Kendinizi Toplantılardan Nasıl Korursunuz?

Az önce bilgisayarınızı kontrol ettiniz ve (sürpriz) birisi sizi bir toplantı için planladı.

Şimdi ne olacak? Bir proje üzerinde çalışmayı planlamıştınız – ve bu toplantı, ilgisiz fikirlerin, hikayelerin ve şikayetlerin uzun acı verici bir tartışması olan son toplantının tekrarı olmayı vaat ediyor.

Sadece görünmek yerine şunları yapabilirsiniz:

1) Meşgul olun.

Takviminizi işinizle ilgili etkinliklerle doldurun. Örneğin, önümüzdeki hafta teslim edilmesi gereken raporu bitirmek için yarın (kendinizle) tüm gün süren bir toplantı planlayabilirsiniz. Ya da yeni teknolojiler hakkındaki makaleleri okumak için bir gezi (kütüphaneye) planlayabilirsiniz. Veya, kaynakları yönetebilmeniz için ekip üyeleriyle ihtiyaçlarını öğrenmek için toplantılar (temel görüşmeler) planlayabilirsiniz.

Artık kötü toplantıları kaçırmak için bir bahanen var. “Bir çatışmam var” diyebilirsiniz.

2) Meraklı olun.

Toplantıya katılmanın zamanınızı iyi bir şekilde kullanıp kullanmadığını belirlemek için sorular sorun. Örneğin, sorabilirsiniz:

“Toplantı için hedefiniz nedir?”

“Toplantı için ajandanız nedir?”

“Toplantıdaki rolüm nedir?”

Elbette zamanınız, anlamsız, plansız, gereksiz toplantılarda boşa harcanamayacak kadar değerlidir. Bu gibi durumlarda, daveti veya yardım teklifini reddet seçeneğini kullanın.

3) Yardımcı olun.

Önemli bir konu hakkında bir toplantıya davet edildiyseniz ve gündem yoksa, bir tane hazırlamayı teklif edin.

Bu size liderliğinizi ve organizasyon becerilerinizi gösterme fırsatı verir. Ayrıca, işletmeniz için gerekli olan görevleri gerçekleştirmenize yardımcı olur.

Yardım edemeyecek kadar meşgulseniz, tüm süreçle ilgilenecek bir kolaylaştırıcı tutun.

Ve uygunsa, yolunu kaybetmiş bir toplantının sorumluluğunu üstlenmeyi teklif edebilirsiniz. Elbette bu, hedefe, gruba ve süreç araçları hakkındaki bilginize bağlı olacaktır.

4) Yapıcı olun (bonus fikir)

Kötü toplantılarla başa çıkmak yerine, personelinize nasıl etkili toplantılar yapabileceklerini gösteren bir atölye çalışması planlayın. Toplantılar hakkında daha fazla bilgi edinin: http://www.squidoo.com/OneGreatMeeting