündemi yeniden gözden geçirmeniz veya muhtemelen grubu ayrı, daha odaklı gruplara ayırmanız gerektiğinin bir göstergesi olabilir. Belirli bir zamanlayıcı, aynı konferans görüşmesinde mühendisleri ve iş adamlarını barındırıyor. Bunu halletmenin daha iyi bir yolu, üç tane daha kısa toplantı yapmaktır – biri sadece mühendislerle, biri iş adamları ile ve diğeri sonuçları sunmak ve bir sonraki departman toplantısına geri bildirimde bulunmak için her gruptan tek tek temsilcilerle. Pratik yaparak, her toplantının uzunluğunu yaklaşık yirmi dakikaya düşürebilirsiniz.