Toplantılarda Canavarlar – Bölüm 1, Verimsiz Davranış Nasıl Yönetilir?

Kolayca olur.

Bir toplantı yapıyorsunuz ve aniden küçük bir yan toplantı başlıyor. Sonra iki yan toplantı gelişir. Yakında aynı anda birçok toplantınız olacak ve hepsi kontrolden çıkacak.

Ya da belki birisi ilgisiz bir konu ortaya çıkarır. Başka biri yeni konuyla alay ediyor. Fikirden bahseden kişi dışında herkes gülüyor. Sonra birisi şakayı söyleyen kişiye hakaret ediyor. İki kişi ayağa kalkar ve dışarı çıkar. Diğerleri toplantının zaman kaybı olduğundan şikayet ediyor.

Öyleyse, böyle şeylerin olmasını nasıl engelliyorsunuz?

Ya da toplantınızı nasıl eski haline getirirsiniz?

Toplantılarda verimsiz davranışlarla başa çıkmak için temel stratejilerle başlayalım.

Başkalarına saygı gösterin.
Yanlış görünen şeyler yapıyor olsalar bile başkalarına daima saygılı davranın. “Kötü” davranışları, beceri eksikliği, yanlış anlama veya bir tehdide tepki gibi pek çok şeye dayanabilir. Aynı zamanda basit bir hata da olabilir. Ya da belki dolaylı bir uyarı, şikayet veya acı çığlığı ifade ediyorlar. Karşı saldırı gibi saygısızlıkla karşılık verirseniz, kötü bir durumu daha da kötüleştirirsiniz. Ya geri çekilecekler, yani toplantınıza katkıda bulunmayı bırakacaklar ya da misilleme yapacaklar, bu da toplantınızı mahvedecek bir tartışmaya dönüşebilir.

Sorular sor.
Gerçekte ne olduğunu anlamak için sorular kullanın. Örneğin, birisi yeni bir sorun ortaya koyarsa, “Bu kulağa ilginç geliyor ve bunun üzerinde çalıştığımız konu ile nasıl bir ilgisi olduğunu merak ediyorum” diyerek yanıt verin. Bunun tarafsız ve nazik bir soru olduğuna dikkat edin. “Ne yapmaya çalışıyorsun, toplantımı mahvetmek mi?” Gibi hileli bir soru değil. ve “Hey, konuya bağlı kal” gibi bir komut değil. Düşmanca tepkiler kötüdür çünkü diğer kişiyi garip bir duruma sokar ve bu da her zaman işbirliğini bozar.

Davranışa odaklanın.
Amacınız etkili bir toplantı yapmaktır – ders vermek değil. İnsanları uyarılarla, alay ederek veya tehditlerle cezalandırmaya çalışırsanız, düşman olursunuz. Kısa vadede bu, toplantınızın etkinliğini bozabilir ve uzun vadede kariyerinizi mahvedebilir. Bu nedenle, toplantınızda verimsiz davranış göründüğünde, davranış hakkında konuşun. Örneğin, bir yan görüşme başlarsa, “Şu anda birden fazla toplantımız var gibi görünüyor ve bu, bütçe üzerinde çalışmamızı engelliyor” diyebilirsiniz.

Diplomatik cesaret gösterin.
Liderler güç ve güven yansıtırlar; kaybedenler, olumsuzluk ve korku yansıtır. Rahatsız edici görünen davranıştan uzaklaşın ve bunun sadece diğer kişinin yaptığı bir şey olduğunu anlayın. Size zarar verecek kişisel bir niyetiniz olmadığını varsayın. Sadece neler olduğu hakkında konuşun ve yukarıdaki paragrafta gösterildiği gibi ne olmasını istediğinizi sorun.

Ne beklediğinizi gösterin.
Etkili bir toplantı davranışı modeli olun. Toplantınızsa veya kuruluşunuzda liderlik rolüne sahipseniz, başkalarının sizi eylemlerinin standardı olarak gördüğünü anlayın. Toplantılara zamanında gelirseniz, diğerleri bunu toplantılarınıza zamanında gelmeleri gerektiği şeklinde yorumlayacaktır. Toplantılarda olumlu ve uygun katkılarda bulunursanız, diğerleri onlardan beklediğiniz şeyin bu olduğu sonucuna varacaktır.

Toplantılarınızı etkili kılmak için bu stratejileri uygulayın.

Bu, Toplantılarda Canavarları Yönetmek hakkındaki yedi bölümlük bir makalenin ilkidir.