Toplantılara Zamanında Nasıl Başlanır

İşte zamanında nasıl başlayacağınız.

1) Bunu gündemin bir parçası yapın.

Varış saatini gündeme koyun. Örneğin, sabah 9: 00’da başlaması planlanan bir toplantı için gündemin üst kısmına “08:50 – – – Toplantıya Varış” yazabilirsiniz.

Varış saati yararlıdır, çünkü herkesin sosyalleşmesine, kahve almasına veya toplantıdan önce materyalleri düzenlemesine zaman tanır. Ayrıca, planlanan başlama saatinde herkesin hazır bulunmasını sağlar.

2) Bir ikram sunun.

Toplantıdan önce kahve, meyve suyu veya sebze tabağı sağlayın. Bu, özellikle başka yerlerden gelen kişilerin katıldığı tüm gün süren toplantılar için memnuniyetle karşılanabilir. Ziyaretçiler arasında sosyalleşme zamanı sağlar ve aynı zamanda şehir dışından gelenlere yemek sağlayabilir.

Ama işte püf noktası: ikramları yalnızca varış saatinde sunun. Sonra toplantı başladığında onu kaldır.

Ve bir başka nokta da: İnsanları dolduran ve beyinlerini hafifleten (çörek gibi) şeyler yerine insanları daha üretken kılan (meyve gibi) atıştırmalıklar servis edin.
3) Bir örnek olun.

Toplantılarınıza başlama zamanından önce gelin. Odanın doğru kurulduğundan emin olmak için saati kullanabilirsiniz. Ve katılımcıları geldiklerinde selamlayabilirsiniz. Bu, toplantı sürecinin başından itibaren kontrolünde görünmenize yardımcı olur.

Ve tabii ki, herkesin toplantılarına zamanında varın.

4) Kolaylaştırın.

Toplantılarınızı 09:10 gibi garip zamanlarda başlayacak şekilde planlayın. Bu, sabah 8: 00’de başlayan bir saatlik toplantıda bulunan herkesin toplantınıza seyahat etmesine olanak tanır. Benzer şekilde, toplantılarınızı sonraki saatten en az on dakika önce sonlandırın, böylece katılımcıların bir sonraki toplantılarına gitmek için zamanları olur.

5) Hızlı satış yapın.

Zamanında varmanın önemini vurgulayan bir not veya E-posta gönderin. Toplantının başlama saatini hatırlatmak için önemli katılımcıları arayın. İnsanlara zamanında gelmeleri için bir neden verin, örneğin üst düzey bir yöneticiden açılış konuşması yapmasını isteyin.

Bonus fikir: açılış konuşmasını yaptıktan sonra yöneticinin gitmesine izin verin. Bu insanlar çok meşgul.

6) Çabuk olun.

Şirketiniz (veya departmanınız vb.) İse, insanlara zamanında gelmelerinin beklendiğini söyleyebilirsiniz. Daha sonra bunu bir performans boyutu haline getirerek uygulayın. Benzer şekilde, bağlılığınızı göstermek için zamanında gelin. Ve gerektiğinde, beklentilerinizi anlamak için yardıma ihtiyacı olanlarla özel bir koçluk seansı yapın.

7) Gerçekçi olun.

Bazı kişilerin sizinle olan tutumları veya ilişkileri nedeniyle koçluk yapmanın ötesinde olduğunu anlayın. Ayrıca, herkesin her toplantıya her zaman zamanında varacağını garanti etmenin imkansız olduğunu kabul edin. Her zaman acil durumlar, sürprizler ve işbirliği yapmayı reddeden çok az kişi olacaktır.

Bonus puan: İnsanlardan size geç kalmayı bekleyip beklemediklerini söylemelerini isteyin. Gerekirse, onları barındırmak için toplantıyı yeniden planlayın.

Etkili Toplantılar hakkında daha fazla bilgi edinin: http://www.squidoo.com/OneGreatMeeting/