Kötü Toplantılar Kutusundan Çıkın – Etkili Toplantılar Nasıl Düzenlenir

Kutunun dışında düşünme, günümüzde popüler bir moda. Yine de, bir kutuyu bırakmak için, bir kutunun içinde olduğunuzu anlamalısınız.

Örneğin Büyük Kanyon’da yaşayan Kızılderililer, tüm dünyanın kanyon gibi olduğuna inanıyorlardı. Ve böylece Kansas’ı bulmaya çalışmadılar. Büyük Kanyon gibi güzel bir yerdeyseniz, bu tamam olabilir.

Ancak, kötü toplantılarda sıkışıp kalırsanız, bu bir kızışma olabilir.

Örneğin, birçok lider anlamsız sohbetlerle meşgul olan bir toplantıda saatler geçirmenin normal olduğuna gerçekten inanıyor. Bazıları, bir toplantının bir ortaçağ mahkemesi gibi, deneklerin patron konuşurken dinlediği bir toplantı yapılması gerektiğine inanıyor. Hatta diğerleri, bir grup insanın, bir gündem gibi bir ipucu almadan bir toplantının amacını tahmin edebileceğine inanıyor.

Personel toplantısından 30 dakika sonra asistanına “Bu toplantıyı neden aradığımı hatırlıyor musunuz?” Diye sormak için ayrılan Başkan Yardımcısı gibi olabilirler.

Ya da 30 yazılım uzmanını Houston’da iki günlük bir toplantıya (aslında 50.000 dolarlık bir argüman) gündem olmaksızın davet eden yönetici, “bir yapı dayatarak kendiliğindenliği bozmak” istemedi.

Ya da nasıl yapacağını bulmak için tüm gün süren bir toplantıyı arayarak düzenlediği ve yanıtladığı toplantıların sayısını azaltması söylenen yönetici.

Tüm bu yöneticiler çok küçük, çok verimsiz bir kutu içinde çalışıyorlar.

Bunun yerine, kutunun dışına çıkıp toplantılarını bir işletme gibi yürütmelidirler. Yapmalılar:

1) Bir Plan Yapın.

Her toplantının bir gündemi olmalıdır.

Gündeminiz, istediğiniz sonucun net ve eksiksiz bir açıklamasıyla başlamalıdır. Toplantı için hedefinizi yazarak başlayın. O zaman çalışın. Gözden geçir. Ve tam olarak ne istediğinizi yansıtana kadar gözden geçirin.

Basit bir örnekle oynayalım. Hedefinizin bütçeyi azaltmak olduğunu varsayalım. Şimdi, gerçekten yapmak istediğin bu mu? Örneğin daha iyi bir hedef şunun gibi bir şey olabilir mi: kamu hizmetlerine yapılan harcamaları nasıl azaltacağınızı veya malzeme maliyetlerini nasıl düşüreceğinizi veya yeni ekipman satın almadan üretkenliği nasıl koruyacağınızı mı? Bu hedeflerin, sonuçları basitçe küçültmekten daha değerli sonuçlar üretirken bütçeyi düşürdüğüne dikkat edin. Elbette hedefiniz, durumunuza ve neyi başarmak istediğinize bağlı olacaktır.

Hedefiniz olduktan sonra, onu gerçekleştirecek aktiviteler planlayın. Toplantıların çoğu, anlaşmalara varmak ve kararlar almak için en az etkili olan bir tartışma kullanılarak gerçekleştirilir. Bunun yerine, katılımı eşitleyen ve fikir birliğine götüren etkinlikleri kullanın.

2) Kar Kazanın.

Çoğu toplantı bir kayıp yaratır. Yani toplantının maliyeti, ürettiği şeyin değerini aşıyor.

Toplantınızdan elde etmek istediğiniz sonucun değerini tahmin ederek başlayın. Değer düşük veya belirsiz görünüyorsa, kendinize bir toplantı için gerekli olup olmadığını sorun. Belki bir not yazmak, telefon görüşmesi yapmak veya yan taraftaki müdürü ziyaret etmek daha uygun maliyetli olabilir.

Ardından toplantınızı kar elde edecek şekilde tasarlayın. Bütçelenmiş işgücü oranınızı katılımcı sayısı ile toplantının uzunluğu çarpılarak çarparak maliyeti tahmin edin. Seyahat, hizmet ve malzeme maliyetlerini ekleyin.

Son olarak, maliyeti değerle karşılaştırın. Maliyet değeri aşarsa, toplantının kapsamını değiştirin.

Kutunun içinde kalmak, zamanlarıyla uydurma oyunlar oynamak isteyen yöneticiler için uygun olabilir. Ancak geleceğin bir parçası olmak isteyen liderler toplantılarını bir işletme gibi yürütecekler.