Patronunuzu Kötü Toplantılardan Nasıl Korursunuz?

Çoğu patron zamanının çoğunu toplantılarda geçirir. Bunun nedeni, yöneticilerin sorunları düzeltmek için toplantıları arayarak yanıt vermesidir. Ve toplantılar sonuç vermediğinde, daha fazla toplantı çağrısı yapıyorlar. Bazı şirketlerde, insanlar toplantılarının neden işe yaramadığını anlamak için toplantıları bile aradılar.

Patronunuzun sonsuz bir toplantı programına girmesini izlemek yerine, işte patronunuzun değerli zamanını korumak için yapabileceğiniz şeyler.

1) Biri patronunuz için bir toplantı planlamak için aradığında, gündem isteyin. Gündem yoksa, patronunuzun katılmak isteyip istemediğini kontrol edin. Gündem eksikliği, kötü toplantıların bir numaralı nedenidir. İdeal olarak, patronunuz bir gündemde ısrar eder çünkü vakit nakittir.

Arayan kişi, toplantıda patronunuzun bir gündem alacağını söylerse, patronunuzun toplantıdan en az bir gün önce gündemi görmek istediğini belirtin. Bu, patronunuza hazırlık için zaman verir ve sürprizlerle pusuya düşmekten kaçınır.

2) “Bu toplantının hedefleri nelerdir?” Diye sorun. veya “Toplantının sonunda ne gibi sonuçlar almak istiyorsunuz?” Hedefsiz bir toplantıda yön eksikliği olacaktır ve bu, gündem olmaması kadar ölümcül olabilir.

3) “Toplantıda patronumun rolü nedir?” Diye sorun. veya “Neden patronumun katılmasını istiyorsunuz?” Birçok genç çalışan, yöneticileri toplantılarına davet ediyor çünkü bu onları önemli gösteriyor. Ayrıca bunu işi yukarı doğru devretmek, gösteriş yapmak ve patronlarından karar vermesini istemek için bir fırsat olarak kullanırlar. Belirsiz yanıtlar (“Oh, sadece patronunuzun söyleyeceklerini duymak istiyoruz” gibi) tembel planlama öneriyor.

Patronunuz “herkesin ne yaptığını öğrenmeye” davet ediliyorsa, patronunuzun bunun yerine tutanakların bir kopyasını almayı tercih edip etmediğini kontrol edin. Tutanakları okumak bir toplantıya katılmaktan çok daha az zaman alır.

Bir toplantının küçük bir bölümünde patronunuzun önemli bir rolü varsa, patronunuzun toplantının yalnızca bu kısmına katılıp katılamayacağını sorun. Başta patronunuzun katılımını planlamalarını önerin, böylece patronunuz bu bölüm için zamanında olabilir ve daha sonra katkıda bulunduktan sonra ayrılabilir.

4) “Patronum toplantıya nasıl hazırlanmalı?” Diye sorun. Bu, patronunuzun başarılı olmasına yardımcı olur ve şaşırmaktan kaçınır. Hazırlık kapsamlı bir çalışma gerektiriyorsa, programın mantıklı olup olmadığını patronunuza danışın. Ayrıca, başkalarının hazırlanıp hazırlanmayacağını da kontrol edin. Hazırlıksız katılımcılar her zaman zaman kaybederler. Gerekirse, yeterli hazırlığa izin vermek için toplantının kapsamını gözden geçirin veya daha sonraki bir tarihe planlayın.

5) “Patronum ne getirmeli?” Diye sorun. Etkili katılım için gereken her şeye patronunuzun sahip olduğundan emin olmak istersiniz. Ayrıca neye ihtiyaç duyulduğunu da bilmek istersiniz çünkü onu elde etmeye yardım etmeniz gerekebilir. Kaynaklar mevcut değilse, alternatifler önerin.

6) Orada başka kimlerin olacağını sorun. Bu, patronunuzun neler olabileceğini tahmin etmesine yardımcı olacaktır. Ve bazı durumlarda, diğer katılımcılardan bazılarını gündemdeki konularla ilgili beklentilerini, endişelerini ve desteklerini araştırmaya çağırmak yararlı olabilir.

7) Son olarak, başlama saati, süre ve yer gibi ayrıntıları topladığınızdan emin olun. Gerektiğinde bir harita ve yol tarifi alın.

Yönetici asistanı olarak, patronunuzla önemli bir ortak olarak çalışıyorsunuz. Bu nedenle, bu makaleyi paylaşmak ve birlikte nasıl çalışabileceğinizin temeli olarak kullanmak isteyebilirsiniz, patronunuzun doğru hazırlıklarla doğru nedenlerle doğru toplantılara katılmasını sağlayın.